Nebenkostenabrechnung: Ist die laufende Instandhaltung umlegbar?

Nur eine gepflegte Wohnung bietet Wohnwert. Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, die Mietsache im vertragsgemäßen Zustand zu erhalten. So liegt die laufende Instandhaltung ausschließlich in seiner Verantwortung. Instandhaltungskosten sind nicht auf den Mieter umlegbar und haben in der Nebenkostenabrechnung nichts zu suchen. Beispiel: Der Vermieter

Also: Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten (Reparaturarbeiten) sind regelmäßig keine umlagefähigen Nebenkosten. Charakteristisch für umlagefähige Nebenkosten ist der Umstand, dass sie fortlaufend (zeitlicher Abstand nicht mehr als 6 Jahre) entstehen. Instandhaltungs- und Instandsetzungs-/Reparaturmaßnahmen werden aber durch einen konkreten Anlass hervorgerufen und entstehen somit in diesem Sinne nicht fortlaufend oder regelmäßig.

Demgemäß grenzt § 1 I BetrKV die umlagefähigen Nebenkosten ausdrücklich von den Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung (Reparatur) negativ ab.

1. Was ist Instandhaltung?

Nach einer Definition des § 1 II 2 BetrKV (früher: § 28 I  1 II. Berechnungsverordnung) sind Instandhaltungskosten solche Aufwendungen, die den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Objekts gewährleisten. Zur Klarstellung weist der Verordnungstext darauf hin, dass nur solche Kosten gemeint sind, die durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinflüsse verursacht werden. Instandhaltungskosten sind somit keine Nebenkosten.

Beispiel: Die Eindeckung des altersschwachen, aber noch dichten Daches mit neuen Ziegeln gehört zu den Instandhaltungskosten. Regnet es wegen undichter Ziegel durch und wird neu eingedeckt, entstehen Instandsetzungskosten. Allesamt sind keine umlagefähigen Nebenkosten.

Nur die Beseitigung von Mängeln gehört also zur Instandhaltung und Instandsetzung. Auch Vorsorgemaßnahmen gehören dann noch zur Instandhaltung, wenn Erneuerungen schon getätigt werden, bevor sich eine Situation in einen Mangel entwickelt (BGH ZMR 2007, 361).

2. Was ist Instandsetzung?

Instandsetzung (Reparatur) ist die Behebung von eingetretenen Schäden, deren Auftreten überraschend ist oder die durch die unterlassene Instandhaltung oder die Einwirkung Dritter entstehen. Beispiel: Bröckelt der Putz an der Fassade ab oder fällt die Heizung aus, muss der Vermieter Fassade und Heizung instand setzen.

3. Übertragung von Instandhaltungsmaßnahmen auf den Mieter

Ungeachtet dessen, können Vermieter und Mieter mietvertraglich vereinbaren können dass der Mieter gewisse Instandhaltungsmaßnahmen in eigener Verantwortung übernehmen muss. So kann der Vermieter dem Mieter Kleinreparaturen und Schönheitsreparaturen übertragen. Voraussetzung ist eine ausdrückliche Vereinbarung im Mietvertrag. In der Nebenkostenabrechnung spielen diese Kosten dann auch keine Rolle.

a. Schönheitsreparaturen

… dienen der Erhaltung des Wohnwerts. Sie sind in bestimmten zeitlichen Abständen durchzuführen, vorausgesetzt, der Mieter hat die Räumlichkeiten in dieser Zeit abgewohnt. Beispiel: Die Raufasertapeten sind vergilbt und müssen neu gestrichen werden.

b. Modernisierungsmaßnahmen (Dach wird erneuert, Einbau einer neuen Heizungsanlage)

… sind keine Schönheitsreparaturen und gehen auch über die reine Instandhaltungsarbeiten hinaus. Auch sie obliegen immer dem Vermieter. Allenfalls begründen sie das Recht des Vermieters, die Miete nach Vorgabe des Gesetzes zu erhöhen.

c. Kleinreparaturen/Bagatellschäden

Mietvertraglich kann vereinbart werden, dass der Mieter Kleinreparaturen übernimmt und kleinere Schäden innerhalb der Wohnung beseitigt. Voraussetzung ist, dass solche Bagatellschäden einen Betrag von ci. 50 bis 75 € nicht übersteigen. Außerdem muss der Mietvertrag für einen bestimmten Zeitraum (in der Regel ein Jahr) eine Höchstgrenze (ci. 200 €) vorsehen, falls mehrere Bagatellschäden im Jahr anfallen. Insgesamt sollte die Belastung des Mieters nicht mehr als 8 % der Jahresmiete ausmachen.

4. Was sind Wartungsarbeiten?

Wartungsarbeiten haben den Zweck, Störungen an technischen Einrichtungen im Haus zu vermeiden. Der Vermieter kann den Kostenaufwand in der Nebenkostenabrechnung geltend machen, sofern die Wartungsarbeiten regelmäßig anfallen, nicht durch eine bereits aufgetretene Störung veranlasst (dann nicht umlagefähiger Instandsetzungsaufwand) sind und der Überprüfung der Funktionsfähigkeit oder der Betriebssicherheit einer technischen Einrichtung dienen (BGH ZMR 2007, 361).

In der Praxis ist die Abgrenzung der Instandhaltungskosten zu den echten umlagefähigen Nebenkosten schwierig, da Wartungsarbeiten oft auch Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten beinhalten. Beispiel: Bei der umlagefähigen Dachrinnenreinigung werden auch Undichtigkeiten ausgebessert oder Teile ersetzt.

Gehen Wartungsarbeiten über die bloße Kontrolle, Pflege und Erhaltung hinaus, muss der Vermieter daher nach umlegungsfähigen (Lohnkosten für Kontrolle, Reinigung, Pflege) und nicht umlegungsfähigen Kosten (Materialaufwand) unterscheiden, und die umlagefähigen Nebenkosten für die Wartungsarbeiten herausrechnen. Ergibt sich aus der Abrechnung des Handwerkers keine Differenzierung, kann der Vermieter die Nebenkosten schätzen (LG Hamburg ZMR 2001, 971).

Hauswarttätigkeiten, die bei der Pflege von Einrichtungen und zur Verhinderung eines Schadens anfallen, sind umlegungsfähig, Kosten für Erneuerungsarbeiten (Instandhaltung, Instandsetzung) hingegen nicht (Schmid Mietrecht S.805).