Zustellung der Nebenkostenabrechnung per E-Mail zulässig?

Der Vermieter muss bei entsprechender Vereinbarung mit dem Mieter im Mietvertrag die Nebenkosten jährlich abrechnen. Dabei stellt sich auch die Frage des zeitlichen und organisatorischen Aufwandes.

Gerade im Zeitalter der elektronischen Kommunikation fragt sich, ob die Zustellung der Nebenkostenabrechnung auch per E-Mail zulässig ist oder ob und inwieweit der Vermieter verpflichtet ist, die Nebenkostenabrechnung schriftlich zu erstellen und inwieweit eine persönliche Unterschrift erforderlich ist.

Ausschlaggebender Gesichtspunkt ist letztlich, dass der  Vermieter die Beweislast dafür trägt, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter tatsächlich zugegangen ist. Auch ist zwischen preisgebundenem und preisfreien Wohnraum zu unterscheiden.

1. Preisgebundener Wohnraum

• Bei öffentlich gefördertem und somit preisgebundenem Wohnraum bedarf die Nebenkostenabrechnung immer der Schriftform, sofern der Vermieter Nachzahlungen einfordert (§§ 20 IV 1, 4 VII NMV, 10 I WoBinG).

Der Umfang der Schriftform beinhaltet, dass die Abrechnung vom Vermieter eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet sein muss. Allerdings erlaubt der BGH auch die maschinelle Unterschrift, wenn die Abrechnung mithilfe eines PCs angefertigt wurde.

Außerdem muss die Einheit der Urkunde gewahrt sein. Dazu ist Voraussetzung, dass die Zusammengehörigkeit einer aus mehreren Blättern bestehenden Abrechnung entweder körperlich oder sonst erkennbar gemacht ist  (fortlaufende Seitenzahl, fortlaufende Nummerierung  der Nebenkostenpositionen, einheitliche grafische Gestaltung, inhaltlicher Zusammenhang des Textes) (BGH NZM 2005, 61).

2. Preisfreier Wohnraum

• Bei einem preisfreien Wohnraum bedarf die Nebenkostenabrechnung keiner bestimmten Form. Das Gesetz schweigt hierzu. Hier bestimmen rein praktische Gegebenheiten die Notwendigkeiten.

Ausgangspunkt ist zunächst, dass der Vermieter verpflichtet ist, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung in nachvollziehbarer Form zur Verfügung zu stellen.

• Eine bloß mündliche Nebenkostenabrechnung dürfte für den Mieter in zumutbarer Weise kaum überprüfbar sein (Schmid DWW 2002, 258).  Auch wäre der Vermieter nicht in der Lage, im Streitfall eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu dokumentieren und einen eventuellen Nachzahlungsbetrag  nachvollziehbar einzufordern. Sie scheidet faktisch aus.
• Um die Abrechnung nachvollziehbar zu gestalten, ist in der Regel eine schriftliche Darstellung unumgänglich. Allerdings erübrigt sich die Schriftform im Sinne des § 126 BGB,  der eine eigenhändige Unterschrift fordert (LG  Berlin ZMR 1996, Heft 9 S. X).  Auch die Anforderungen an die Textform im Sinn des § 126b BGB (sieh dazu BGH oben zu 1.) müssen nicht erfüllt sein (Langenberg WuM 2003, 671).  Es genügt, dass die Abrechnung erkennen lässt, dass sie vom Vermieter stammt und das Mietobjekt erkennbar macht. Textform bedeutet daher lediglich Schriftform, ohne dass eine Originalunterschrift zwingend notwendig wäre. Wenn die Abrechnung zweckmäßigerweise schriftlich erteilt wird, sollte es kein Problem, sie auch zu unterschreiben.
• Der Vermieter kann daher die Nebenkostenabrechnung auch per E-Mail, Telefax oder Kopie erstellen und verschicken.  Anstelle der persönlichen Unterschrift reicht es aus, die Abrechnung mit dem gedruckten oder geschriebenen Namen des Vermieters abzuschließen (Beispiel: gez. Hans Lustig). Im Idealfall trägt die E-Mail eine elektronische Signaturunterschrift.

Auch kann der Vermieter die Abrechnung schriftlich erstellen, unterschreiben und dann einscannen und als E-Mail nebst Anhang übersenden.

Zustellung ist bei E-Mail schwierig nachweisbar

Der Ansatzpunkt besteht letztlich darin, dass der Vermieter den Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter im Streitfall beweisen muss.  Dies gelingt ihm am sichersten, wenn er die Abrechnung in schriftlicher Form und am besten mit persönlicher Unterschrift dem Mieter persönlich in die Hand drückt oder mit der Post übersendet.

Die Zustellung per E-Mail trägt das Risiko, dass der Mieter den Zugang bestreiten und der Versandnachweis eines Schriftstücks per E-Mail vor Gericht angezweifelt werden kann und keine ausreichende Sicherheit zur Erfüllung der Beweislast des Vermieters bietet.