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▷ Nebenkostenabrechnung bei Einfamilienhaus – Was muss ich beachten?

Vermieten Sie nicht nur eine Mietwohnung, sondern ein Einfamilienhaus stellt sich die Frage, wie die Nebenkostenabrechnung zu erstellen ist und welche Nebenkosten bei dem Einfamilienhaus umgelegt werden dürfen. Im Gegensatz zu Mietshäusern mit mehreren Mietern gibt es bei einem Einfamilienhaus grundsätzlich nur eine Mietpartei, so dass die Nebenkostenabrechnung weder besonderer Umlageschlüssel oder einer Gesamtkostenverteilung bedarf. Bei dem Einfamilienhaus ist es daher ausreichend, wenn die umlagefähigen Nebenkosten direkt auf den Mieter abgewälzt werden. Mit Versorgungsunternehmen kann zudem eine Direktabrechnung vereinbart werden, so dass der Mieter zum Beispiel selbst die Rechnungen für Strom, Gas- oder Öl zahlt.

Welche Möglichkeiten Ihnen als Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung über ein Einfamilienhaus zur Verfügung stehen, erklärt Ihnen der nachfolgende Beitrag.

I. Die Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag ist das A und O

Die mietvertraglichen Vereinbarungen zu den Nebenkosten sind auch bei einem Einfamilienhaus der entscheidende Rahmen, nach dem Sie als Vermieter später die Nebenkostenabrechnung anzufertigen haben. Nur wenn in dem Mietvertrag eine Nebenkostenvereinbarung zu finden ist, nach der dem Mieter diese Kosten durch monatliche Vorauszahlungen auferlegt sind, kann überhaupt über Nebenkosten abgerechnet werden (§ 556 BGB). Fehlt eine solche Vereinbarung, bleibt der Vermieter auf den Nebenkosten sitzen, da im Mietrecht grundsätzlich der Vermieter die Kosten und Lasten der Mietsache zu tragen hat (§ 535 Abs. 1 S. 3 BGB).

Achten Sie darauf, im Mietvertrag für ein Einfamilienhaus folgende Dinge zu vereinbaren:

  1. Bestimmen Sie in dem Mietvertrag, dass die Nebenkostenlast von dem Mieter zu tragen
  2. Legen Sie fest, welche Nebenkosten betroffen sind: Unterscheiden Sie dabei genau
    • für welche Nebenkosten eine monatliche Vorauszahlung mit einer jährlichen Abrechnung vereinbart werden soll und
    • für welche Nebenkosten Sie vereinbaren wollen, dass der Mieter Direktverträge mit den Versorgern abschließt.
  3. Vergessen Sie nicht den Abrechnungszeitraum zu vereinbaren.

Meist finden Sie bereits in den entsprechenden Mietvertragsmustern die wichtigsten Klauseln. Denken Sie aber daran, die von Ihnen gewünschten Abweichungen zu dem Standardvertrag, wie etwa den Direktbezug bestimmter Kosten ausdrücklich festzulegen. Weitere Hilfestellungen und Einzelheiten zur Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag finden Sie hier: Nebenkostenabrechnung: Warum der Mietvertrag so wichtig ist und Wie Abrechnung der Nebenkosten vereinbaren (Nennung oder Verweis auf BetrKV)?.

II. Allgemeines zur Nebenkostenabrechnung beim Einfamilienhaus

Neben der vertraglichen Nebenkostenvereinbarung ist es entscheidend die gesetzlichen Grundlagen und die Anforderungen der Rechtsprechung zu kennen, um die Nebenkostenabrechnung für ein Einfamilienhaus richtig erstellen zu können.

1. Gesetzlicher Rahmen

Entscheidende gesetzliche Vorschriften sind § 556 BGB, die Betriebskosten- und die Heizkostenverordnung.

Danach hat der Vermieter bei jeder Nebenkostenabrechnung grundsätzlich

  • Einen Abrechnungszeitraum von einem Jahr einzuhalten.
  • Eine Abrechnungsfrist von 12 Monaten zu wahren (vgl. hierzu: Nebenkostenabrechnung: Fristen).
  • Nur das Recht, umlagefähige Nebenkosten im Sinne der Betriebskostenverordnung auf den Mieter abzuwälzen, die auch tatsächlich angefallen sind.
  • Die Pflicht verbrauchsabhängige Heizungs- und Warmwasserkosten nach den Regelungen der Heizkostenverordnung nach dem tatsächlich gemessenen Verbrauch abzurechnen.

2. Anforderungen der Rechtsprechung an den Aufbau der Nebenkostenabrechnung

Jede Nebenkostenabrechnung muss einen gewissen Aufbau mit einem sogenannten Mindestinhalt haben, um in sogenannter formeller Hinsicht ordnungsgemäß zu sein.

Der Bundesgerichtshof fordert dabei zunächst zwei Dinge:

Zum einen, dass eine Nebenkostenabrechnung eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthält und Belege beigelegt sind, soweit es üblich ist (BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, Az.: VIII ZR 93/15).

Zum anderen sollte die Abrechnung so gestaltet sein, dass sie für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich ungeschulten Mieter nachvollziehbar ist (BGH Urteile vom 6. Mai 2015, Az.: VIII ZR 194/14, vom 11. August 2010, Az.: VIII ZR 45/10; vom 19. November 2008, Az.: VIII ZR 295/07; vom 28. Mai 2008, Az.: VIII ZR 261/07; vom 9. April 2008, Az.: VIII ZR 84/07; vom 20. Januar 2016, Az.: VIII ZR 93/15).

Aufgrund dieser Rechtsprechung hat sich bei dem Erstellen einer Nebenkostenabrechnung der folgende Mindestinhalt etabliert:

  1. In der Abrechnung muss eine Zusammenstellung der Gesamtnebenkosten zu finden sein.
  2. In der Nebenkostenabrechnung müssen die verwendeten Umlageschlüssel nicht nur angegeben, sondern auch erläutert sein.
  3. Der Mieteranteil an den Gesamtnebenkosten muss gesondert ausgewiesen sein (auch wenn der Mieter bei einem Einfamilienhaus meist die einzelnen Kostenpositionen vollständig trägt, ist eine gesonderte Spalte für den Mieteranteil empfehlenswert, denn in manchen Fällen trägt der Mieter eben nicht 1:1 die Kostenlast!)
  4. Die Abrechnung muss die geleisteten Vorauszahlungen auf die Nebenkosten ausweisen und von den Gesamtnebenkosten abgezogen werden.

Wie eine solche Abrechnung aussehen kann, zeigt Ihnen dieses Beispiel für die Nebenkostenabrechnung einer Mietwohnung: Nebenkostenabrechnung: Muster.

III. Welche Nebenkosten gibt es beim vermieteten Einfamilienhaus?

Für die Frage, welche Nebenkosten bei einem Einfamilienhaus umlagefähig sind, lohnt ein Blick in die Bestimmungen der Betriebskostenverordnung (§§ 1, 2 BetrKV). Denn, bei einem Einfamilienhaus gelten dieselben Nebenkosten als umlagefähig, wie bei einer Mietwohnung in einem Mehrfamilienhaus. Vorausgesetzt ist, dass die Kosten durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des vermieteten Einfamilienhauses laufend anfallen.

Nach der Betriebskostenverordnung zählen dazu folgende Nebenkosten (gemäß § 2 BetrKV) enthalten:

  • Öffentliche Lasten (Grundsteuer)
  • Abwasser
  • Wasserversorgung
  • Heizkosten
  • Fahrstuhl/Aufzug
  • Straßenreinigung und Müll
  • Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung
  • Schornsteinreinigung
  • Versicherungen
  • Hausmeister
  • Antenne und Kabel
  • Wäschepflege
  • sonstige Betriebskosten

Nicht dazu zählen:

  • Verwaltungskosten
  • Instandhaltungskosten
  • Instandsetzungskosten

Zu den Einzelheiten der jeweiligen Kostenpunkte und deren Ansatzmöglichkeit in der Nebenkostenabrechnung erhalten Vermieter eine ausführliche Erklärung in den folgenden speziellen Fachartikeln:

  • Nebenkosten – Was zählt zu den Nebenkosten?
  • Umlegbare Nebenkosten in einer Übersicht
  • Nicht umlegbare Nebenkosten – In einer Liste

1. Über diese Nebenkosten rechnet der Vermieter eines Einfamilienhauses am besten selbst ab

Bei der Anzahl der Nebenkosten und dem damit befürchteten Verwaltungsaufwand, würde man als Vermieter am liebsten alle Rechnungen und Kostenbescheide direkt an den Mieter senden lassen: so einfach geht es aber leider nicht.

Neben der öffentlichen Abgabe für die Grundsteuer, den Gebühren für Abwasser und Co. oder den Versicherungsbeiträgen für die Gebäudeversicherung, bei denen der Vermieter als Eigentümer regelmäßig der Rechnungsadressat ist, ist es bei einigen anderen Nebenkostenarten empfehlenswert auf eine Direktabrechnung zu verzichten: So, zum Beispiel bei den Müllentsorgungskosten, den umlagefähigen Wartungskosten für Heizungs- und Warmwasseranlagen, den Kosten für Gärtnerarbeiten oder Hausmeistertätigkeiten usw.

Der Grund ist hier ganz einfach: Zum einen muss im Rahmen dieser Kostenpositionen zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten unterschieden werden und zum anderen ist es für Sie als Vermieter wichtig zu wissen, was an dem Haus und den Anlagen gemacht wurde und was nicht.

Bei anfallenden Kosten der Müllentsorgung kommt außerdem hinzu, dass Sie als Vermieter in gewissen Fällen dafür verantwortlich sind, dem Mieter die Abfalltrennung und Entsorgung zu gewährleisten und entsprechende Anträge stellen müssen: Beantragung spezieller Mülltonnen zur getrennten Abfallentsorgung obliegt dem Vermieter: In einem Urteil des Amtsgerichts AG Hamburg-Blankenese wurde die Beschaffung einer Altpapiertonne als vertragliche Nebenpflicht des Vermieters aus § 535 Abs. 1 i.V.m. § 241 Abs. 2 BGB beurteilt (Urteil vom 06. November 2009, Az.: 518 C 244/09). Die Beantragung einer Altpapiertonne gehöre nach der Ansicht des Gerichts zur Gewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs: Im Fall ging es um ein Reihenhaus, bei dem der Vermieter Ansicht war die Mieterin müsse sich selbst um die ordnungsgemäße Abfallentsorgung kümmern. Der Vermieter verlor. Der Vermieter hat die Pflicht für seinen Mieter eine getrennte Abfallerfassung zu ermöglichen.

2. Mögliche Vereinbarung über Direktabrechnung mit Versorgern

Die mietvertragliche Vereinbarung, dass der Mieter des Einfamilienhauses selbst die Verträge über die Lieferung von Wasser, Gas oder Öl und Strom mit den jeweiligen Versorgungsunternehmen abschließt und eine Direktabrechnung erhält, empfiehlt sich besonders bei den verbrauchsabhängigen Nebenkosten. Für den Vermieter entfällt dadurch ein aufwändiger Abrechnungsbestandteil der Nebenkostenabrechnung und der Mieter verfügt über die vollständige Kostenkontrolle. Zudem kann er sich den günstigsten Versorger selbst suchen.

Im Mietvertrag kann eine solche Direktabrechnung zum Beispiel wie folgt vereinbart werden: „Der Mieter schließt die Verträge über die Lieferung von Wasser, Gas und Strom im eigenen Namen ab und rechnet mit den jeweiligen Versorgungsunternehmen selbst im eigenen Namen ab.“

3. Achtung: Nicht immer ist die volle Umlage einer Nebenkostenposition beim Einfamilienhaus zulässig

Da jedes Einfamilienhaus nicht nur eine unterschiedliche Wohnlage hat, sondern auch immer andere Vereinbarungen im Mietvertrag bestehen und vorhandene Nutzungsmöglichkeiten der Gebäudeteile und Außenanlagen differenzieren, kann man eben nicht pauschal davon ausgehen, dass alle Nebenkosten 1:1 auf den Mieter umgelegt werden können.

Hier einige Beispiele dazu, wann die Nebenkostenlast nicht vollständig vom Mieter des Einfamilienhauses zu tragen ist:

  • Keine Umlage von Kosten für nicht nutzbare Gartenfläche: Wenn die Mieter eines Einfamilienhauses nicht diese zur Nutzung des Gartens nicht berechtigt sind den Garten zu nutzen und sich aus den Umständen ergibt, dass der Vermieter den Garten tatsächlich alleine nutzt, darf der Vermieter die Kosten für die Gartenpflege und das Gartensprengwasser nicht auf die Mieter umlegen (AG Wedding, Urteil vom 06. Juli 2009, Az.: 6b C 45/09).
  • Kosten für die Schneebeseitigung dürfen nicht ausschließlich auf den Mieter eines Einfamilienhauses umgelegt werden, wenn die Räumung des Schnees auch zu Gunsten der Nachbarn erfolgt, die den betreffenden Weg als zweiten Zugang zu ihrem Haus nutzen (AG Wedding, Urteil vom 06. Juli 2009, Az.: 6b C 45/09). Dasselbe hat auch für Kosten der Straßenreinigung zu gelten.
  • Bei einem Siedlungsreiheneinfamilienhaus müssen gemeinsame Gesamtnebenkosten der Anlage wie bei Mehrfamilienhäusern mit einem Umlageschlüssel auf die einzelnen Einfamilienhäuser verteilt werden: Dabei ist der Vermieter allerdings berechtigt, mehrere Grundstücke zu einer Wirtschaftseinheit zusammenzufassen und die Betriebskosten einheitlich abzurechnen, wenn dies im formularmäßigen Mietvertrag vereinbart ist (AG Frankfurt, Urteil vom 09. Juni 2009, Az.: 33 C 473/09).

IV. Zusammenfassung

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung für ein Einfamilienhaus ist für Vermieter folgendes zu beachten:

  1. Die Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag und die gesetzlichen Bestimmungen zur Nebenkostenabrechnung sind die Grundlage der Abrechnung.
  2. Wie bei Mietwohnungen gibt es auch beim Einfamilienhaus einen gewissen Mindestinhalt zu beachten und es dürfen nur die umlagefähigen Nebenkosten der Betriebskostenverordnung abgerechnet werden.
  3. Eine Erleichterung bietet Vermietern die Vereinbarung einer Direktabrechnung zwischen Mietern und Versorgern.
  4. Nicht alle Nebenkosten können 1:1 auf den Mieter abgewälzt werden.

21 Antworten auf "▷ Nebenkostenabrechnung bei Einfamilienhaus – Was muss ich beachten?"

  • Claudia
    11. Dezember 2017 - 10:12 Antworten

    Muß ich bei der Nebenkostenabrechnung (für ein EFH) Kopien der Rechnunen mit vorlegen?

    • Dennis Hundt
      11. Dezember 2017 - 11:11 Antworten

      Hallo Claudia,

      warum sollte es hier Ausnahmen im Vergleich zu einem Mehrfamilienhaus geben?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

      • Claudia
        12. Dezember 2017 - 01:17 Antworten

        Danke für die Antwort! Wir sind Neulinge im Vermieten und ich habe, als ich noch gemietet habe, nie Kopien von Rechnungen von meinen damaligen Vermietern bekommen. Aber gut zu wissen, dann kann ich schon mal alles raussuchen. VG Claudia

  • Emil
    18. April 2018 - 13:38 Antworten

    Wasser scheint mir eine Besonderheit zu sein. Ich habe ein Einfamilienhaus vermietet. Der Mieter kümmert sich selbst um Strom un Gas, aber bei Wasser macht das kommunale Versorgungsunternehmen weg. schlechter Erfahrungen und Mehraufwand grundsätzlich keine Verträge mit Mietern.

  • Daniel
    21. Juli 2018 - 22:02 Antworten

    Hallo,
    ich habe ein Einfamilienhaus vom 01.05.2017-31.07.2018 vermietet.
    Jetzt habe ich eine Frage zu den Nebenkostenabrechnungen.
    Kann ich von allen in 2017 angefallen Jahres-Kosten (Grundsteuer, Heizungswartung, Schornsteinfeger, etc.), die verbrauchsunabhängig sind, auch nur 7/12 umlegen und in 2018 dementsprechend 7/12?
    Vielen Dank und BG

    • Dennis Hundt
      22. Juli 2018 - 07:57 Antworten

      Hallo Daniel,

      richtig, die verbrauchsunabhängigen Kosten werden zeitanteilig umgelegt.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Daniel
    22. Juli 2018 - 08:32 Antworten

    Danke, vielen Dank.
    BG

  • Marko Voss
    14. Oktober 2020 - 09:08 Antworten

    Hallo,

    ich habe ein kleines EFh angemietet und Strom Wasser und Gas mit Direkt Abrechnung. Im Mietvertrag möchte der Vermieter jedoch diese Positionen mit Vorauszahlungen als Betriebskosten auf sein Konto erhalten. Ich ging immer davon aus das diese Positionen bei Direkt Abrechnung mit dem jeweiligen Versorger in diesem Fall entfallen.

    Freundliche Gruesse

    • Dennis Hundt
      14. Oktober 2020 - 18:46 Antworten

      Hallo Marko,

      wenn sie selbst im Vertragsverhältnis mit den Versorgern stehen und das auch so mietvertraglich vereinbart ist, dann fallen hier keine vorauszahlungen beim Vermieter an.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Pierre
    12. Februar 2021 - 15:16 Antworten

    Hallo,
    ich habe zum 1. Juli 2020 eine DHH gekauft und direkt vermietet. Ich möchte grundsätzlich gerne am 31.12. eines Kalenderjahres abrechnen. Mir liegen jedoch seitens des Gas- und Wasserversorgers keine Zählerablesung und demnach keine Rechnungen vor. Kann ich demzufolge in der Nebenkostenabrechnung meine geleisteten Abschlagszahlungen an die Versorger ansetzen oder müssen es tatsächliche Verbräuche sein?
    Danke für die Info.

  • simone biernotek
    8. Dezember 2021 - 17:27 Antworten

    Hallo Dennis,
    wir vermieten zum ersten Mal ein Reihenhäuschen. Wird die Wohngebäudeversicherung und Haftpflicht anteilig auf die Nebenkosten umgelegt oder komplett?
    Danke für eine Rückmeldung.
    Viele Grüße
    Simone

    • Dennis Hundt
      8. Dezember 2021 - 22:33 Antworten

      Hallo Simone,

      bei einem real geteiltem Reihenhaus legen Sie 100 % der Versicherungszahlungen auf die Mieter Ihres Reihenhauses um. Wer sollte denn einen anderen Teil der Kosten tragen?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • M.Marin
    7. August 2022 - 13:07 Antworten

    Hallo Herr Hundt

    wir haben ein EFH vermietet und bisher auch alle Betriebskostenverträge (Gas, Strom, Wasser, etc.) selber abgeschlossen. Die Mieter haben eine entsprechende Vorausszahlung geleistet und auch die Abrechnung ging ohne Probleme. Nun möchte der Mieter seine Gas- und Stromanbieter selber wählen, es ist z.Z. ja auch sehr problematisch mit der Preisentwicklung. Wie gehe ich vor, muss die bisherige Vereinbarung im Mietvertrag geändert werden und geht das problemlos?

    Mit freundlichen Grüßen

    • Dennis Hundt
      7. August 2022 - 18:26 Antworten

      Hallo M.Marin,

      bei einem vermieteten Einfamilienhaus ist die direkte Abrechnung durch die Versorger mit dem Mieter üblich und m.E. auch der bessere Weg. Ich würde vermutlich mit einem Nachtrag arbeiten. Wenn Sie sich alleine unsicher sind, sollten Sie sich ggf. rechtlich beraten lassen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Tina
    13. Januar 2023 - 09:02 Antworten

    Habe ein Einfamilienhaus vermietet. Die Wärmeversorgung ist derzeit noch mit Gas, welches der Mieter direkt vertraglich geregelt hat. Nun soll auf Wärmepumpe umgestellt werden. Meine Kosten belaufen sich da auf ca. 30.000 Euro – Bundesförderung berücksichtigt – was kann ich da auf den Mieter umlegen?
    Künftig fallen für den Mieter ja nur Stromkosten für die Wärmepumpe an.

    • Dennis Hundt
      13. Januar 2023 - 14:23 Antworten

      Hallo Tina,

      Sie sollten sich mit dem Thema Modernisierungsmieterhöhung befassen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Marcus
    24. Januar 2023 - 14:13 Antworten

    Hallo Herr Hundt, ich vermiete ein Einfamilienhaus, die Mieter beheizen dieses über eine Holzheizung. Die Kosten für das jährlich anfallende Holz werden als Jahrespauschale abgerechnet. Das hat immer gut geklappt. Nun lese ich auf Ihrer Seite, daß die pauschale Abrechnung rechtlich nicht in Ordnung sei. Wie soll es sonst gehe? Die Mieter bekommen von mir das Holz gestellt und verheizen dieses in der Heizperiode komplett. Vielen Dank für Ihre Antwort.

    • Dennis Hundt
      24. Januar 2023 - 15:41 Antworten

      Hallo Marcus,

      verbrauchsabhängig würde nur das Holz abgerechnet werden, welches auch verbraucht wird (Endbestand erfassen).

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Torben
    17. März 2023 - 08:04 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    ich möchte demnächst ein Einfamilienhaus kaufen, wo die jetzigenn Besitzer dann noch eine bestimmte Zeit wohnen wollen (Bis sie im betreuten Wohnen angenommen werden).
    Ist es möglich, das man dann einen Mietvertrag auflegt, wo die Vermieter dann nur die Kaltmiete zahlen?
    Das die ganzen Nebenkosten etc. so weiter laufen wie bisher?
    Bzw. was würde dann alles für mich anfallen, was ich dann auf die Mieter umlegen muss.

    Danke!

    • Dennis Hundt
      17. März 2023 - 19:44 Antworten

      Hallo Torben,

      einige Positionen wie Grundsteuer und Versicherung müssen Sie als Eigentümer übernehmen und dann per Nebenkostenabrechnung umlegen. Viele andere Positionen fallen entweder nicht an oder werden direkt mit dem Versorger abgerechnet. Es kommt hier immer auf den Einzelfall an.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

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