Nebenkostenabrechnung erstellen

Als Vermieter ist man verpflichtet, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen (§556 BGB).  Um einen Widerspruch aufgrund einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung durch den Mieter zu vermeiden, muss die Abrechnung äußerst gewissenhaft erstellt werden.

Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung stehen einem Vermieter mehrere Wege offen. Welche Möglichkeiten es gibt, wollen wir in dem nachfolgenden Artikel zeigen. Wir stellen vier praktikable Varianten vor, die Vermieter nutzen können.

1. Nebenkostenabrechnung online selbst erstellen

In den letzten Jahren hat sich im Internet eine Nischenbranche entwickelt, die Immobilieneigentümern ermöglicht, die Nebenkostenabrechnung online zu erstellen. Die Anbieter haben die klassische Abrechnung online gebracht, sodass man sich keine Software mehr installieren muss und die Daten (z.B. Mietername, Wohnungsgröße, Rechnungsbeträge der einzelnen Nebenkosten) direkt im Internet einpflegt.

Nach der Dateneingabe wird die Nebenkostenabrechnung erstellt und der Eigentümer kann sich die einzelnen Abrechnungen für seine Mieter ausdrucken und per Post versenden.

Die meisten Anbieter speichern die eingegebenen Daten, damit man sich die aufwändige Eingabe der Mieter-Stammdaten im Folgejahr sparen kann.

Leider gibt es unseres Wissens nur einen Online-Anbieter, der auch eine Heizkostenabrechnung für die Vermieter erstellt. Der Anbieter eddi24 hat sich auch auf dieses Thema spezialisiert, bei den anderen Anbietern muss die Heizkostenabrechnung von einem externen Dienstleister erstellt werden.

Vorteile:

• Es gibt keine Grundgebühr, es entstehen nur einmalige Kosten pro erstellter Nebenkostenabrechnung.
• Bei einem renommierten Anbieter ist man immer auf dem aktuellsten Stand und bekommt so eine rechtssichere Abrechnung.
• Auf die Stammdaten (z.B. Mieter, Wohnflächen) kann auch im nächsten Jahr zugegriffen werden.
• Es ist keine Software notwenig, die Programme der Anbieter funktionieren webbasiert.
• Neben der rechnerischen und formellen Richtigkeit werden die Abrechnungen in der Regel auch in einem ansprechendem Design erstellt. (Abrechnungen die professionell aussehen, werden weniger oft von Mietern beanstandet.)

Nachteile:

• Es tummeln sich auch einige kleinere Anbieter am Markt, bei denen im Zweifel unklar ist, ob die Nebenkostenabrechnung den strengen gesetzlichen Ansprüchen genügt.
• Die Kosten können unter Umständen höher sein als eine Abrechnung mit einer Software, hier kommt es vor allem auf die Anzahl der Nebenkostenabrechnungen an.

2. Nebenkostenabrechnung mit Excel erstellen

Die Nebenkostenabrechnung mit Excel zu erstellen, ist nicht für jeden geeignet. Im Grunde sollte man sich hier nur ranwagen, wenn man mit Excel Erfahrungen hat und sich zudem noch gut mit dem Thema der Abrechnung auskennt.

Ansonsten ist das eine durchaus gängige Variante, die sich auch bestens für kleinere Mietshäuser oder einzelne Eigentumswohnungen anbietet.

Vorteile:

• Die Nebenkostenabrechnung mit Excel zu erstellen, ist extrem günstig oder bei vorhandener Software quasi kostenfrei.
• Excel oder eine Freewarelösung wie Open Office ist meistens ohnehin vorhanden und auf dem PC installiert.

Nachteile:

• Nur für Personen geeignet, die sich mit Excel auskennen, Formeln erstellen können und wissen, was sie machen. Selbst erstellte Formeln sind fehleranfällig.
• Man muss sich selbst auf den neusten Stand der Rechtssprechung bringen, um keine Fehler in die Abrechnung zu bauen.
• Bei verschiedenen Umlageschlüsseln kann die Excel-Variante durchaus kompliziert werden.
• Eine Nebenkostenabrechnung aus Excel sieht meist „selbst gemacht“ aus. Im Zweifel wirkt die Abrechnung auf den Mieter nicht sehr professionell. Wenn die Abrechnung fehlerfrei ist, ist das Layout aber kein wirkliches Problem.

3. Nebenkostenabrechnung mit Software erstellen

Der klassische Weg der letzten Jahre für Vermieter, die die Nebenkostenabrechnung selbst erstellen wollen. Es gibt einige Softwareanbieter, die versprechen, eine perfekte Abrechnung zu liefern.

Die Nebenkosten-Software wird dazu auf dem heimischen PC installiert. Die Software führt den Nutzer durch die verschiedenen Eingabemasken bis am Ende die Abrechnung gedruckt werden kann.

Vorteile:

• Softwareanbieter sind im Normalfall Profis in ihrem Bereich. Aufgrund von jahrlanger Erfahrung erhält man mit sehr großer Wahrscheinlichkeit eine korrekte Nebenkostenabrechnung.
• Die Daten der Immobilien und der Mieter bleiben bei der Softwarevariante auf dem eigenen Computer – möglicherweise ein Sicherheitsvorteil.
• Die Softwarekosten sind einmalige Kosten (bis auf Updates, siehe dazu Nachteile).
• Aus einer professionellen Software kommt meist auch ein ansehnliches Layout. Wie schon oben beschrieben, schadet es mit Sicherheit nicht, wenn die Abrechnung einen hochwertigen Eindruck macht.
• Die Abrechnung über eine Software ist bei regelmäßigen Softwareupdates ziemlich rechtssicher.
• Die Stammdaten werden in der Software gespeichert und stehen auch im nächsten Jahr zur Verfügung.

Nachteile:

• Gegebenenfalls können Folgekosten für Updates oder für neue Software entstehen.

 4. Nebenkostenabrechnung von einer Hausverwaltung erstellen lassen

Bislang sah es so aus, als wenn der Eigentümer zwangsläufig über die Nebenkosten abrechnen muss. Nach dem Gesetz ist das auch so. Der Eigentümer kann die Aufgabe aber auch an eine Hausverwaltung seines Vertrauens abgeben.

Bei dieser Variante rechnet die Hausverwaltung mit den Mietern ab und erstellt dazu im Auftrag des Eigentümers die Nebenkostenabrechnung.

Vorteile:

• Für den Eigentümer ist diese Variante sehr komfortabel, da er 95% der Arbeit abgibt.
• Die Abrechnung über eine gute Hausverwaltung sollte im Normalfall rechtssicher sind. Andernfalls macht die Verwaltung sich ggf. schadenersatzpflichtig.
• Die Nebenkostenabrechnung über eine Hausverwaltung wirkt auf den Mieter professionell und strahlt vielleicht auch ein wenig Autorität aus.

Nachteile:

• Die Art der Abrechnung ist mit großer Sicherheit die teuerste Variante.
• Viele Verwaltungen machen die Abrechnung nur, wenn auch das Haus verwaltet wird (Komplettverwaltung). Die Abrechnungserstellung alleine zählt eher zu den unbeliebten Aufgaben einer Hausverwaltung.

Fazit zu den Abrechnungsvarianten:

Es ist ziemlich schwer, eine Empfehlung für eine Art der Nebenkostenabrechnung auszusprechen. Die Ansprüche, Besonderheiten der Immobilien, Fähigkeiten der Vermieter und auch die Lust selbst abzurechnen, sind einfach zu verschieden. Daher bleibt die Entscheidung für eine der genannten Varianten wohl jedem Eigentümer selbst überlassen.