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Verspätete Nebenkostenabrechnung durch Hausverwaltung –> Vermieter- und Mieterrechte

Jetzt erst die Nebenkostenabrechnung des vorletzten Jahres bekommen? Die Hausverwaltung verschickt die Nebenkostenabrechnung zu spät? Das ist kein Einzelfall. Allerdings sind die Vermieter hier erstmal in der Verantwortung, denn sobald eine Umlage der Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart ist, muss über die Vorauszahlung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode abgerechnet werden. Erhält der Mieter seine Nebenkostenabrechnung verspätet bleibt der Vermieter erstmal auf etwaigen Nachforderungen sitzen, soweit im Einzelfall keine besondere Ausnahme greift, die eine Verspätung zulässt oder entschuldigt.

Erstellt die Hausverwaltung die Nebenkostenabrechnung verspätet und versäumt damit die Abrechnungsfrist, stellt sich daher die Frage inwieweit der Vermieter die Verantwortung trägt. Was gibt es für Vermieter- und Mieterrechte in einem solchen Fall? Was ist, wenn der Vermieter die Hausgeldabrechnung von der WEG-Hausverwaltung erst nach der Abrechnungsfrist bekommt? Hier erhalten Sie die Antworten.

I. Grundsätzliches zur verspäteten Nebenkostenabrechnung

Bei einer Nebenkostenabrechnung für ein längst vergangenes Jahr, muss man erst einmal prüfen, ob es sich tatsächlich um eine verspätete Nebenkostenabrechnung handelt oder ob nicht ein zulässiger Grund für die Verspätung bestand. Dann je nachdem ergeben sich die Rechtsfolgen.

Beispiel:

Gibt es bisher keine Jahresabrechnung über die vom Mieter geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen für das Kalenderjahr 2016 und bekommt der Mieter die Abrechnung im Juni 2018, ist rechtlich die Abrechnungsfrist abgelaufen: Der Mieter muss nämlich nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums die Nebenkostenabrechnung übermittelt bekommen haben.

  • Bei dem Abrechnungszeitraum 2016 wäre das dann der 31.12.2017 gewesen. Da die Abrechnung aber erst im Juni 2018 kam, sind die Nachforderungen des Vermieters aus der Abrechnung regelmäßig ausgeschlossen. Die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnungträgt der Vermieter. Der Ausschluss greift aber nicht, wenn die Verspätung nicht vom Vermieter zu vertreten ist: So, zum Beispiel für die Fälle, in denen die Verspätung nicht die Schuld des Vermieters war und er die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat, § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB. Gab es also hier einen solchen Grund bei der Abrechnung 2016, kann der Vermieter trotz des Ablaufs der Ausschlussfrist noch Nachforderungen stellen.

Typisches Beispiel für Verspätungen, die der Vermieter nicht zu vertreten hat, sind hier etwa nachträgliche Korrekturen oder Ergänzungen bei der Nebenkostenabrechnung, weil für eine bestimmte Nebenkostenposition erst nach der Abrechnungsfrist Nachberechnung eingehen. Auch dann, wenn die Gemeinde die Grundsteuer rückwirkend neu festsetzt und der Vermieter diese Kosten deshalb auch erst nachträglich verlangen kann, trägt er keine Schuld an der Verspätung (LG Rostock, Urteil vom 27.2.2009, Az.: 1 S 200/08). Solche Gegebenheiten sind außerhalb des Einflussbereichs des Vermieters, so dass eine Ausnahme gerechtfertigt ist: Der Vermieter muss das Recht haben auch nachträglich noch Nebenkosten abzurechnen. Weitere Beispiele zu den verschiedenen Ausnahmetatbeständen finden Sie hier: Nebenkostenabrechnung: Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Hinweis:

Die gesetzliche Regelung zur Abrechnungsfrist und die entsprechende Ausnahmeregelung zum Forderungsausschluss sind abschießend. Das bedeutet die Abrechnungsfrist kann nicht verlängert und die Gründe der Ausnahmeregelung können nicht erweitert werden. Eine Änderung der Abrechnungsfrist kann im Mietvertrag nicht wirksam vereinbart werden. Genauso sind Abmachungen oder Versprechen zwischen Mieter und Vermieter unwirksam, bei denen sich der Mieter verpflichtet aus einer verspäteten Nebenkostenabrechnung noch Nachforderungen zu bezahlen (BGH, Urteil vom 09.04.2008, Az.: VIII ZR 84/07).

II. Verspätung durch Hausverwaltung

Verspätet sich die Hausverwaltung bei der Übersendung der Nebenkostenabrechnung kommt es für die Vermieter- und Mieterrechte zunächst darauf an, inwieweit der Vermieter tatsächlich die Verantwortung trägt und ob die Ausschlusswirkung der Abrechnungsfrist gilt.

Für die Zurechnung der Verantwortlichkeit des Fehlverhaltens einer Hausverwaltung bei einer verspäteten Nebenkostenabrechnung muss man allerdings unterscheiden:

  • Handelt es sich um eine verspätete Hausgeldabrechnung der WEG-Hausverwaltung als Grund für die Verspätung?

oder

  • Handelt es sich um eine verspätete Nebenkostenabrechnung die direkt von einer Hausverwaltung oder einem Abrechnungsunternehmen an den Mieter übersendet wurde.

1. Verspätete Hausgeldabrechnung der WEG- Hausverwaltung

Vermieter einer Eigentumswohnung sind darauf angewiesen, dass sie selbst die Nebenkostenabrechnung vom WEG-Hausverwalter rechtzeitig erhalten. Kommt diese zu spät stellt sich die Frage nach der Verantwortung für die Verspätung.

Der Bundesgerichtshof hat dazu festgestellt, dass der Vermieter nicht für die Verspätung der Hausverwaltung haftet (BGH, Urteil vom 25.01.2017, Az.: VIII ZR 249/15): Eine solche Haftung wäre nämlich nur anzunehmen, wenn die Hausverwaltung ein sogenannter Erfüllungsgehilfe des Mieters wäre. Ein Erfüllungsgehilfe ist eine beauftragte dritte Person, eine Firma oder ein Unternehmen dessen man sich bedient, um eigene Aufgaben oder Verpflichtungen zu erfüllen. Der Vermieter haftet für jedes Fehlverhalten seines Erfüllungsgehilfen als wäre es sein eigenes, denn er muss den beauftragten Dritten bezüglich der ihm gegenüber zu erfüllenden Pflichten überwachen und rechtzeitig für deren Erfüllung sorgen. Die Hausverwaltung einer Wohnungseigentumsanlage (WEG- Hausverwaltung) ist bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung für den Mieter aber kein Erfüllungsgehilfe des Vermieters im Sinne des § 278 BGB. Der Vermieter muss sich daher ein Verschulden der WEG- Hausverwaltung nicht zurechnen lassen.

Wird die Nebenkostenabrechnung bei der Hausgeldabrechnung also von der WEG- Hausverwaltung verspätet übersendet, hat der Vermieter das nicht zu vertreten und kann trotzdem noch seine Nachforderung verlangen (BGH, Urteil vom 25.01.2017, Az.: VIII ZR 249/15).

Achtung Ausnahme:

Ist es Gang und Gebe, dass die Abrechnung immer verspätet ist und weiß der Vermieter daher aus früheren Erfahrungen, dass die Hausverwaltung nicht rechtzeitig abrechnet, hat er die verspätete Abrechnung zu vertreten, wenn er nichts unternimmt, um die Verspätung zu verhindern (BGH, Urteil vom 25.01.2017, Az.: VIII ZR 249/15). Als Vermieter hat man nämlich die Möglichkeit auf eine rechtzeitige Hausgeldabrechnung zu drängen oder auf die Vornahme der Abrechnung zu klagen. Bleibt der Vermieter in einem solchen Fall auf seiner Nachforderung gegen die Mieter sitzen, weil die Hausgeldabrechnung zu spät kam, hat er grundsätzlich auch keinen Schadensersatzanspruch gegen die WEG- Hausverwaltung für die offenen Nachforderungen.

2. Verspätete Nebenkostenabrechnung von Hausverwaltung bekommen

Ist die WEG-Hausverwaltung auch für das Sondereigentum und die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zuständig, ist sie Erfüllungsgehilfe im Sinne des § 278 BGB des Vermieters. Das gleiche gilt für alle anderen beauftragten Dritten, wie zum Beispiel unabhängige Hausverwaltungen oder Verwalter und Abrechnungsfirmen, denen sich der Vermieter für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung bedient.

Das bedeutet, der Vermieter haftet bei eine Verspätung durch eine solche Hausverwaltung wie für eigenes Fehlverhalten gemäß § 276, 278 BGB (vgl. obige Ausführungen): So zum Beispiel für die Verspätung bei einer zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragten Abrechnungsfirma, wenn er sich nicht rechtzeitig und mit der gebotenen Nachhaltigkeit darum bemüht hat, die Firma zur rechtzeitigen Erstellung der Abrechnung anzuhalten (so Amtsgericht Rudolstadt, Urteil vom 16.02.2012, Az.: 1 C 529/11).

Der Vermieter kann keine Nachforderungen aus der verspäteten Nebenkostenabrechnung einer Hausverwaltung oder eines Abrechnungsunternehmens verlangen kann, dass von ihm zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragt wurde.

Achtung Ausnahme:

In den Fällen, in denen selbst der Erfüllungsgehilfe die Verspätung nicht zu vertreten hat. kann auch die Verantwortlichkeit des Vermieters abgelehnt werden mit der Folge, dass die Ausnahme der Ausschlussfrist greift. Das ist z.B. der Fall wenn „die vom Vermieter beauftragten, regelmäßig kontrollierten und angemahnten Abrechnungsfirmen oder der für ihn tätige Verwalter wegen länger dauernder technischer Defekte im Bürobetrieb oder Krankheitsausfalls nicht zur rechtzeitigen Bearbeitung in der Lage sind und der Vermieter innerhalb der Abrechnungsfrist auf die Verzögerung hinweist (zit. Wall in Betriebskosten-Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1877, Sternel, ZMR 2001, 937 ff.).

III. Fazit und Rechtsfolgen der verspäteten Nebenkostenabrechnung durch Hausverwaltung

Bei der verspäteten Nebenkostenabrechnung durch die Hausverwaltung kommt es also für die Mieterrechte und die Vermieterrechte ganz darauf an, um welchen Verspätungsfall es sich handelt.

In den Fällen in denen der Vermieter die Nebenkostenabrechnung zu spät erstellt, weil er trotz seiner Bemühungen die Hausgeldabrechnung nicht rechtzeitig innerhalb der Abrechnungsfrist erhalten hat, greift der Ausnahmetatbestand zur Ausschlussfrist: Der Vermieter kann also seine Nachforderungen trotz abgelaufener Abrechnungsfrist noch stellen (vgl. oben Punkt II. 1.).

In allen anderen Fällen bei einer Verspätung durch die Hausverwaltung (vgl. oben Punkt II. 2.), in denen die Nebenkostenabrechnung erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist beim Mieter zugeht, ist der Vermieter grundsätzlich mit seinem Nachforderungsrecht ausgeschlossen. Hier haben Vermieter und Mieter folgende Rechte:

  • Der Mieter hat das Recht die Zahlung einer Nebenkostennachforderung zu verweigern. ein eventuelles Guthaben muss auch nach Fristablauf immer ausgezahlt werden. Ebenso hat der Mieter das Recht Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben, denn auch die verspätete Nebenkostenabrechnung muss formell und materiell wirksam sein. Der Mieter hat also auch trotz Verspätung sein volles Widerspruchsrecht.
  • Der Vermieter kann je nach Vertragsart und Fehlverhalten seiner Hausverwaltung, die als Erfüllungsgehilfe tätig war ((vgl. oben Punkt II. 2.), Schadensersatz für die durch die Verspätung entgangene Nebenkostennachforderung verlangen. Die Hausverwaltung hat nämlich im Regelfall durch die verspätete Erstellung und Übermittlung der Abrechnung für den Mieter ihre Vertragspflicht verletzt.

2 Antworten auf "Verspätete Nebenkostenabrechnung durch Hausverwaltung –> Vermieter- und Mieterrechte"

  • Mackenbrock
    3. Mai 2018 - 19:30 Antworten

    Hallo,
    habe eine verspätete Nebenkostenabrechnung erhalten. Der Vermieter behauptet wegen Softwareproblemen und überdurchschnittlichen Krankstand
    habe er die Verspätung nicht zu vertreten. Ist der Vermieter beweispflichtig , dass seine Behauptungen stimmen?
    Mit freundlichen Grüßen

    • Dennis Hundt
      4. Mai 2018 - 06:29 Antworten

      Hallo Mackenbrock,

      beide Gründe sind Probleme des Vermieters, aber keine Rechtfertigung Ihnen gegenüber für die Verspätung der Nebenkostenabrechnung. Wenn die Hausverwaltung die Verspätung zu vertreten hat, dann steht diese im Risiko. Lassen Sie die Sachlage bei Bedarf rechtlich prüfen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

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