Nebenkostenabrechnung per Einschreiben, Boten oder Brief zustellen?

Der Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung ist eine mühevolle Angelegenheit. Allein die Erstellung genügt nicht. Sie muss dem Mieter zugehen. Ein ordentlicher Mieter wird den Zugang selten bestreiten. Es gibt aber auch andere Zeitgenossen.

Will der Vermieter vom Mieter eine Nachzahlung einfordern, muss er gegebenenfalls den Zugang einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung beim Mieter nachweisen. Dem Vermieter obliegt die Beweispflicht dafür, dass der Mieter die Nebenkostenabrechnung tatsächlich erhalten hat. Dieses scheinbar unwichtige Detail entscheidet in der Praxis oft über das Schicksal einer Nebenkostenabrechnung.

1. Persönliche Übergabe ist der Idealfall

Im Idealfall übergibt der Vermieter dem Mieter persönlich Auge in Auge die Nebenkostenabrechnung. Noch idealer ist es, die Übergabe einer Kopie der Nebenkostenabrechnung vom Mieter quittieren zu lassen oder in Anwesenheit eines neutralen Zeugen zu übergeben. Sollte der Vermieter die Abrechnung am letzten Tag der Frist übergeben müssen, bleibt ihm ohnehin keine Alternative als die persönliche Übergabe.

Bestreitet der Mieter, dass er die Nebenkostenabrechnung des Vermieters erhalten hat, ist das Nachzahlungsverlangen des Vermieters mangels Fälligkeit unbegründet. Deshalb muss der Vermieter die Zustellung möglichst nachweisbar organisieren. Er darf dem Mieter keine Grundlage bieten, den Zugang zu bestreiten. Insoweit kommt die Zustellung per Einschreiben, Boten oder Brief in Betracht. Vor allem empfiehlt sich die frühzeitige Zustellung.

2. Zustellung per Brief

Gibt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung als einfachen Brief zur Post, spricht eine Vermutung dafür, dass der Brief den Mieter als Empfänger auf dem Postweg tatsächlich auch erreicht. Allerdings kann der Vermieter im Zweifelsfall nur schwer beweisen, dass er den Brief tatsächlich zur Post gegeben hat. Unter Umständen helfen Indizien.

Für den Zugang beim Mieter spricht, dass andere Mieter im Mehrfamilienhaus die Nebenkostenabrechnung erhalten haben. Ist dies der Fall, wird es ein Gericht für wenig glaubwürdig halten, wenn ein einzelner Mieter behauptet, ausgerechnet er habe nichts erhalten.

Sollte der Mieter den in der Nebenkostenabrechnung ausgewiesenen Vorauszahlungsbetrag für das neue Abrechnungsjahr mit dem dort vorgegebenen neuen Betrag bezahlen, dokumentiert er, dass er die Nebenkostenabrechnung wohl doch erhalten hat.

Wichtig ist, dass ein mit der Post versandter Brief korrekt frankiert ist. Andernfalls riskiert der Vermieter, dass der Mieter die Annahme ablehnt und den Zugang vereitelt, wenn er mit dem Nachporto belastet werden soll.

Der Vermieter hat unvorhersehbare Verzögerungen in der Postbeförderung in der Regel nicht zu vertreten. Gleiches gilt, wenn die Abrechnung auf dem Postweg verloren geht. Allerdings muss der Vermieter nachforschen, wenn der Mieter längere Zeit nicht auf die Abrechnung reagiert und keine Nachzahlung leistet.

Die Zustellung per E-Mail genügt nicht.

3. Zustellung per Boten

Kommt die persönliche Übergabe an den Mieter nicht in Betracht, kann der Vermieter den Brief mit der Nebenkostenabrechnung in den Briefkasten des Mieters einwerfen oder einen Boten beauftragen, für den Einwurf zu sorgen.

Wirft der Vermieter den Brief persönlich in den Briefkasten, kann er im Streitfall den Zugang nicht glaubhaft beweisen, da er nicht selbst Zeuge in eigener Sache sein kann. Ein Bote hingegen kann als Zeuge die Zustellung bezeugen.

4. Zustellung per Einschreiben mit Rückschein

Und der Situation vorzubeugen, übersenden Vermieter gerne die Nebenkostenabrechnung per Einschreiben mit Rückschein. Der Postbote übergibt dazu dem Mieter oder einem Haushaltsangehörigen das Schreiben mit der Nebenkostenabrechnung und lässt sich den Empfang bestätigen. Die Empfangsbestätigung schickt die Post an den Vermieter zurück.

Ganz schlaue Mieter, die grundsätzlich mit dem Eingang schlechter Nachrichten rechnen und auch nach der Jahreswende erfahrungsgemäß die Nebenkostenabrechnung erwarten, verweigern den Zugang des Einschreibens und sind auch nicht bereit, die Empfangsbestätigung zu quittieren. In diesem Fall hinterlässt der Postbote im Briefkasten des Mieters eine Benachrichtigung, mit der Aufforderung, das Einschreiben in der bezeichneten Postfiliale abzuholen. Holt der Mieter das Einschreiben dann trotzdem nicht ab, muss der Vermieter davon ausgehen, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter nicht zugegangen ist.

Zwar verhält sich der Mieter in diesen Fällen meist treuwidrig, da den Zugang bewusst vereitelt und aufgrund seiner mietvertraglichen Verpflichtung eigentlich verpflichtet werde, die Schreiben des Vermieters entgegenzunehmen. Aber auch in diesen Fällen muss der Vermieter beweisen, dass der Mieter tatsächlich treuwidrig gehandelt hat und trägt im Zweifelsfall das Risiko, dass ihm der Nachweis nicht sicher zur Überzeugung des Gerichts gelingt.

Noch schlauere Mieter kommen bisweilen auf die Idee und behaupten, dass nur ein leerer Briefumschlag ohne Inhalt übersandt worden sei. Diese Behauptung wirkt in der Regel wenig glaubwürdig und wird kaum geeignet sein, die plausible Behauptung des Vermieters zu entkräften, er habe mit der übersandten Nebenkostenabrechnung eine Nachforderung geltend gemacht. Schließlich hat der Vermieter kein Interesse daran, einen leeren Briefumschlag zu versenden, da er die Nachzahlung einfordern möchte.

5. Zustellung per einfachem Einschreiben

Insoweit ist es empfehlenswert, die Nebenkostenabrechnung als einfaches Einschreiben ohne Rückschein zu verschicken. Dann wirft der Postbote den Briefumschlag in den Briefkasten des Mieters ein und dokumentiert den Zugang.

Allerdings erhält der Vermieter keine ausdrückliche Empfangsbestätigung, kann aber über das Internet anhand der Post-Einlieferungsnummer den Zugang des Einschreibens beim Mieter nachvollziehen. Idealerweise druckt er sich diese Information aus dem Internet aus und bewahrt sie in den Unterlagen auf.

6. Frühzeitige Zustellung ermöglicht Zweitzustellung

Vorbeugend kann ein Vermieter bei der Übersendung der Nebenkostenabrechnung auf dem Postweg eine gewisse Sicherheit einbauen. Dazu sollte er die Nebenkostenabrechnung frühzeitig vor Ablauf der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist übersenden.

Zahlt der Mieter nicht fristgerecht, kann er angemahnt werden. Reagiert der Mieter auch dann nicht, hat der Vermieter Anlass, beim Mieter nachzuforschen. Gegebenenfalls kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist noch einmal zustellen und bei begründeten Zweifeln an der Seriosität des Mieters für eine unmittelbare persönliche Übergabe (Bote) sorgen.

7. Klage erfordert Zugangsbeweis

Zahlt der Mieter die Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb der gesetzlichen Verzugsfrist von 30 Tagen nach Zugang, kann der Vermieter den Mieter nochmals anschreiben oder telefonisch kontaktieren und sich nach der Zahlung des Nachzahlungsbetrages erkundigen. Unterbleibt die Zahlung des Mieters weiterhin, kann der Vermieter die Forderung gegebenenfalls gerichtlich gegenüber dem Mieter geltend machen (Mahnbescheid, Zahlungsklage) oder bei anhaltendem Zahlungsverzug letztlich die Kündigung aussprechen.

Im Gerichtsverfahren muss der Vermieter den Zugang der Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter beweisen. Begründete Zweifel gehen zu seinen Lasten.

8. Aufenthaltsermittlung bei unbekannt verzogenem Mieter

Sollte der Mieter ausgezogen sein, muss der Vermieter darauf achten, dass die Nebenkostenabrechnung an die neue Adresse des Mieters zugestellt wird.

Ist der Mieter unbekannt verzogen, kommt der Vermieter um die Aufenthaltsermittlung nicht herum. Auch wenn der Mieter eigentlich mietvertraglich verpflichtet ist, für den Zugang von Post Sorge zu tragen (Postnachsendeauftrag), muss der Vermieter gezwungenermaßen aktiv werden, wenn er einen Nachzahlungsbetrag einfordern will.