Nebenkostenabrechnung durch die Post verspätet zugestellt – Wer trägt das Risiko?

Wie das Leben so spielt: Der Vermieter will die Abrechnungsfrist für die Nebenkostenabrechnung wahren und verschickt in den letzten Tagen der Abrechnungsfrist, meist um die Jahreswende, die Nebenkostenabrechnung mit der Post an den Mieter. Verzögert sich die Zustellung durch die Post, ist die Nebenkostenabrechnung verspätet zugegangen.

Beruft sich der Mieter dann darauf, dass ihm die Abrechnung verspätet zugegangen sei, braucht er eine eventuelle Nachzahlungsforderung nicht zu bezahlen. Die Abrechnungsfrist ist eine Ausschlussfrist. Daraus ergibt sich die Frage, ob und inwieweit der Vermieter das Risiko trägt, dass die Post Briefe verzögert zustellt.

1. BGH: Vermieter haftet für verzögerte Postzustellung

Der Bundesgerichtshof hat die Problematik erörtert und klar entschieden (BGH Urteil v. 21.1.2009, VIII ZR 107/08). Der Vermieter wahrt die Abrechnungsfrist nur dann, wenn die Abrechnung dem Mieter fristgerecht zugeht. Allein die rechtzeitige Absendung der Abrechnung durch den Vermieter mit der Aufgabe zur Post genügt dafür nicht. Der Vermieter hat ein Verschulden der Post zu vertreten.

2. Vermieter muss Abrechnungsfrist bedingungslos einhalten

§ 556 III Satz 2 BGB verpflichtet den Vermieter, bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraums, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und diese dem Mieter zuzuleiten. Abrechnungszeitraum ist der mietvertraglich vereinbarte Zeitraum, im Regelfall das Kalenderjahr. Versäumt der Vermieter diese Abrechnungsfrist, kann er nach Fristablauf keine Nachforderungen mehr erheben. Die gesetzlich bestimmte Frist ist eine Ausschlussfrist. Sie hat den Zweck, den Vermieter zu einer zügigen, zeitnahen Abrechnung anzuhalten und den Mieter zu informieren, ob er in sein Haushaltsbudget eventuell Nachzahlungen einkalkulieren muss oder eine Erstattung erwarten darf.

3. Aufgabe zur Post begründet nicht den Anschein des Zugangs

Will der Vermieter diese Ausschlussfrist einhalten, genügt es nicht, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und mit der Post zu verschicken. Allein der rechtzeitige Versand ist noch nicht fristwahrend. Vielmehr muss der Vermieter gewährleisten, dass die Nebenkostenabrechnung tatsächlich auch in den Empfangsbereich des Mieters gelangt (§ 130 BGB). Verzögert sich die Postzusendung oder bestreitet der Mieter den Zugang, muss der Vermieter darlegen und beweisen, dass die Nebenkostenabrechnung fristgerecht zugegangen ist. Die Rechtsprechung erkennt nicht an, dass die Post statistisch und erfahrungsgemäß regelmäßig in der üblichen Postbeförderungszeit von einem Tag zugeht und lehnt einen entsprechenden Anscheinsbeweis ab (BGH IX ZR 32/07).

4. Was bedeutet: Post ist Erfüllungsgehilfe?

Der Vermieter kann sich allenfalls dann entlasten, wenn er die verspätete Zustellung nicht zu vertreten hat. Der Vermieter hat natürlich eigenes Verschulden immer zu vertreten, wenn er die Abrechnung verspätet und damit verfristet erstellt. Zugleich hat er aber auch das Fehlverhalten seiner Erfüllungsgehilfen zu vertreten.

Erfüllungsgehilfe ist jede Person, der sich der Vermieter zur Übermittlung der Nebenkostenabrechnung bedient (§ 278 BGB). Dies können Familienangehörige, Angestellte oder eben die Post oder private Zustelldienste sein. Die Konsequenz besteht darin, dass das Fehlverhalten der Erfüllungsgehilfen dem Vermieter als Auftraggeber zuzurechnen ist (BGH NJW-RR 2002, 127). Daran ändert auch nichts, dass der Vermieter gegenüber der Post keine Weisungen erteilen kann.

5. Vermieter muss Postverzögerungen einkalkulieren

Unerwartete und nicht vorhersehbare Verzögerungen auf dem Postweg oder Postverluste gehen zu Lasten des Vermieters. Will sich der Vermieter entlasten, muss er Umstände vortragen, aus denen sich ergibt, dass er selbst und die von ihm beauftragte Post nicht schuldhaft gehandelt haben. In Betracht kommen ein Streik der Postmitarbeiter oder witterungsbedingte Verzögerungen. Erfahrungsgemäß wird dem Vermieter also nur in absoluten Ausnahmefällen ein solcher Entlastungsbeweis gelingen. Ihm obliegt die Beweislast. Im Zweifel trägt er immer das Risiko und muss sich das Verhalten der Post als Erfüllungsgehilfe zurechnen lassen. Letztlich ist dies auch sachgerecht, da der Mieter noch weniger dafür kann und nach Vorgabe des Gesetzes eine fristgerechte Information erwarten darf.

6. Welche Alternativen haben Vermieter?

Will der Vermieter das Postversandrisiko vermeiden, muss er die Nebenkostenabrechnung persönlich übergeben, einen Boten oder auch den Gerichtsvollzieher (§ 132 BGB) beauftragen. Sofern er ein Einwurfeinschreiben verschickt, soll ihm anhand des Auslieferungsbelegs wenigstens der Anscheinsbeweis zugutekommen, so dass erfahrungsgemäß unterstellt wird, dass die Nebenkostenabrechnung tatsächlich zugestellt wurde. Will der Mieter dann den Zugang bestreiten, muss er dafür nachvollziehbare Gründe angeben. Das bloße Bestreiten genügt dann nicht.

Noch besser ist es natürlich, wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung zeitlich so frühzeitig verschickt, dass er auf eventuelle Zustellungsprobleme noch rechtzeitig reagieren und die Ausschlussfrist wahren kann.

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