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Nebenkostenabrechnung: Tipps für Vermieter

Haben Sie mit dem Mieter im Mietvertrag (Einzelbezeichnung oder unter Hinweis auf die Betriebskostenverordnung) die Umlage von Nebenkosten vereinbart, sind Sie verpflichtet, die Vorauszahlungen des Mieters auf die Nebenkostenabrechnung nach dem Ablauf der Abrechnungsperiode abzurechnen. Unterlassen Sie diese Nebenkostenabrechnung, darf der Mieter künftige Vorauszahlungen verweigern oder Sie in Erwartung eines Erstattungsguthabens auf Erteilung einer Nebenkostenabrechnung auch  verklagen.

Versäumen Sie die Abrechnungsfrist, sind Sie mit eigenen Nachforderungen gegenüber dem Mieter ausgeschlossen und der Mieter kann jegliches Nachzahlungsverlangen Ihrerseits verweigern.

Diese Punkte sind für eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung essentiell:

  • 1. Die Nebenkostenabrechnung ist eine mühsame Detailarbeit. Jeder Fehler gefährdet ihre Wirksamkeit. Erstellen Sie die Abrechnung zweckmäßigerweise am PC mithilfe einer Excel-Tabelle und verwenden Sie eine spezielle Software.
  • 2. Erstellen Sie die Abrechnung frühzeitig, so dass Sie auf Fehlerhinweise des Mieters noch innerhalb der Abrechnungsfrist reagieren können. Häufig ist das Kalenderjahr  mit der Abrechnungsperiode identisch. Warten Sie also nicht auf die ruhigen Tage vor dem Jahreswechsel und erstellen dann unter großem Druck die Abrechnung. Das Risiko eines Fehlerteufels ist einfach zu groß.
  • 3. Erstellen Sie die Abrechnung immer schriftlich. Verzichten Sie auf Fax oder E-Mail. Mündliche Abrechnungen sollten tabu sein. Nur die Schriftform sichert Ihre Rechtsposition.
  • 4. Achten Sie auf Ihre persönliche Unterschrift. Erstellt ein Dritter in Ihrem Auftrag die Abrechnung, sollte der Abrechnung Ihre Originalvollmacht beigefügt werden. Der Mieter darf sie andernfalls zurückweisen.
  • 5. Versuchen Sie nicht, jede minimale Kostenrechnung in der Nebenkostenabrechnung unterzubringen, vor allem dann nicht, wenn Sie nicht zuverlässig wissen, dass sie umlagefähig ist. 4.99 € stehen nicht im Verhältnis zum Aufwand, den Sie vielleicht betreiben müssen, wenn der Mieter den Posten bestreitet.
  • 6. Achten Sie auf den im Mietvertrag vereinbarten Abrechnungszeitraum. Dieser muss nicht mit dem Kalenderjahr identisch sein. Sie dürfen nur zwölf Monate abrechnen, keinen Monat mehr oder weniger. Andernfalls ist Ihre Abrechnung formell unwirksam.
  • 7. Achten Sie bei Mieterwechsel darauf, dass der neue Mieter nicht mit Nebenkosten belastet wird, die der Vormieter verursacht hat.
  • 8. Steht eine Wohnung in Ihrem Mehrfamilienhaus leer, dürfen Sie die auf diese Wohnung entfallenden Nebenkosten nicht in anderen Mietern in Rechnung stellen. Sie müssen diese Nebenkosten ausschließlich selbst tragen. Es ist Ihr finanzielles Risiko, ob Sie die Wohnung vermieten können oder nicht. Bilden Sie für diesen Fall sicherheitshalber eine Rücklage.
  • 9. Beachten Sie folgende Mindestangaben in der Abrechnung:

Geben Sie die Gesamtkosten der einzelnen Kostenarten an, also zum Beispiel die gesamten Rechnungsposten für eine Dienstleistung, auch wenn nur ein Teilbetrag umlegbare Nebenkosten darstellen.

Bezeichnen Sie die Gesamtnebenkosten der einzelnen Kostenarten.

Bezeichnen und erläutern Sie den zugrunde gelegten Umlageschlüssel.

Achten Sie auf die Berechnung des Nebenkostenanteils des Mieters, die Nebenkostenart und die Summe.

Geben Sie die Summe der Vorauszahlungen des Mieters an,

Ziehen Sie die Vorauszahlung des Mieters von seinem Nebenkostenanteil ab.

Geben Sie den Rechnungssaldo an und weisen Sie auf ein Erstattungsguthaben oder eine Nachforderung ausdrücklich hin.

  • 10. Achten Sie darauf, dass Sie nur umlagefähige Nebenkosten in Rechnung stellen. Aufwendungen für Ihre Verwaltung, Reparaturkosten oder Instandhaltungsaufwendungen können Sie nicht dem Mieter anlasten. Diese haben in der Nebenkostenabrechnung nichts zu suchen. Orientieren Sie sich in Bezug auf umlagefähige Nebenkosten an § 2 Betriebskostenverordnung.
  • 11. Erstellen Sie die Abrechnung so, dass sie der Mieter als juristisch oder betriebswirtschaftlich durchschnittlich gebildeter Laie gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann. Orientieren Sie sich gegebenenfalls formell und inhaltlich an einer Musterabrechnung.
  • 12.  Erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung unbedingt innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Abrechnungsfrist von zwölf Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums. Die Abrechnungsfrist ist eine Ausschlussfrist. Verpassen Sie diese Frist, braucht der Mieter nichts mehr nachzuzahlen. Eine Verlängerung ist ausgeschlossen, selbst wenn der Mieter zusichert, eine verspätete Abrechnung und eine eventuelle Nachforderung zu akzeptieren.

Sind Sie unverschuldet außer Stande, alle Nebenkosten binnen Jahresfrist abzurechnen (weil Ihr Kostenträger ebenfalls verspätet abrechnet), informieren Sie den Mieter in der Abrechnung und rechnen Sie die Restkosten innerhalb von spätestens drei Monaten ab, nachdem Sie Ihrerseits die Abrechnung erhalten haben.

  • 13. Sie wissen, dass Ihr Mieter ein Einsichtsrecht in Ihre Abrechnungsunterlagen hat. Sie müssen ihm dieses Einsichtsrecht in Ihren Räumen ermöglichen oder, wenn ihm dies nicht zuzumuten ist, ihm auf Verlangen Kopien anfertigen und zur Verfügung stellen. Dafür dürfen Sie einen angemessenen Kostenaufwand berechnen.
  • 14. Trägt der Mieter sachgerechte Einwendungen gegen die Abrechnung vor, sollten Sie darauf angemessen reagieren und Unklarheiten erläutern. Gegebenenfalls übersenden Sie ihm erläuternde Unterlagen. Ein kurzes Gespräch ist immer konstruktiver als ein jahrelanger Streit.

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