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Nebenkostenabrechnung: Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten

Im Mietvertrag rreinbaren Vermieter und Mieter einen Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten. Dieser Zeitraum beträgt nach § 556 III BGB maximal 12 Monate und bezieht sich meist auf das Kalenderjahr. Die Parteien können aber auch einen abweichenden Abrechnungszeitraum vereinbaren, beispielsweise beginnend mit dem Datum des Einzugs des Mieters in die Mietwohnung. Welcher Abrechnungszeitraum maßgebend ist, ergibt sich aus dem Mietvertrag.

Gleichermaßen können die „kalten“ Betriebskosten getrennt vom Energieverbrauch abgerechnet werden. Auch insoweit gelten die mietvertraglich vereinbarten Abrechnungszeiträume (BGH WuM 2008, 404).

Ist als Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr vereinbart, muss beispielsweise die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2012 spätestens am 31. Dezember 2013 im Briefkasten des Mieters liegen. Geht die Abrechnung dem Mieter nicht fristgerecht zu, kann der Vermieter mit der Nebenkostenabrechnung keine Nachforderungen auf die Nebenkosten mehr geltend machen. Dies gilt nicht, soweit der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 556 III 4 BGB).

1. Abrechnungsfrist von 12 Monaten ist Ausschlussfrist

Die im Gesetz bezeichnete Abrechnungsfrist von 12 Monaten ist eine Ausschlussfrist. Sie bezweckt, dass Vermieter und Mieter möglichst schnell Klarheit über die Nebenkostenabrechnung erhalten.

2. Fristwahrung erfordert rechtzeitigen Zugang

Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter zugehen. Der Begriff des „Zugangs“ hat erhebliche rechtliche Bedeutung. Um Risiken zu vermeiden, sollte der Vermieter bedacht sein, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung möglichst frühzeitig zuzuleiten. Es genügt nach Teilen der Rechtsprechung der Zugang bis 31.12.2012, 24.00 Uhr (AG Hamburg-St.Georgen WuM 2005, 775; Schmid DWW 2006, 59).

Allerdings sollte sich ein Vermieter nicht auf diese Einschätzung verlassen. Die Rechtsprechung ist uneinheitlich. Teils wird auf ci. 18.00 Uhr abgestellt, da der Mieter an Werktagen und insbesondere an Tagen wie Silvester, zu diesem Zeitpunkt nicht mehr mit dem Zugang von Post rechnen muss.

Die Beweislast für den Zugang der Nebenkostenabrechnung trägt der Vermieter.

3. Vermieter muss Postlaufzeiten einkalkulieren

Geht die Nebenkostenabrechnung bei einem auf das Kalenderjahr abgestellten Abrechnungszeitraum dem Mieter erst nach Silvester zu, ist sie auf jeden Fall verspätet.

Der Vermieter trägt dabei das Risiko der verzögerten Postbeförderung (BGH VIII ZR 107/08 WuM 2009, 236). Schickt er das Schreiben also zu Weihnachten ab und kommt es infolge der hohen Arbeitsbelastung der Post nach Silvester an, ist der Zugang verspätet. Längere Postlaufzeiten muss der Vermieter einkalkulieren.

Der Vermieter die Verspätung nur dann nicht zu vertreten, wenn es zu unvorhersehbaren Verzögerungen in der Postbeförderung kommt (AG Bonn WuM 1995, 593) (vielleicht Streik, Eisregen) oder die Abrechnung auf dem Postweg verloren geht (LG Berlin GE 2005, 1357). Der Vermieter muss die Situation gegebenenfalls nachweisen können.

4. Abrechnungsfrist ist nicht verhandelbar

Die Abrechnungsfrist kann nicht verlängert werden. Auch wenn der Vermieter verspricht, eine sich aus einer verspäteten Nebenkostenabrechnung ergebende Nachforderung bezahlen zu wollen, nutzt es dem Vermieter nichts, wenn der Mieter dann doch nicht zahlt. Ein solches Versprechen ist unwirksam (BGH VIII ZR 84/07 WuM 2008, 283). Der Vermieter kann auf der Grundlage eines solchen Versprechens keine Klage begründen.

Der Vermieter kann mietvertraglich mit dem Mieter auch keine abweichende Vereinbarung treffen oder bestimmte Hinderungsgründe bezeichnen. Das Gesetz verbietet in § 556 IV BGB solche den Mieter benachteiligende Vereinbarungen.

Versäumt der Vermieter die Abrechnungsfrist, kann er keine Nachforderungen mehr an den Mieter stellen. Sinn und Zweck dieser Ausschlussfrist ist aber nicht, den Vermieter von der Verpflichtung zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung zu entbinden. Er bleibt verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter ein eventuelles Erstattungsguthaben auszuzahlen. Dies ist auch richtig, da es der Vermieter sonst in der Hand hätte, einen Erstattungsanspruch des Mieters abzuwehren.

5. Fälle, in denen Vermieter Fristversäumnis nicht zu vertreten hat

Das Gesetz sieht eine Ausnahme von der Abrechnungsfrist vor, wenn der Vermieter ohne eigenes Verschulden nicht in der Lage war, die Nebenkosten innerhalb der Abrechnungsfrist (hier 31.12.2013) abzurechnen (§ 556 III 3 BGB).

Dabei trifft den Vermieter die Darlegungs-und Beweislast für alle Tatsachen, aus denen sich ergibt, dass er die verspätete Nebenkostenabrechnung und damit die Versäumung der Ausschlussfrist nicht zu vertreten hat.

Dabei geht es um Fälle, in denen der Vermieter selbst die Abrechnung von den Energieversorgungsunternehmen nicht rechtzeitig erhalten hat oder Nebenkosten rückwirkend erhöht werden. Beispiele: verspätete Übersendung eines Grundsteuerbescheids oder von Rechnungen erst kurz vor oder nach Fristablauf. Allerdings ist der Vermieter verpflichtet, alles zu tun, um sich die für die Abrechnung notwendigen Informationen und Unterlagen rechtzeitig zu beschaffen.

Ebenfalls nicht zu vertreten hat der Vermieter, wenn der Mieter auszieht, ohne seine neue Anschrift zu hinterlassen. Es bleibt Aufgabe des Mieters dafür zu sorgen, dass er postalisch erreichbar ist (Schmid Mietrecht 2. Aufl. S. 407).

Ergibt sich die Verspätung aus Umständen, die im Verwaltungsbereich des Vermieters liegen (EDV-Ausfall, hoher Krankenstand), kann sich der Vermieter nur entschuldigen, wenn die Ausfälle unvorhersehbar waren und auch mit zumutbaren Maßnahmen keine Abhilfe geschaffen werden konnte (AG Siegburg WuM 2001, 245).

Verschulden dritter Personen, die der Vermieter zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung einsetzt, muss er sich als eigenes Verschulden anrechnen lassen. Dabei handelt es sich regelmäßig um sogenannte Erfüllungsgehilfen (§ 278 BGB). Beispiele: verspätete Abrechnung durch den Wohnungsverwalter (nicht WEG-Hausverwalter! AG Potsdam GE 2003, 1084) oder die Messedienstfirma.

Beauftragt der Vermieter einen Dritten, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zu übersenden, kann der Mieter die Abrechnung mangels Vollmachtsnachweis entsprechend § 174 BGB zurückweisen, wenn dem Schreiben keine Originalvollmacht des Vermieters beigelegen hat. Übersendet der Vermieter die Abrechnung mit Vollmacht dann nach Fristablauf erneut, geht die Verspätung zu seinen Lasten.

6. Nachberechnungsfrist beträgt 3 Monate

Erhält der Vermieter die Abrechnungsunterlagen verspätet, kann er binnen einer Frist von 3 Monaten nachträglich abrechnen. Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem der Vermieter die Abrechnung selbst erhalten hat. Erst danach ist der Vermieter mit Nachforderungen ausgeschlossen (BGH VIII ZR 220/05 WuM 2006, 516).

Dabei ist der Vermieter gegenüber dem Mieter nicht zur Teilabrechnung verpflichtet (§ 556 III 3 BGB). Um ein solches Risiko aber auszuschließen, sollte ein Vermieter dennoch nicht zuwarten, bis er alle Unterlagen vorliegen hat und zumindest das abrechnen, was er abrechnen kann.

7. WEG-Verwaltung erstellt keine Hausgeldabrechnung

Ist der Vermieter Eigentümer einer Eigentumswohnung, ist er darauf angewiesen, dass er selbst die Nebenkostenabrechnung vom WEG-Hausverwalter rechtzeitig erhält. Hier ist es so, dass der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat, da der WEG-Hausverwalter kein Erfüllungsgehilfe im Sinne des § 278 BGB bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung des Vermieters ist (Schmid Mietrecht 2. Aufl. S. 407).

Allerdings ist der Vermieter verpflichtet, alle Möglichkeiten in Anspruch zu nehmen, um eine rechtzeitige Abrechnung erstellen zu können (LG Berlin GE 1991, 93). Insbesondere muss er sich beim Hausverwalter die erforderlichen Informationen rechtzeitig beschaffen. Dieser wiederum ist verpflichtet, dem Wohnungseigentümer Einsicht in seine Abrechnungsunterlagen zu gewähren.

Zugleich ist der Hausverwalter verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten und darauf aufbauend eine für jeden Eigentümer anschauliche und nachvollziehbare Jahresabrechnung zu erstellen. Das Abrechnungswesen gehört zu den wesentlichen Pflichtaufgaben des WEG-Hausverwalters.

In der Konsequenz führt dies dazu, dass der Hausverwalter dem Wohnungseigentümer auf Schadensersatz haftet, wenn diesem durch die verspätete Abrechnung ein Schaden entsteht, indem er u.a. infolge einer verspäteten Abrechnung der Nebenkosten auf eine Nachforderung verzichten muss.

Erstellt die Hausverwaltung überhaupt keine Hausgeldabrechnung, sind alle Wohnungseigentümer gleichermaßen betroffen und müssen den Hausverwalter gegebenenfalls gerichtlich verpflichten, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Alternativ besteht die Möglichkeit, den Hausverwalter fristlos wegen dieser Pflichtverletzung zu kündigen und einen neuen Hausverwalter zu bestellen. Der frühere Verwalter haftet für die durch seine Pflichtverletzung bedingten Schäden.

19 Antworten auf "Nebenkostenabrechnung: Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten"

  • Jenny Klink
    17. Mai 2016 - 10:47 Antworten

    Guten Tag Herr Hundt,

    wie sieht es mit einer Erstattung eines Versorgers aus vergangenen Jahren aus?
    2009 – 2013 sind vom Energieversorger zu hohe Rechnungen gestellt worden. Diese Beträge werden jetzt 2016 erstattet.
    Wie muss ich diese Beträge in den Nebenkostenabrechnungen berücksichtigen? Ansprüche aus alten Abrechnungen? Mieterwechsel bzw. Eigentümerwechsel inclusive.
    Gilt die Verjährung oder muss ich ehem. Vertragspartner aufspüren? Wie hoch darf mein Aufwand werden bei einer Erstattung von ca. 10 € pro Partei und Jahr?
    Oder geniessen die jetzigen Bewohner für 2016 die Erstattung?
    Viele Grüsse
    Jenny Klink

    • Dennis Hundt
      17. Mai 2016 - 17:39 Antworten

      Hallo Jenny,

      danke für Ihren Beitrag. Sie werfen sehr viele Fragen auf, deren Beantwortung sicher auch von den Gegebenheiten des Einzelfalls abhängen. Ich kann Sie nur bitten, die Sachlage rechtlich von einem Anwalt einschätzen zu lassen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Cynthia Dellas
    7. Juni 2016 - 20:26 Antworten

    Hallo,
    Ich habe vor einer Woche per E-mail eine Nebenkostenabrechnung meiner alten Hausverwaltung erhalten. Diese bezieht sich auf den Abrechnungszeitraum von 1.9.2013 bis 31.8.2014. Eine Folgeaddresse habe ich beim damaligen Auszug angegeben, sowie meine Handy Nummer und E-mail, was ich auch schriftlich im Abnahmeprotokoll belegen kann. Nachdem ich noch einmal umgezogen bin hatte ich bis Oktober 2015 einen Nachsende Auftrag bei der Deutschen Post, damit jegliche Post mich trotzdem in der neuen Adresse erreicht. Ich habe der Hausverwaltung mitgeteilt das ich die Forderung der Abrechnung in Höhe von 222€ nicht akzeptiere, da sie die Frist gemäß §556 Absatz 3 Satz 2 BGb überschritten haben.
    Die besagte Hausverwaltung besteht auf ihr recht und beschuldigt mich, daß ich meinen Pflichten nicht nachgekommen wäre die 2te Folgeaddresse mitzuteilen. Trotz des Nachsende Auftrages, bei dem die Abrechnung mich ja hätte erreichen müssen, wenn sie rechtzeitig abgeschickt worden wäre.

    Ist die Hausverwaltung hier im recht, wenn Nein wie kann ich die Forderung ausdrücklich ablehnen um endlich meine Ruhe zu haben?

    VG Cynthia D.

    • Dennis Hundt
      8. Juni 2016 - 08:08 Antworten

      Hallo Cynthia,

      Sie müssen Ihren neue(n) Anschriften mitteilen bzw. dafür sorgen, dass die Post zuverlässig zu Ihnen gelangen kann. Ich würde als Argument anbringen, dass der Nebenkostenabrechnung offensichtlich garnicht fristgerecht zu ersten neuen Anschrift gesendet wurde?! (Oder kam der Brief zurück?)

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Michaela Weber
    23. Juni 2016 - 14:16 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    interpretiere ich das richtig zu Pkt. 6 „Nachberechnungsfrist beträgt 3 Monate“:
    „Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem der Vermieter die Abrechnung selbst erhalten hat.“

    Wir haben für 2013 u. 2014, 2015 noch keine HausgeldAbrechnungen erhalten (Gerichtsverfahren wegen Verteilerschlüssel sind am laufen).
    Sprich, wenn im Laufe des Jahres 2016 oder 2017 die Abrechnungen für 2013-2015 von der Hausverwaltung bei den mir eintreffen, bin ich berechtigt, an meinen Mieter abzurechnen?

    Vielen Dank für Ihre Auskunft.
    Freundliche Grüße

    • Dennis Hundt
      23. Juni 2016 - 17:34 Antworten

      Hallo Michaela,

      als Eigentümerin müssen Sie sich gegenüber der WEG-Verwaltung stark machen und die Abrechnung fordern. Es kommt also auf den Einzelfall an.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Weber
    13. Juli 2016 - 11:19 Antworten

    Hallo,
    ich habe eine Frage, ich habe gestern, am 12.07.2016 die Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum 01.06.2014 – 31.05.2015 erhalten, gehe ich recht in der Annahme, dass ich die dort ausgewiesene Nachzahlung nicht zahlen muss, da die Abrechnungsfrist abgelaufen ist?

    VG C. Weber

    • Dennis Hundt
      13. Juli 2016 - 12:54 Antworten

      hallo Herr Weber,

      richtig, die Abrechnungsfrist von 12 Monaten wurde überschritten. Das führt in der Regel dazu, dass der Mieter die Nachzahlung nicht leisten muss.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Thomas Kufner
    3. Dezember 2016 - 12:43 Antworten

    Hallo,

    mein WEG Verwalter weigert sich beharrlich mir die NK-Abrechung zukommen zu lassen. Auch habe ich keinerlei Informationen der letzten WEG-Versammlung. Er ignoriert mich einfach. Ich habe ihn mehrfach versucht zu telefonisch kontaktieren, er sagt nur ja, ja, ja und macht nichts.
    Habe ebenso einen Brief mit der erneuten Bitte die NK-Abr. und Protokoll zukommen zu lassen. Keine Antwort. Ebenso hat er die nicht umlagefähigen NK seit 3 Jahren mir nicht in Rechnung gestellt bzw. angefordert. Er weigert sich, diese von meinem Konto einzuziehen.
    Muß ich die überhaupt noch bezahlen? Ich schädige ja so die WEG. Was kann ich denn noch tun gegen diesen Nichts-Tür? Ich muß die NK-Abrechnung für meinen Mieter erstellen, kann ich aber ohne Information des WEG-Verwalter nicht.
    Bitte um Hilfe.

  • Rolf Wiegand
    28. Dezember 2016 - 16:55 Antworten

    Wenn eine WEG Verwaltung keine Hausgeldabrechnung erstellt, liegt es natürlich nahe, sich nach einer neuen Verwaltung umzusehen. Dennoch bleiben aber für den nicht korrekt abgerechneten Zeitraum Fragen übrig, z.B.
    Der Mieter ist wohl aus dem Schneider aber die WEG hatte Kosten, die ggf. noch zu verteilen sind. Dann stellt sich die Frage, ob der Eigentümer auch später noch gegenüber der WEG zu Nachzahlungen verpflichtet ist. Irgendwie müssen die Kosten ja übernommen werden.
    Einigt man sich z.B. mangels geeigneter Ablesedaten bei den Heizkosten innerhalb der WEG zu einer Verhandlungslösung und der Eigentümer zahlt seinen entsprechenden Anteil nach. Kann er für diese Nachzahlung – die er ja vom Mieter nicht mehr einfordern kann – dann von der früheren WEG Verwaltung Schadenersatz fordern, obwohl es eine Zahlung auf Verhandlungsbasis ist und eine Schuld (Zahlungspflicht des Eigentümers und der entsprechende Betrag) nicht zweifelsfrei juristisch festgestellt wurde?
    Gibt es für solche Fälle Quellen bzw. Urteile, an denen man sich orientieren kann?

    • Dennis Hundt
      29. Dezember 2016 - 19:18 Antworten

      Hallo Rolf,

      Ihre Fragen betreffen das WEG. Ich würde ganz gezielt nach entsprechenden Urteilen suchen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Jeannette
    2. Januar 2017 - 09:28 Antworten

    Wenn ich bisher noch keine Nebenkostenabrechnug 2015 erhalten habe und dies ggf. daran liegt, dass der Vermieter noch Abrechnungen anderer Energieversorger erwartet, muss er dann trotzdem bis 31.12.16 eine Information an mich geben, dass sich die Zustellung deswegen über die übliche Frist hinaus verlängert?

  • Jürgen Stab
    20. Januar 2017 - 15:55 Antworten

    Hallo,

    ich habe eine Wohnung geerbt. Jetzt habe ich zum ersten Mal in meinem Leben die Nebenkostenabrechnung für 2015 machen müssen. Diese wurde dem Mieter auch im Dezember 2016 per Einschreiben überreicht. Nach etwas Hin und Her-Schreiberei, bekam ich jetzt die Info, dass ich vergessen hätte eine Kopie der Heizungsabrechnung (alle NK warden von einer Hausverwaltung ausgeührt) beizufügen. Dieses wußte ich nicht, hatte die Heizkosten aber richtig in der NK Abrechnung berechnet.

    Kopie ging wie gasagt raus, nun wird behauptet, diese lag bis Ende 2016 nicht vor und somit wird meine Nachforderung abgewiesen.

    Geht das?

    Gruß und Danke

    Jürgen

  • Torsten Jonas
    25. Januar 2017 - 00:13 Antworten

    Guten Tag Herr Hundt,
    2015 bin ich nach einer Trennung umgezogen und habe meine neue Adresse beim alten Vermieter angegeben, nun habe ich für das Jahr noch Nebenkostenabrechnung meines ehemaligen Vermieters zu spät erhalten, was ich Widerrufen habe. Er beruft sich aber darauf, das die Post nicht zustellbar war, an die Adresse meiner Ex und an meine. Dabei hat er mir die Nebenkostenabrechnung 2014 schon an die neue Adresse, sogar pünktlich zugesendet. Nur stimmt es das meine Ex inzwischen Unbekannt verzogen ist. Spielt dieser Faktor eine Rolle oder reicht es aus, das er meine aktuelle Adresse hat und er mir fristgrecht die Unterlagen zusenden hätte können? Zur info, wir standen beide im Mietvertrag.

  • Roxana M.
    20. März 2017 - 23:11 Antworten

    Ich habe 2015 eine Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum 2013 mit einer Forderung von ca. 800,- € erhalten, die ich damals auch beglichen habe. Ich lese jetzt jedoch, dass ich sie nicht hätte bezahlen müssen. Gibt es die Möglichkeit, dieses Geld wieder zurückzufordern?

  • Ano Nym
    20. Oktober 2017 - 13:17 Antworten

    Moin moin,

    auf dieser Seite von Euch https://www.nebenkostenabrechnung.com/nebenkostenabrechnung-vermieter-hat-die-verspaetung-nicht-zu-vertreten/ seid ihr der BGB-typischen Negierungsform beim Vertretenmüssen (Beweislastumkehr) aufgesessen und schreibt folgendes:
    „Geht die Abrechnung dem Mieter nicht fristgerecht zu, kann der Vermieter mit der Nebenkostenabrechnung keine Nachforderungen auf die Nebenkosten mehr geltend machen. Dies gilt aber nur, soweit der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat (§ 556 III 4 BGB).“
    Es müsste natürlich heißen: „Dies gilt NICHT, soweit der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat.“
    Ja ja, komplizierte Materie. War mir auch zu trocken und ich bin ins Handwerk gegangen…

    • Dennis Hundt
      23. Oktober 2017 - 13:10 Antworten

      Hallo Ano Nym,

      danke für die Korrektur.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Barbara Stopper
    9. November 2017 - 17:52 Antworten

    Ich bin Mieterin und habe bisher die Nebenkostenabrechnung von der betreuten Hausverwaltung regelmäßig im Mai bzw. Juni des Folgejahres erhalten. Im Jahr 2017 wurde mir bisher keine Abrechnung für 2016 zugestellt. Ich hatte immer eine Rückerstattung erhalten, überwiesen von der Vermieterin. Bei meiner telefonischen Nachfrage bei der Hausverwaltung wurde mir mitgeteilt, dass meine Vermieterin in diesem Jahr keine Nebenkostenabrechnung an mich geschickt werden soll von der Hausverwaltung. Da ich aus familiären Gründen vornehmlich durch den Tod meines Ehemannes mich längere Zeit in Stuttgart aufhielt erwarte ich eine größere Rückzahlung. Wie muss/kann ich mich gegenüber meiner Vermieterin verhalten, um die anfallende Rückzahlung zu bekommen. Ich möchte mich korrekt ihr gegenüber verhalten. Bitte helfen Sie mir.

    B. Stopper

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