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Zustellung der Nebenkostenabrechnung per E-Mail zulässig?

Der Vermieter muss bei entsprechender Vereinbarung mit dem Mieter im Mietvertrag die Nebenkosten jährlich abrechnen. Dabei stellt sich auch die Frage des zeitlichen und organisatorischen Aufwandes.

Gerade im Zeitalter der elektronischen Kommunikation fragt sich, ob die Zustellung der Nebenkostenabrechnung auch per E-Mail zulässig ist oder ob und inwieweit der Vermieter verpflichtet ist, die Nebenkostenabrechnung schriftlich zu erstellen und inwieweit eine persönliche Unterschrift erforderlich ist.

Ausschlaggebender Gesichtspunkt ist letztlich, dass der  Vermieter die Beweislast dafür trägt, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter tatsächlich zugegangen ist. Auch ist zwischen preisgebundenem und preisfreien Wohnraum zu unterscheiden.

1. Preisgebundener Wohnraum

  • Bei öffentlich gefördertem und somit preisgebundenem Wohnraum bedarf die Nebenkostenabrechnung immer der Schriftform, sofern der Vermieter Nachzahlungen einfordert (§§ 20 IV 1, 4 VII NMV, 10 I WoBinG).

Der Umfang der Schriftform beinhaltet, dass die Abrechnung vom Vermieter eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet sein muss. Allerdings erlaubt der BGH auch die maschinelle Unterschrift, wenn die Abrechnung mithilfe eines PCs angefertigt wurde.

Außerdem muss die Einheit der Urkunde gewahrt sein. Dazu ist Voraussetzung, dass die Zusammengehörigkeit einer aus mehreren Blättern bestehenden Abrechnung entweder körperlich oder sonst erkennbar gemacht ist  (fortlaufende Seitenzahl, fortlaufende Nummerierung  der Nebenkostenpositionen, einheitliche grafische Gestaltung, inhaltlicher Zusammenhang des Textes) (BGH NZM 2005, 61).

2. Preisfreier Wohnraum

  • Bei einem preisfreien Wohnraum bedarf die Nebenkostenabrechnung keiner bestimmten Form. Das Gesetz schweigt hierzu. Hier bestimmen rein praktische Gegebenheiten die Notwendigkeiten.

Ausgangspunkt ist zunächst, dass der Vermieter verpflichtet ist, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung in nachvollziehbarer Form zur Verfügung zu stellen.

  • Eine bloß mündliche Nebenkostenabrechnung dürfte für den Mieter in zumutbarer Weise kaum überprüfbar sein (Schmid DWW 2002, 258).  Auch wäre der Vermieter nicht in der Lage, im Streitfall eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu dokumentieren und einen eventuellen Nachzahlungsbetrag  nachvollziehbar einzufordern. Sie scheidet faktisch aus.
  • Um die Abrechnung nachvollziehbar zu gestalten, ist in der Regel eine schriftliche Darstellung unumgänglich. Allerdings erübrigt sich die Schriftform im Sinne des § 126 BGB,  der eine eigenhändige Unterschrift fordert (LG  Berlin ZMR 1996, Heft 9 S. X).  Auch die Anforderungen an die Textform im Sinn des § 126b BGB (sieh dazu BGH oben zu 1.) müssen nicht erfüllt sein (Langenberg WuM 2003, 671).  Es genügt, dass die Abrechnung erkennen lässt, dass sie vom Vermieter stammt und das Mietobjekt erkennbar macht. Textform bedeutet daher lediglich Schriftform, ohne dass eine Originalunterschrift zwingend notwendig wäre. Wenn die Abrechnung zweckmäßigerweise schriftlich erteilt wird, sollte es kein Problem, sie auch zu unterschreiben.
  • Der Vermieter kann daher die Nebenkostenabrechnung auch per E-Mail, Telefax oder Kopie erstellen und verschicken.  Anstelle der persönlichen Unterschrift reicht es aus, die Abrechnung mit dem gedruckten oder geschriebenen Namen des Vermieters abzuschließen (Beispiel: gez. Hans Lustig). Im Idealfall trägt die E-Mail eine elektronische Signaturunterschrift.

Auch kann der Vermieter die Abrechnung schriftlich erstellen, unterschreiben und dann einscannen und als E-Mail nebst Anhang übersenden.

Zustellung ist bei E-Mail schwierig nachweisbar

Der Ansatzpunkt besteht letztlich darin, dass der Vermieter den Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter im Streitfall beweisen muss.  Dies gelingt ihm am sichersten, wenn er die Abrechnung in schriftlicher Form und am besten mit persönlicher Unterschrift dem Mieter persönlich in die Hand drückt oder mit der Post übersendet.

Die Zustellung per E-Mail trägt das Risiko, dass der Mieter den Zugang bestreiten und der Versandnachweis eines Schriftstücks per E-Mail vor Gericht angezweifelt werden kann und keine ausreichende Sicherheit zur Erfüllung der Beweislast des Vermieters bietet.

10 Antworten auf "Zustellung der Nebenkostenabrechnung per E-Mail zulässig?"

  • Kristian
    24. Mai 2017 - 08:13 Antworten

    …und was ist, wenn ich mir den Empfang inklusive Möglichkeit, das digitale Dokument zur Ansicht zu öffnen, per E-Mail vom Mieter bestätigen lasse. Reicht das aus als Nachweis?

    … und wieso ist der Nachweis per Post mehr gegeneben, als per E-Mail. Damit das wirklich zutrifft, müsste ich die NKA doch eigentlich mindestens per Einschreiben versenden?

    Viele Grüße
    Kristian

  • Christina Plathner
    18. Oktober 2018 - 16:42 Antworten

    Wie sieht es aus, wenn der Vermieter über eine Firma abrechnen lässt, muss ich als Vermieter dann die Originalrechnung der Nebemkostenabrechnung dem Mieter zuschicken?

  • Melanie Lau
    30. Januar 2019 - 17:23 Antworten

    Ich habe heute durch Zufall eines Nachbars erfahren, dass die Betriebskostenabrechnungen einfach online auf der Homepage der Wohnungsbaugesellschaft in den persönlichen Bereich gestellt worden sind. Ich hatte jedoch in keinster Weise Kenntnis davon erhalten. Die Heizkostenabrechnung wurde hingegen förmlich und fristgerecht im Dezember letzten Jahres per Post zugestellt. Jetzt weiß ich nicht so recht, wie ich damit umgehen soll. M. E. wurde die 12monatige Frist zur ordnungsgemäßen Zustellung hier nicht eingehalten. Und offiziell wurde mir bis heute nichts zugestellt. Da ich wohl auch eine ordentliche Summe nachzahlen soll, weiß ich jetzt nicht wie ich mich verhalten soll.

    Hätte mein Widerspruch wegen nicht ordnungsgemäßer und dadurch nicht fristgerechter Zustellung der Betriebskostenabrechnung bestand, was zur Folge hätte, dass ich die Nachforderung nicht leiste?

  • Jule
    23. Oktober 2020 - 07:29 Antworten

    Hallo, ich habe meine wohnung zum 31.12.20 gekündigt und bin dabei die Wohnung laut Vertrag vorzubereiten.
    1. die Vermieterin will dass ich die Heizkörper lackiere und den Parkettboden schleife und neustreiche. So war es im Vertrag nicht vereinbart und die Nutzungsspuren sind nicht anders als beim Einzug, da ich Teppich hatte.
    2. Betriebskostenabrechnung von 2019 kommt zusammen mit der für 2020?
    3. Für die Betriebskostenabrechnung möchte ich der Vermieterin keine neue Adresse mitteilen, da ich noch keine habe. Dafür habe ich ihr angeboten mir diese einzuscannen und per E-Mail zuschicken. Ist das möglich? Sie hat ansonsten die Abrechnung immer auf den letzten Drucker in die Briefkästen eingeworfen ohne zu bestätigen usw. Ich will ihr nichts Böses, ich möchte ihr nicht sagen wo ich wohnen werde. Zumal aus beruflichen Gründen werde ich eine Zeit lang , ein paar Monate in Polen sein und dort gibt es keine Meldepflicht.
    Ich weiß dass sie woanders Menschen erlebt hat, die in einer nächtlichen Aktion sich vom Acker gemacht haben. Neulich wieder eine aus der Kellerwohnung, die nun wirklich ein stinkender Wohnloch ist hat ihr die ganze Putzarbeiten und streichen hinterlassen.
    Deshalb befürchtet sie, dass ich es auch do mache?

    • Dennis Hundt
      23. Oktober 2020 - 09:18 Antworten

      Hallo Jule,

      lassen Sie die Schönheitsreparaturklausel prüfen, dann wissen Sie, welche Arbeiten Sie ausführen müssen. Reichen Sie Ihre Anschrift nach, wenn Ihnen diese vorliegt.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Sabine
    21. April 2021 - 11:30 Antworten

    Guten Tag,

    ich habe von meiner ehemaligen WG die NK-Abrechnung für den Zeitraum 1.6.19- 31.5.20 erhalten, mit einer hohen Nachzahlung.
    Nun mein Problem: Ich habe die Abrechnung nur als Foto per Whatsapp von meiner ehemaligen Mitbewohnerin erhalten, nicht vom Vermieter. Als ich das Mietverhältnis im letzten Jahr gekündigt habe, habe ich dem Vermieter meine neue Postadresse schriftlich auf der Küdigung mitgeteilt, mit der Bitte die kommenden Abrechnungen hierhin zu senden.

    Bin ich nun dazu verpflichtet, die Nachzahlung aufgrund dieses Whatsapp Bilds meiner Ex-Mitbewohnerin zu leisten oder kann ich erwarten, dass ich die Abrechnung vom Vermieter an die neue Adresse geschickt bekomme? Meine Mail Adresse und Telefonnummer sind dem Vermieter darüber hinaus auch bekannt, es kam keinerlei Mitteilung von ihm.

    Was ist, wenn ich keine Abrechnung/Nachricht vom Vermieter bis zum 31.5.21 erhalte?

    Danke und viele Grüße

    • Sabine
      21. April 2021 - 11:36 Antworten

      PS: Ich bin natürlich bereit die Nachzahlung zu leisten, wenn alles korrekt ist. Da es aber eine hohe Summe ist möchte ich die Abrechnung gerne „richtig“ nachvollziehen/prüfen können und mich nicht unbedingt allein auf ein Foto meiner Ex-Mitbewohnerin verlassen.

      • Dennis Hundt
        22. April 2021 - 08:14 Antworten

        Hallo Sabine,

        was haben Sie mit dem Vermieter vereinbart? Sind Sie als Hauptmieterin aus dem gemeinsamen Mietvertrag ausgeschieden? Oder sind Sie Untermieterin?

        Viele Grüße

        Dennis Hundt

        • Sabine
          22. April 2021 - 10:00 Antworten

          Hallo Herr Hundt,

          ich war Hauptmieterin, ebenfalls wie meine Mitbewohnerin. Wir standen beide gleichberechtigt im Vertrag und haben beide unterschrieben. Es gab keinen Vertrag zur Untermiete zwischen meiner Mitbewohnerin und mir. (Mit meiner Nachfolgerin wurde darüber hinaus ein komplett neuer Mietvertrag geschlossen)

          Deswegen ging ich davon aus eine NK-Abrechnung separat zu erhalten, zumal ich es in der Kündigung ja formuliert hatte. Auf der Abrechnung, die im Briefkasten lag, standen zwar die Nachnamen von mir und meiner Mitbewohnerin – allerdings wohne ich schon seit 2020 nicht mehr in der Wohnung und ohne das Foto meiner Mitbewohnerin hätte ich keine Kenntnis von der Abrechnung haben können.

          Viele Grüße

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