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Nebenkostenabrechnung: Taggenau abrechnen – So geht es richtig

Die Nebenkostenabrechnung betrifft regelmäßig die angefallenen Nebenkosten des zurückliegenden Jahres. Der sogenannte Abrechnungszeitraum gibt dabei die maßgeblichen Stichtage des Anfangs- und des Endtages vor. Die Nebenkosten können somit innerhalb dieses Zeitraums fast taggenau abgerechnet werden, wenn dem Vermieter die Abrechnungen für die Gesamtnebenkosten über den identischen Zeitraum bereits vorliegen. Will der Vermieter möglichst auf den Tag genau abrechnen ist es daher vorteilhaft, wenn er den Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten zeitlich mit den, bei ihm eingehenden Rechnungen und Kostenaufstellungen abgleicht. Für Fälle des Mieterwechsels erlaubt das Gesetz dem Vermieter zudem den Abrechnungszeitraum zu kürzen oder zu verlängern, wenn dadurch die Abrechnung vereinfacht werden soll.

Vermietern wird hier in Kürze anhand einiger Beispiele erklärt, wie die Nebenkostenabrechnung taggenau abgerechnet werden kann.

I. Abrechnungszeitraum richtig legen

Als Vermieter sollte man schon von Beginn an den Abrechnungszeitraum richtig legen und versuchen an die eigenen Rechnungsläufe anzupassen. Dabei ist man auch relativ frei. Das Gesetz bestimmt in § 556 Abs. 3 BGB lediglich, dass der Zeitraum nicht länger als 12 Monate betragen darf und auf den Tag genau eingegrenzt sein muss, damit es für den Mieter erkennbar ist, welche Nebenkosten erfasst werden.

Die zeitliche Lage ist dabei egal: so kann der Abrechnungszeitraum ein Kalenderjahr betragen (vom 1. Januar bis 31. Dezember eines Jahres) oder auch in der Mitte des Jahres beginnen (vom 1. Juni bis 31. Mai des Folgejahres). Für die Wirksamkeit der Abrechnung spielt die zeitliche Lage des Abrechnungszeitraums keine Rolle.

Eine Übersicht zu den verschiedene Abrechnungszeiträumen finden Sie in dem Beitrag: Abrechnungszeitraum für Nebenkosten: Mit einfachen Beispielen erklärt.

II. Taggenaue Abrechnung bei Mieterwechsel

Bei einem Mieterwechsel kann es manchmal notwendig sein, den Abrechnungszeitraum zu verlängern oder zu verkürzen und eine Zwischenabrechnung für den ausziehenden Mieter zu erstellen. Solange der Vermieter dabei nicht einfach willkürlich den Abrechnungszeitraum verändert, sondern einen sachlichen Grund hat, ist das auch ohne weiteres zulässig.

Wichtig ist dabei für den Vermieter, dass er für den ausziehenden Mieter eine Zwischenablesung bei den Verbrauchzählern am Auszugstag vornehmen lassen muss, da nur so eine taggenaue Abrechnung der verbrauchsabhängigen Nebenkosten möglich ist.

Eine Änderung des Abrechnungszeitraums und eine Erstellung von Teilabrechnungen ist aber keine Vermieterpflicht. Das bedeutet, der Vermieter kann den ausziehenden Mieter auch darauf verweisen auf das Ende des normalen Abrechnungszeitraums zu warten und eine Abrechnung über den Gesamtzeitraum zu erstellen, bei der er die Kosten, dann auf die jeweiligen Mietzeiträume verteilt.

Beispiel:

Der Vermieter des Mieters A rechnet die Nebenkosten grundsätzlich nach dem Kalenderjahr ab. Mieter A zieht am 30.06.2016 aus und der neue Mieter B am 01.07.2016 ein. Der Vermieter beauftragt eine Zwischenablesung der Verbrauchszähler am 30.06.2016. Der Vermieter ist sich nun nicht sicher die Abrechnungszeiträume zu bestimmen sind und wer die Kosten der Zwischenablesung tragen muss.

-> Abrechnungszeitraum:

1. Alternative:

Der Abrechnungszeitraum für das Kalenderjahr 2016 wird in zwei Abrechnungszeiträume verkürzt:

  • Mieter A erhält seine letzte Nebenkostenabrechnung mit einem Abrechnungszeitraum vom 01.01.2016 – 30.06.2016 und
  • Mieter B erhält in seinem Einzugsjahr seine erste Nebenkostenabrechnung mit einem Abrechnungszeitraum vom 01.07.2016 – 31.12.2016; für alle folgenden Jahre bleibt der Abrechnungszeitraum dann wieder bei dem Kalenderjahr (01.01 bis zum 31.12.)

2. Alternative:

Der Abrechnungszeitraum für das Kalenderjahr 2016 bleibt von 01.01.2016 – 31.12.2016. Mieter A und Mieter B erhalten eine Nebenkostenabrechnung für das gesamte Kalenderjahr.

Die entstandenen verbrauchsunabhängigen Kosten werden entsprechend der Mietzeit zwischen A und B verteilt: A war 6 von 12 Monaten in der Wohnung und B ebenso 6 von 12 Monaten. Damit trägt jeder einen Anteil von 6/12, d.h. ½ der verbrauchsunabhängigen Kosten. Die verbrauchsabhängigen Kosten werden nach den tatsächlichen Kosten jedes Mieters während seiner Mietzeit verteilt.

Mehr zum Thema lesen Sie in dem Beitrag: Nebenkosten: Abrechnungszeitraum nach Auszug

Kosten der Zwischenablesung:

In der Rechtsprechung war es bis zum Urteil des Bundesgerichtshofs im Jahr 2007 noch nicht abschließend geklärt, wer für die Kosten der Zwischenablesung aufkommen muss: so wurde es zum Beispiel vom Amtsgerichts Coesfeld als zulässig erachtet, diese Kosten bei dem ausziehenden Mieter in die letzte Nebenkostenabrechnung einzustellen (WM 1994, S. 696). Demgegenüber gingen andere Gerichte, wie das Amtsgericht Münster davon aus, der Vermieter habe die Kosten als Verwaltungskosten zu tragen (AG Münster WM 1996, S. 231). Mit seinem Urteil vom 14.11.2007, Az.: VIII ZR 19/07 hat der BGH diesen Streit aber beigelegt und entschieden, dass die Kosten der Zwischenablesung zur Verbrauchserfassung anlässlich des Auszugs eines Mieters keine Nebenkosten sind. Vielmehr handelt es sich um Verwaltungskosten, die der Vermieter zu tragen hat. Der Vermieter kann die Kosten für die Zwischenablesung nicht als laufenden Kosten in die Nebenkostenabrechnung einstellen und hat dies Kosten selbst zu tragen.

Eine ausführlichen Artikel zum Thema Nebenkostenabrechnung beim Mieterwechsel finden Sie außerdem hier.

III. Fazit

Ob eine taggenaue Nebenkostenabrechnung bei einem Mietverhältnis möglich ist, hängt im Wesentlichen von der Lage des Abrechnungszeitraums ab. Hat man als Vermieter bereits alle Rechnungen für das Abrechnungsjahr erhalten ist die taggenaue Abrechnung unproblematisch. Für Fälle in denen der Abrechnungszeitraum angepasst werden muss um auf den Tag genau abzurechnen, gibt das Gesetz dem Vermieter die Möglichkeit den Zeitraum zu verkürzen oder zu verlängern.

Ist der Abrechnungszeitraum ohne sachlichen Grund zu lang bemessen, erfahren Sie hier welche Folgen, dass für den Vermieter haben kann: Nebenkosten: Abrechnungszeitraum zu lang: Folgen für Vermieter.

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