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Unverständlicher Verteilerschlüssel macht Nebenkostenabrechnung formell unwirksam

Nebenkostenabrechnungen müssen so gestaltet sein, dass sie der Mieter gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann. Kann er dies nicht, ist die Nebenkostenabrechnung formell unwirksam. Dieses Problem taucht in der Praxis immer wieder auf.

In diesem Artikel geht es um die folgen eine unverständlichen Umlageschlüssels und wie man diesen häufigen Fehler als Vermieter vermeidet.

Auch der BGH muss sich fortlaufend mit der Problematik beschäftigen. In einer Entscheidung vom 9.4.2008 (Az. VIII ZR 84/07) beanstandete der Mieter folgende, für viele fehlerhafte Abrechnungen typische Abrechnung: …

Erläuterung des VerteilerschlüsselsGesamtsummeIhr Anteil
Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche*Monate3.816,001.176,00
  12

Der Vermieter verstand den unter „Gesamtsumme“ bezeichneten Betrag von 3.816,00 als das rechnerische Produkt aus der Gesamtwohnfläche des Gebäudes von 318 m² und 12 Monaten des Jahres. Die unter „Ihr Anteil“ verbuchte Betrag von 1.176,00 war das rechnerische Produkt aus der auf die Wohnung des Mieters entfallenden Wohnfläche von 98 m² und 12 Monaten. Die darunter stehende Zahl „12“ war die Zeit, in der der Mieter die Wohnung im Abrechnungsjahr bewohnte. Nähere Angaben machte der Vermieter nicht. Insbesondere fehlt es an jeglichem Hinweis auf den angewandten Verteilerschlüssel.

Hilfreicher Link: Mindestangaben in der Nebenkostenabrechnung

Korrektur formeller Fehler nur in der Ausschlussfrist möglich

Der BGH bewertete diese Abrechnung als formell fehlerhaft. Die Konsequenz besteht darin, dass eine formell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung nur innerhalb der Abrechnungsfrist korrigiert werden kann. Erfolgt die Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist, bleibt die Abrechnung formell fehlerhaft. Dann braucht der Mieter eine eventuelle Nachforderung des Vermieters nicht zu bezahlen, der Vermieter kann den Betrag nicht mehr einfordern. Die Abrechnungsfrist ist eine Ausschlussfrist. Sie beträgt gemäß § 556 Abs. III S. 2 und 3 BGB 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes. Ist der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr identisch, endet die Ausschlussfrist jeweils zum 31. Dezember des Jahres.

Immer aus der Sicht des Mieters denken

Der BGH wiederholte seine ständige Rechtsprechung, nach der eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten muss. Der Mieter soll in der Lage sein, als durchschnittlich gebildeter, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter, die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen. Da er dazu anhand der mitgeteilten Zahlen nicht in der Lage war und über den Ansatz der Beträge nur spekulieren konnte, konnte er die Abrechnung nicht nachvollziehen. Sie war formell unwirksam. Gerade wenn es um den Verteilerschlüssel geht, wie der Mieter wissen, wie sich sein Anteil berechnet. Der Vermieter kann ihn nicht darauf verweisen, den Verteilerschlüssel im Mietvertrag nachzulesen und daraus Rückschlüsse auf die Abrechnung zu ziehen.

Unterschied formelle ./. inhaltliche Fehler

Einschränkend stellt der BGH fest, dass der Fehler keine Auswirkungen hat, wenn der Mieter die formell fehlerhaften Angaben ohne weiteres erkennen kann und sozusagen mit einem Blick sieht, was der Vermieter abrechnet. Im Beispiel war dies jedenfalls nicht der Fall. Der Mieter konnte nur spekulieren, was gemeint war und abgerechnet wurde.

Inhaltlich fehlerhafte Angaben begründen hingegen nur einen inhaltlichen Fehler der Abrechnung. Allein inhaltliche Fehler können auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigiert werden.

Dabei führt auch nicht jeder formelle Mangel zur Unwirksamkeit der Abrechnung insgesamt. Nur wenn der Fehler sämtliche Abrechnungspositionen erfasst, ist er so schwerwiegend, dass die Abrechnung insgesamt unwirksam ist. Betrifft der Fehler nur einen Teil der Abrechnung und kann dieser Abrechnungsposten problemlos herausgerechnet werden, bleibt die Abrechnung im Übrigen formell wirksam.

Fazit

Vermieter müssen sich die Mühe machen, ihre Abrechnungen aus der Sichtweise des Mieters zu gestalten. Der Mieter wird erstmals mit diesen Zahlen konfrontiert. Der Vermieter darf nicht unterstellen, der Mieter werde sich schon irgendwie gedanklich aufraffen, die Abrechnung nachzuvollziehen. Der Mieter hat Anspruch, die ohnehin für ihn komplexe Nebenkostenabrechnung ohne allzu große gedankliche Anstrengung nachvollziehen zu können.

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2 Antworten auf "Unverständlicher Verteilerschlüssel macht Nebenkostenabrechnung formell unwirksam"

  • Kleiber, Petra
    26. Juni 2016 - 19:36 Antworten

    Bei meiner Nebenkostenabrechnung Januar – März 2015 ,bin ich aus allen Wolken gefallen. Ich habe vom Abrechnungsjahr 2014 eine Rückzahlung von 346 € erhalten.
    Nun soll ich von Januar bis März 2015 ( ich war zur Reha ) 570 € Nebenkosten in diesen 3 Monaten , bzw . reell 2 Monaten verbraucht haben .
    Dazu muss ich noch anmerken das ich , da ich über 20 Jahre in der Metzgerei gearbeitet habe , keine Heizung gebraucht habe, zumal es auch ein sehr warmer Winter war.
    Als ich der Hausverwaltung mitteilte, das ich mit der Heizungsabrechnung nicht einverstanden bin , wurde mir gesagt , das ist egal ob ich nicht geheizt hab , denn 45 % muß ich betreffs der Gradzahltabelle zahlen.
    Und damit kommen Sie auch nicht mit Mieterschutzbund durch.
    Ich hoffe Sie können mir eine Antwort geben.

    MfG

    Petra Kleiber

    • Dennis Hundt
      27. Juni 2016 - 08:21 Antworten

      Hallo Petra,

      im Sommer zahlen Sie ebenso Vorauszahlungen für die Heizkosten des Winters. Wenn Sie nur im Winter in der Wohnung leben, fehlen die „Sommer-Ansparungen“ und es kommt regelmäßig zu Nachzahlungen.

      Siehe auch: Wohnung nur im Winter bewohnen = hohe Nebenkostenvorauszahlung

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

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