Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter

Sie wollen die Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter erstellen? Dann nur zu, denn die Nebenkostenabrechnung ist kein Buch mit sieben Siegeln. Es gibt ganz klare Vorgaben zu dem zeitlichen Spielraum, der Ihnen für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung zur Verfügung steht und auch ein Mindestinhalt ist vorgeschrieben. Sogar bei den abzurechnenden Nebenkosten können Sie sich anhand der einschlägigen Regelung im Gesetz gut orientieren, denn dort sind alle umlagefähigen Nebenkosten katalogartig aufgeführt.

Alle Vermieter, die in diesem Jahr die Nebenkostenabrechnung selbst erstellen wollen, finden hier eine Anleitung in 5 Schritten: So erstellen auch Sie erfolgreich eine wirksame Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter.

1. Schritt: Belege und Rechnungen nach Nebenkostenart sortieren

Bestimmt haben sie schon einen Ordner in dem alle Belege und Rechnungen für die Nebenkosten des Mieters abgeheftet sind. Sollte das nicht der Fall sein, dann suchen Sie alle wichtigen Belege und Rechnungen zusammen. Am besten sortieren Sie alle Belege und Rechnungen bereits nach den umlagefähigen Nebenkostenpositionen und fertigen eine Exceltabelle dazu an.

Welche Nebenkosten Sie auf den Mieter umlegen dürfen, ist in dem Mietvertrag geregelt. Hier nochmal eine kurze Auflistung der möglichen Abrechnungsposten:

• Öffentliche Lasten
• Abwasser
• Wasserversorgung
• Heizkosten
• Fahrstuhl/Aufzug
• Straßenreinigung und Müll
• Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinreinigung
• Versicherungen
• Hausmeister
• Antenne und Kabel
• Wäschepflege
• sonstige Betriebskosten

Für Vermieter von Eigentumswohnungen empfiehlt sich direkt die Hausgeldabrechnung herauszuholen. Diese enthält nämlich die ganzen umlagefähigen Nebenkosten bereits in einer separaten Aufstellung. Welche Kosten der Hausgeldabrechnung nicht angesetzt werden können, wird hier erklärt: Hausgeldabrechnung: Auf den Mieter umlagefähige Kosten.

Hinweis: Darauf ist bei den umlagefähigen Nebenkosten besonders zu achten:

• Unabhängig von der Vereinbarung dürfen nach § 556 Abs.1 i.V.m. Abs.4 BGB nur die in § 2 der Betriebskostenverordnung aufgelisteten Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Anfallende Verwaltungskosten oder Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten gehören nicht dazu.
• Sehen Sie in der Betriebskostenverordnung Nebenkosten, die Sie auch gerne auf den Mieter umlegen würden, die aber im Mietvertrag nicht enthalten sind, dürfen sie diese nicht ansetzen. Insbesondere wenn es sich um Kostenpositionen der sonstigen Betriebskosten im Sinne des § 2 Nr. 17 BetrKV handelt, die immer ausdrücklichen bestimmt sein müssen (vgl. BGH, Urteil vom 07. 04. 2004, Az.: VIII ZR 167/03). Ist in der Umlagevereinbarung in ihrem Mietvertrag allerdings eine pauschale Bezugnahme auf § 2 BetrKV erfolgt, reicht das regelmäßig aus, um alle in der Betriebskostenverordnung genannten Nebenkosten umzulegen.

2. Schritt: Abrechnungszeitraum bestimmen

Der Abrechnungsperiode ist das Jahr über das abgerechnet wird. In der Regel ist die Bestimmung des Abrechnungszeitraums nicht schwer: Der Abrechnungszeitraum hat nämlich im Regelfall zwölf Monate zu betragen und sollte in dem Mietvertrag bestimmt sein.  Der Einfachheit halber ist meist das Kalenderjahr zu Grunde gelegt.

Notieren Sie sich den Abrechnungszeitraum auf einem separaten Blatt und in Ihrer Nebenkostentabelle. Denn, allein die Nebenkosten die in diesem Zeitraum angefallen sind, finden Einzug in die Nebenkostenabrechnung.

Hinweise: Darauf ist beim Abrechnungszeitraum besonders zu achten:

• Wurde die Mietwohnung erst im Laufe eines Kalenderjahres bezogen und wollen sie daher einen kürzeren Abrechnungszeitraum festlegen ist das grundsätzlich auch möglich. Wie Sie in solchen Fällen oder bei einem Mieterwechsel vorgehen, um den Abrechnungszeitraum richtig zu bestimmen, erklärt Ihnen der folgende Artikel: Nebenkosten: Abrechnungszeitraum bei Mieterwechsel.
• Den Abrechnungszeitraum müssen Sie in der fertigen Nebenkostenabrechnung ausdrücklich nennen. Vergessen Sie das leider die Nebenkostenabrechnung an einem formellen Fehler und ist nicht wirksam gestellt.

3. Schritt: Abrechnungsfrist bestimmen

Die  Abrechnungsfrist beträgt ebenfalls zwölf Monate, § 556 Abs. 3 S. 2,3 BGB). Das bedeutet, sobald der Abrechnungszeitraum abgelaufen ist, haben Sie von diesem Zeitpunkt an, zwölf Monate Zeit ihrem Mieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu erstellen und zu übermitteln. Diese Abrechnungsfrist ist eine Ausschlussfrist mit der Folge, dass eine eventuelle Nachforderung

• der Höhe nach sowohl bezüglich der einzelnen Nebenkostenpositionen als auch bezüglich des Gesamtbetrages auf den Betrag beschränkt ist, der sich aus der fristgemäß vorgelegten formell ordnungsgemäßen Abrechnung ergibt (vgl. BGH, Urteil vom 17.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04).
• bei einer verspäteten Übermittlung der Nebenkostenabrechnung ausgeschlossen ist.

Deshalb notieren Sie die Abrechnungsfrist, die Sie einzuhalten haben und versuchen Sie die Nebenkostenabrechnung so frühzeitig wie möglich zu erstellen. Denn, auch wenn es so scheint, dass Sie noch ausreichend Zeit haben, sollten Sie eine extra Zeitspanne für mögliche Fehlerkorrekturen einkalkulieren. Das ist deshalb wichtig, weil bei bestimmten Fehlern in der Abrechnung eine Korrektur nur bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist möglich ist. So etwa bei formellen Fehlern: Sind nämlich formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung ist die Abrechnung unwirksam, selbst wenn der Mieter diese zunächst innerhalb der Abrechnungsfrist erhalten hat. Rechtlich gilt eine formell unwirksam gestellte Abrechnung als eine nicht gestellte Abrechnung. Das bedeutet, dass z.B. eine formelle unwirksame Abrechnung, die innerhalb der Abrechnungsfrist zugeht, aber nicht mehr innerhalb der Abrechnungsfrist korrigiert werden kann, genauso behandelt wird, wie als ob der Vermieter nie eine Abrechnung gestellt hätte. Deshalb ist es sehr wichtig die Abrechnungsfrist im Auge zu behalten und mit dem Erstellen der Nebenkostenabrechnung nicht bis zuletzt zu warten!

Hinweise: Darauf ist bei der Abrechnungsfrist besonders zu achten:

• Die Abrechnungsfrist ist unbedingt einzuhalten und kann durch keinerlei Vereinbarung abgeändert werden, § 556 Abs. 4 BGB. Es gibt allerdings Ausnahmen zum Ausschluss der Nachforderungen, für die Fällen und in denen sie als Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten haben. Welche Ausnahmen das sind, erfahren Sie hier: in Nebenkostenabrechnung: Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertretenund Korrektur der Nebenkostenabrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist.
• Ob die Abrechnungsfrist bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung von ihnen eingehalten wurde, müssen sie nachweisen können, denn die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang der Nebenkostenabrechnungträgt der Vermieter. Wie Sie die Nebenkostenabrechnung am Besten an den Mieter übersenden zeigen wir hier in Schritt 5.

4. Schritt: Erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung beginnend mit dem Mindestinhalt

Sind die Schritte eins bis drei geschafft, können Sie fortfahren die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Ein Muster für eine Nebenkostenabrechnung nachdem Sie sich bei der Erstellung ihrer Abrechnung richten können, finden Sie hier: Nebenkostenabrechnung: Muster (kostenlose Vorlage). Sind Sie Vermieter eines Einfamilienhauses ist außerdem dieser Artikel hilfreich: Nebenkostenabrechnung bei Einfamilienhaus – Was muss ich beachten?.

Wichtig ist in jedem Fall, dass ihre Nebenkostenabrechnung mindestens folgende Angaben aufweist:

• Der Abrechnungszeitraum muss enthalten sein
• Eine Spalte ihrer Abrechnung muss eine Zusammenstellung der Gesamtkosten des ganzen Mietobjekts enthalten.
• Alle verwendeten Verteilerschlüssel müssen in der Nebenkostenabrechnung angegeben und erläutert sein. Das bedeutet, der Mieter muss aus der Abrechnung erkennen können, welcher Anteil aus den Gesamtkosten auf ihn fällt und woraus sich das ergibt. Die Berechnungen des Mieteranteils müssen beigefügt oder erkennbar sein. Einunverständlicher Verteilerschlüssel macht die Nebenkostenabrechnung formell unwirksam.
• Die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters auf die Nebenkosten sind ebenfalls zu nennen und von dem Kostenanteil des Mieters abzuziehen.

Insgesamt müssen Sie als Vermieter darauf achten, dass die Abrechnung rechnerisch nachvollziehbar und aus sich heraus verständlich und mittels eines Taschenrechners nachrechenbar ist.

Schritt 5: Übersenden sie die Nebenkostenabrechnung an ihre Mieter

Haben sie die Nebenkostenabrechnung fertiggestellt und alle Vorgaben und Rechenergebnisse nochmals geprüft, sollten Sie diese umgehend an Mieter übersenden. Natürlich ist auch eine persönliche Übergabe möglich. Entscheidend ist allein, dass Sie den rechtzeitigen Zugang innerhalb der Abrechnungsfrist beweisen können. Verspätungen, selbst wenn sie durch die Post passieren, haben am Ende Sie als Vermieter zu vertreten: Mehr dazu in dem Artikel Nebenkostenabrechnung durch die Post verspätet zugestellt – Wer trägt das Risiko?

Empfehlenswert sind daher bei der Zustellung all die Varianten, bei denen der rechtzeitige Zugang dokumentiert wird.

Das sind z.B.

• mittels der Post das Übergabeeinschreiben oder das Einwurfeinschreiben. Die beste Methode ist allerdings die Übersendung mit Postzustellungsurkunde. Dabei wird nämlich nicht nur die Zustellung bewiesen, sondern auch der Inhalt des übersandten Dokuments.
• die persönliche Übergabe im Beisein eines Zeugen oder durch einen Boten, der sich auch vom Inhalt des übergebenen Dokuments überzeugt. Bestenfalls lassen Sie sich den Empfang durch den Mieter bestätigen.