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Feststellung der Personenzahl für die Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung wird nach Maßgabe eines Verteilerschlüssels (Umlageschlüssel) erstellt. Ist ein solcher Verteilerschlüssel im Mietvertrag nicht ausdrücklich vereinbart, sind die Nebenkosten (Betriebskosten) nach dem Anteil der Wohnfläche auf den Mieter umzulegen (§ 556a I BGB).

Mietvertraglich können Vermieter und Mieter aber auch einen anderen Verteilerschlüssel vereinbaren und insbesondere auf die Personenzahl abstellen. Dann hat der Vermieter die Verpflichtung, für den jeweiligen Abrechnungszeitraum die maßgebliche Personenzahl für die Nebenkostenabrechnung festzustellen. Mit dieser Verteilung „nach Kopf“ sind naturgemäß Probleme verbunden.

1. Ist Abrechnung nach Personenzahl gerechter?

Die Personenzahl wird meist deshalb als Verteilerschlüssel vereinbart, weil sie als gerechter empfunden wird. Hier wird nach dem Grundsatz verfahren, dass mehrere Personen auch höhere Nebenkosten verursachen. Wird allein nach der Wohnfläche abgerechnet, zahlt ein Singlehaushalt verhältnismäßig höhere Nebenkosten als ein Fünfpersonenhaushalt in einer vergleichbaren Wohnung. So kann die Menge des von einem Mieter produzierten Hausmülls mehr von der Anzahl der in der Wohnung lebenden Personen als von der Größe seiner Wohnung abhängig sein. Auch kann es sein, dass Energieversorger aus sozialen Aspekten für bestimmte Personenkreise eine Kostenermäßigung einräumen.

Ohne eine mietvertragliche Vereinbarung hat ein Mieter jedoch keinen Anspruch gegen den Vermieter, als Verteilermaßstab die Personenzahl anzuwenden (LG Mannheim NZM 1999, 365). Maßgebend bleibt die Vereinbarung des jeweiligen Verteilerschlüssels im Mietvertrag.

2. Feststellung der Personenzahl durch Anfrage beim Einwohnermelderegister?

Wird mitvertraglich als Verteilerschlüssel auf die Personenzahl abgestellt, muss der Vermieter die tatsächliche Belegung erfassen. Als Quelle könnte er durch eine Nachfrage beim Einwohnermelderegister die in der Wohnung gemeldeten Personen erfassen und auf Grundlage des Melderegisters die Nebenkostenabrechnung erstellen.

Dieser Weg ist ihm allerdings durch die BGH-Entscheidung vom 23.1.2008 (Az. VIII ZR 82/07 in NJW-RR 2008, 606) versperrt. Das Einwohnermelderegister biete keine hinreichend genaue Grundlage für die Feststellung der Personenzahl. Die in einem Mehrfamilienhaus vorhandene Fluktuation der Bewohneranzahl werde erfahrungsgemäß im Einwohnermelderegister nicht ausreichend erfasst. Der Datenbestand erfasse die aktuelle Belegung nicht zuverlässig. In der Konsequenz müssten alle anderen Mieter die Anteile der nicht gemeldeten Personen zusätzlich tragen. Die Frage, wie der Vermieter in der Praxis die Personenzahl denn dann feststellen soll, hat der BGH nicht beantwortet.

3. Abrechnung nach Personenzahl ist aufwendig und riskant

Eine auf die Personenzahl abgestellte Nebenkostenabrechnung erscheint insgesamt auch wenig zweckmäßig. Denn: Der Vermieter ist verpflichtet, die tatsächliche Bewohnerzahl festzustellen und in der Nebenkostenabrechnung anzugeben (BGH ZMR 1992, 108). Das ist naturgemäß mit einem höheren Aufwand und Schwierigkeiten verbunden. Soweit im Lauf eines Abrechnungszeitraums die Personenzahl in einer Mieterwohnung wechselt, ändert sich bei jedem Ein- und Auszug das Verhältnis der Nebenkostenlast. Der Vermieter müsste dann auch in der Nebenkostenabrechnung die unterschiedlichen Zeiträume darstellen.

Der Vermieter darf für zusätzliche Verbrauchsquellen (Säuglinge, Hundehaltung, Waschmaschinen, häufiges Autowaschen) keine Zu- oder Abschläge ansetzen (AG Bergisch Gladbach WuM 1994, 549). Auch ein Säugling zählt als Person. Besucher werden nicht mitgezählt, auch wenn sie sich mehr oder weniger dauerhaft in der Wohnung aufhalten (AG Ahaus WuM 1997, 232).

Problematisch sind auch leer stehende Wohnungen. Gibt es keinen Mieter, bräuchte der Vermieter für diese Wohnung keine Nebenkosten abzurechnen. In der Konsequenz würden die übrigen Mieter zusätzlich belastet. Teils wird drauf abgestellt, dass eine leer stehende Wohnung als mit einer Person belegt anzunehmen ist (AG Köln WuM 1998, 290). Teils wird auf Durchschnittswerte abgestellt (AG Köln WuM 2002, 285). Ungerechtigkeiten werden damit offensichtlich.

Mehr unter: Umlageschlüssel nach Anzahl der Personen bei Leerstand

4. Vermieter ist für Belegung beweispflichtig

Bestreitet der Mieter die vom Vermieter in der Nebenkostenabrechnung zu Grunde gelegte Personenzahl, muss der Vermieter beweisen, in welchem Zeitraum wie viele Personen in der Wohnung gewohnt haben. In einem Gerichtsverfahren stünden Aussagen gegen Aussagen. Ausgang ungewiss.

Der Vermieter steht also vor dem Problem, die jeweilige Personenzahl zu unterschiedlichen Zeiträumen erfassen zu müssen. Tut er dies nicht, riskiert er, dass sein Abrechnungsansatz durch den Mieter bestritten wird. Im ungünstigsten Fall könnte er dann überhaupt keine Nebenkosten abrechnen.

Ein ähnliches Problem stellt sich für den Hausverwalter, der für die vermietete Eigentumswohnung die Nebenkostenabrechnung erstellt. Unterlässt der Hausverwalter die Feststellung der Personenzahl oder handelt er nachlässig, riskiert er, sich gegenüber den Wohnungseigentümern schadensersatzpflichtig zu machen, wenn sich später eine andere Personenzahl herausstellen sollte.

5. Wie lässt sich Personenzahl sonst noch feststellen?

Letztlich besteht das Problem darin, dass der Vermieter oder Hausverwalter Wege finden muss, um die Personenzahl zuverlässig festzustellen. Eine zuverlässige Lösung gibt es nicht. Wenig praktikabel erscheint, den Mieter regelmäßig anzufragen, wie viele Personen sich in seiner Wohnung aufhalten. Der Vermieter wäre auf die ehrliche Antwort des Mieters angewiesen. Regelmäßige Kontrollen und Stichproben wären unumgänglich. Außerdem ist das Risiko möglicher Fehlerquellen in der Nebenkostenabrechnung hoch, wenn der Vermieter unterschiedliche Zeiträume mit verschiedener Personenzahl abrechnet.

Dem Vermieter wird auch die Möglichkeit verwehrt bleiben, die Räumlichkeiten des Mieters zur Feststellung der dort lebenden Personen regelmäßig zu betreten, da er damit die Privatsphäre des Mieters überstrapazieren würde. Die Möglichkeit, das Treppenhaus videozuüberwachen, verbietet sich ebenfalls aus datenschutzrechtlichen Gründen und wegen Verstoßes gegen das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Mieters.

6. Konsequenzen

Insgesamt erscheint es empfehlenswert, zumindest neue Mietverträge nach der Wohnfläche abzurechnen. Bestehende Mietverträge, für die die Abrechnung nach der Personenzahl vereinbart ist, kann der Vermieter jedenfalls nicht einseitig abändern.

Auch die Ausnahmevorschrift des § 556 a II BGB, nach der der Vermieter in Zukunft konkret verbrauchsabhängige Abrechnungen erstellen kann, indem er beispielsweise in den Mietwohnungen Wasserzähler oder Heizkostenerfassungsgeräte installiert, hilft nicht weiter. Sie geht von Inklusivmieten und Pauschalnebenkostenansätzen aus. Wurde die Personenzahl vereinbart, ist der Vermieter bereits verpflichtet, mindestens zu 50 % verbrauchsabhängig abzurechnen.

34 Antworten auf "Feststellung der Personenzahl für die Nebenkostenabrechnung"

  • Dorothea
    29. Oktober 2018 - 16:13 Antworten

    Hallo, mich würde interessieren, ob Hunde bei Abrechnung nach Personenzahl als Person gezählt werden können oder nicht.

    • Dennis Hundt
      29. Oktober 2018 - 19:54 Antworten

      Hallo Dorothea,

      Personen = Menschen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Henrik
    14. April 2019 - 18:49 Antworten

    In dem Haus, in welchem ich zur Miete wohne, leben 8 Parteien. 7 Wohnungen sind etwa gleich groß und werden von jeweils einer Person bewohnt, die letzte ist ca. doppelt so groß, darin lebt der Sohn des Vermieters mit seiner Lebensgefährtin.
    Als Verteilerschlüssel wird „Personen“ angegeben, allerdings werden bei verbrauchsabhängigen Kosten wie Abfallbeseitigung und Wasser korrekterweise 9 Personen angegeben, bei anderen wie Treppenhausreinigung und Gebäudeversicherung wohnen auf einmal nur 8 Personen im Haus.
    In meinem Mietvertrag ist gar kein Schlüssel angegeben, der Vermieter meint jedoch, „nach Personen“ wäre so vereinbart.
    Sollte ich der Abrechnung inhaltlich widersprechen, oder liegt wegen des widersprüchlichen Schlüssels sogar ein formaler Fehler vor, so dass die gesamte Abrechnung ungültig ist?

    • Dennis Hundt
      15. April 2019 - 19:02 Antworten

      Hallo Henrik,

      wenn im Mietvertrag kein Umlageschlüssel vereinbart wurde, dann muss der Vermieter gemäß BGB nach Wohnfläche abrechnen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Madeleine
    3. Juni 2019 - 21:53 Antworten

    Hallo,

    in dem Haus in dem wir wohnen gibt es 6 Mietparteien.
    4 davon werden von kinderlosen Paaren bewohnt, eine von einem Paar mit Kleinkind und die Personenzahl in der letzten Wohnung leben derzeit 7 Personen (mehrere Erwachsene, Kinder und ein Säugling).

    In unserer letzten, extrem hoch ausgefallenen Nebenkostenabrechnung, sind besonders die Wasserkosten in astronomische Höhen geschossen, sodass nun alle Parteien ordentlich nachzahlen durften.
    In unserem Mietvertrag ist keine besondere Regelung zu erkennen. In der Nebenkostenabrechnung nach Personen abgerechnet.
    Wenn Kinder und Säuglinge in der Abrechnung zu berücksichtigen sind, müssten die Wasserkosten hier also auf 18 Personen umgelegt werden, wenn ich das richtig verstehe?
    In der Abrechnung werden die Wasserkosten allerdings nur auf 13 Personen aufgeteilt.

    Wäre die Abrechnung dann nicht falsch?

    Falls ja, was kann man hier tun?

    Vielen Dank im Voraus für Tips oder Informationen.

    • Dennis Hundt
      5. Juni 2019 - 13:53 Antworten

      Hallo Madeleine,

      bitten Sie Ihren Vermieter die Nebenkostenabrechnung zu korrigieren und alle Personen einzubeziehen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Thomas
    13. Juni 2019 - 15:26 Antworten

    Es ist doch nahezu unmöglich für einen Vermieter die exakte Personenzahl in den einzelnen Monaten nachzuweisen.
    Was passiert, wenn er das nicht kann und wir die Nachzahlung unter Vorbehalt geleistet haben?
    Können wir die gesamten Nebenkosten, die er nach Personen umgelegt hat, zurückverlangen?
    VG
    Thomas

    • Dennis Hundt
      13. Juni 2019 - 21:00 Antworten

      Hallo Thomas,

      deshalb ist es auch nicht zu empfehlen, als Vermieter die Personenanzahl als Umlageschlüssel zu vereinbaren.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Peter Enzmann
    31. Juli 2019 - 19:21 Antworten

    Mein Hausverwalter verlangt für die Nebenkostenabrechnung nach Personen auch die Angbe von z.B.
    stundenweis-/tageweise beschäftigten Personen. Ist das erlaubt. Sind dann auch Fehlzeiten dieser Personen zu berücksichtigen?

    • Dennis Hundt
      31. Juli 2019 - 19:58 Antworten

      Hallo Peter,

      aus Wessen Sicht schreiben Sie denn?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

      • Peter Enzmann
        7. August 2019 - 16:06 Antworten

        Hallo Herr Hundt, ich bin Eigentümer der Wohnung.
        Gruß
        Peter Enzmann

        • Dennis Hundt
          9. August 2019 - 10:02 Antworten

          Hallo Peter,

          nutzen Sie die Wohnung gewerblich? Bei Abrechnung nach Personen (was meisten ein unglücklicher Schlüssel ist) muss bei der gewerblichen Nutzung irgendwie eine Personenanzahl hergeleitet werden.

          Viele Grüße

          Dennis Hundt

  • Peter Enzmann
    9. August 2019 - 17:59 Antworten

    Hallo Herr Hundt, wir sind Eigentümer der Wohnung,Rentner, und nützen diese selbst und nicht geweblich.

    Unter dem Thema “Bestandserfassung” ist lt. Hausverwaltung für die Verteilung der Nebenkosten die Gesamtzahl der Personen pro Wohneinheit zu ermitteln. Dafür sollen auch die stunden-/ tagweise beschäftigten Pflegekräfte bzw. sonstige Personen erfasst werden. Kann das so gerechnet wrden? Wo finde ich hierzu die offizielle Regelung?
    Danke für die Beantwortung
    Peter

  • Till
    25. Februar 2021 - 23:53 Antworten

    Hallo,

    Ich wohne, zusammen mit meinen Vermietern, in einem Mehrfamilienhaus.

    Meine Tochter lebt bei ihrer Mutter und besucht mich an jedem zweiten Wochenende. Zusätzlich ist sie an zwei Wochentagen nach der Schule für 3 Stunden bei mir, bis ihre Mutter sie abholt.

    Im letzten Jahr ist der Wasserverbrauch um 20 % gestiegen. Es wird nach Personen abegrechnet.

    Er möchte meinen Anteil auf 1,5 Personen erhöhen. Ist er damit im Recht?

    Viele Grüße

  • Tanja Beusen
    6. April 2021 - 15:42 Antworten

    Hallo,
    Wir leben in einem 2 Familienhaus. Wir sind 4 Personen. Unter uns wohnt eine Mutter mit 2 Kindern. Die Wochenenden verbringen die Kinder der Frau bei ihren Vätern aber unter der Woche sind sie hier. In der Nebenkostenabrechnung taucht nur eins ihrer Kinder auf, da das andere beim Vater gemeldet ist. Aber es ist ja 5 Tage die Woche hier. Ist das richtig so oder kann man da was machen?

  • Anja
    2. August 2021 - 14:48 Antworten

    Hallo Herr Hundt,
    ich habe folgende Frage zu einem Teil einer Nebenkostenabrechnung nach Personenzahl:

    Da es für die einzelnen Wohnungen im Mietshaus keine separaten Wasserzähler gibt, rechnet die Vermieterin in der NK-Abrechnung den Wasser-/Abwasser-Verbrauch nach Personentagen ab. Dies habe ich als Mieterin im Mietvertrag so akzeptiert.
    Nun sind zwar meinem Mietvertrag 2 Mieter eingetragen, tatsächlich habe ich aber über den gesamten Zeitraum ALLEIN in der Wohnung gelebt und habe die Vermieterin darüber auch viele Male (telefonisch) informiert. Nun rechnet sie in der NK-Abrechnung aber die doppelte Personenzahl für Wasser/Abwasser ab.
    Darf sie das? Oder hätte ich ihr SCHRIFTLICH mitteilen müssen, dass ich allein in der Wohnung lebe?
    Über eine Rückmeldung freue ich mich.
    Vielen Dank und viele Grüße

    • Dennis Hundt
      2. August 2021 - 15:32 Antworten

      Hallo Anja,

      schriftlich (nachvollziehbar und beweisbar) ist natürlich immer besser. Sie können die Änderungen der Personenanzahl jetzt nicht nachweisen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • bb
    12. Dezember 2021 - 18:21 Antworten

    Ab welchem Alter können Kinder als Personen in der Nebenkostenabrechnung angesetzt werden?

  • Martin Jensch
    20. März 2022 - 22:17 Antworten

    Hallo, Nebenkostenverteilung nach Quadratmetern halte ich für absolut unsozial. Habe ein Haus mit 8 Wohnungen als Rente gekauft. 5 mal 1 Person, teilweise Sozial 1mal 2 Personen Studenten und 2 mal
    3 Personen . Natürlich wollen die 3 Personen Wasser Müll usw. weiterhin nach Quadratmetern abrechnen
    und komischerweise werden die vom Mieterbund auch noch unterstützt. Ich wollte zumindest Wasser nach
    Personen abrechnen. Die 1 Personen Haushalte finanzieren dies alles mit. Ist das ok ? Mir könnte das egal sein , ist es aber nicht ! Der so genannte Mieterbund vertritt natürlich nur diese 2 Mietparteien, nur was kann ich tun ? Gruß Martin

    • Dennis Hundt
      21. März 2022 - 08:04 Antworten

      Hallo Martin,

      Sie können ich nach Personen abrechnen. Das im Mietvertrag zu vereinbaren steht Ihnen als Vermieter frei. Bei Ihnen hat der Voreigentümer offensichtlich die Umlage nach Fläche vereinbart. Sie können das bei einem Neuabschluss ändern.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Serkan Dogan
    26. März 2022 - 18:36 Antworten

    Hallo Allerseits,

    bin Mieter einer 90m2 Wohnung und lebe seit dem Auszug meiner Familie am 2.7.21 alleine in dieser Wohnung. D.h die Personzahl hat sich von 4 auf 1 geändert.

    Nun würde ich gerne wissen, ob ich Stand heute (26.3.22) rückwirkend die Betriebskosten für Kaltwasser Stromkosten und Müllabfuhr senken lassen kann bzw. neu berechnet werden kann.

    Der Nachweis, dass ich seit dem 2.7.21 alleine wohne, kann ich erbringen. Der letzte Abrechnungszeitraum ist vom 01.05.2020-30.4.2021 gewesen. Der aktuelle Zeitraum ist somit 1.5.21-30.4.22.

    Vielen Dank für Eure Hilfestellungen.

    Grüße

    Dogan

    • Dennis Hundt
      26. März 2022 - 20:37 Antworten

      Hallo Serkan,

      sofern Nebenkosten nach der Personenanzahl abgerechnet werden, spielt der Auszug eine Rolle. Melden Sie die neue Bewohneranzahl dem Vermieter.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Weiden
    20. April 2022 - 09:22 Antworten

    Guten Tag,
    wir wohnen in einer Eigentumswohnung mit 14 ET.
    Davon werden 3 als Büro oder Praxis genutzt. Wie wird die Personenzahl für diese Einheiten berechnet ?
    Danke für eine Antwort
    Josef Weiden

    • Dennis Hundt
      21. April 2022 - 18:57 Antworten

      Hallo Josef,

      bei einem gemischt genutzten Objekt, mach die Abrechnung nach Personen einfach keinen Sinn. Wo ist denn der Umlageschlüssel für die Eigentümer definiert? Sagt die Teilungserklärung tatsächlich, Umlage nach Personen?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Maren Knapp
    10. November 2022 - 09:33 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    ich nutze ein Ladenlokal in einem Mehrfamileinhaus als Galerie an max. drei Tagen die Woche, zwischendurch gibt es leerstand. Jetzt hab ich eine Nebenkostenabrechnung bekommen, die extrem hoch ist rechnet mit einer Personenzahl von zwei für das Ladenlokal. Ist da richtig? Das Ladenlokal ist von den Quadratmetern kleiner als die Wohnungen.

    Vielen Dank

    Maren Knapp

    • Dennis Hundt
      10. November 2022 - 11:42 Antworten

      Hallo Maren,

      die Abrechnung nach der Anzahl der Personen in einem gemischt genutzten Mehrfamilienhaus (Wohnen und Gewerbe) ist immer problematisch. Dieser Umlageschlüssel ist nicht zu empfehlen. Mein erster Tipp für Sie: schauen Sie in ihren Gewerbe Mietvertrag. Welcher Umlageschlüssel ist dort vereinbart?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Kruse Thorsten
    13. Dezember 2023 - 19:11 Antworten

    Hallo zusammen,
    wir sind eine vierköpfige Familie in einer Mietwohnung.
    Durch meine berufliche Tätigkeit bin an ca. 120 Tagen (nachweislich durch meinen Einsatz/ Dienstplan) nicht zu Hause. Habe ich das Recht , dass dieses im Personenschlüssel berücksichtigt werden kann und dadurch den P.schlüssel reduziert.
    Vielen Dank und Grüße,
    Thorsten Kruse

    • Dennis Hundt
      14. Dezember 2023 - 11:49 Antworten

      Hallo Thorsten,

      ich denken Sie können keine Anpassung dry Personenschlüssel verlangen. Urlaub, verlängerte Wochenende, Dienstreisen, Krankenhausaufenthalte, etc. gehören zu Leben.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • SW
    14. Februar 2024 - 22:50 Antworten

    Hallo zusammen,

    ich hatte seit 2016 einen Zweitwohnsitz, um während der Woche nicht so lange zur Arbeit zu fahren. Ab März 2020 habe ich im Home Office gearbeitet und die Wohnung kaum noch genutzt (manchmal 1-2 Monate gar nicht. Dann ein Wochenende, um zu sehen, ob noch alles in Ordnung ist). 2022 habe ich dann zum 30.9 die Wohnung gekündigt, da ich diese nicht brauche und mit Sicherheit im Home Office bleiben kann. Im ganzen Jahr 2022 war ich weniger als 30 Tage da. Jetzt habe ich eine Nebenkostenabrechnung bekommen und soll eine Nachzahlung leisten. Es wurden bei mir für Anfang Januar bis Ende September die Personentage gezählt. Ist dies korrekt oder sollten es die tatsächlichen Tage (der Einfachheit halber 30) sein? Oder für Zweitwohnungen immerhin nicht die vollen Tage, da ich ja schon für meine Hauptwohnung die 365 Tage zahle. Bei 30 Tagen würde ich eine Rückzahlung erhalten. Ansonsten könnte ich wohl die Abrechnung anfechten, da diese jetzt erst in 2024 zugegangen ist und der Abrechnungszeitraum 2022 ist.
    Vielen Dank vorab.

    • Dennis Hundt
      16. Februar 2024 - 07:11 Antworten

      Hallo SW,

      schwierig, der Abrechnungsschlüssel ist für eine Zweitwohnung nicht ideal. Andererseits wäre eine Abrechnung nach Wohnfläche auch nicht besser. Schauen Sie in Ihren Mietvertrag, was Sie dort vereinbart haben. Urlaub, Weltreisen und m.E. auch Zweitwohnungen spielen bei der Abrechnung nach Tagen keine Rolle.

      Konzentrieren Sie sich auf die Verspätung, da können Sie am besten ansetzen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

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