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Nebenkostenabrechnung: Form – So muss die Abrechnung aussehen

Für die Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung ist es von besonderer Bedeutung, dass die äußere Form gewahrt ist und die formellen Anforderungen beachtet werden. Vernachlässigt ein Vermieter diese Punkte riskiert er seine Ansprüche aus der Abrechnung: Ohne eine wirksam erstellte Nebenkostenabrechnung wird zum Beispiel die Nachforderung nicht fällig und kann nicht vom Mieter verlangt. Darüber hinaus genügt er nicht der Abrechnungsfrist, kann keine Anpassungen der Vorauszahlungen vornehmen und bringt auch die Einwendungsfrist des Mieters nicht zum Anlaufen. Entscheidend sind daher in erster Linie immer die Form und die formelle Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung.

Im nachfolgenden Artikel wird für Vermieter und Mieter erklärt, wie eine Abrechnung aussehen muss damit die äußere Form und die formellen Anforderungen als gewahrt gelten.

I. Gesetzliche Erfordernisse an die Form der Nebenkostenabrechnung

Eine bestimmte Form ist für die Nebenkostenabrechnung bei Mietwohnungen grundsätzlich nicht vorgeschrieben. Eine Ausnahme gibt es nur bei Mietwohnungen die einer Preisbindung unterliegen. Ein typisches Beispiel für diesen sogenannten preisgebundenen Wohnraum sind Sozialwohnungen oder sonstiger öffentlich geförderter Wohnraum. Bei allen anderen Mietwohnungen, die zum sogenannten preisfreien Wohnraum zählen, gibt es keine Formvorschrift.

1. Formzwang bei Mietwohnung mit Preisbindung

Bei preisgebundenem Wohnraum hat die Form der Nebenkostenabrechnung in der vereinfachten Schriftform (§ 126 BGB) zu erfolgen und bedarf grundsätzlich einer Erläuterung (§§ 20 Abs. 4, 4 Abs. 7 NMV, § 10 Abs. 1 WoBindG).

Eine Nebenkostenabrechnung in der gesetzlichen Schriftform verlangt

  • Einheitliche schriftliche Abfassung
  • Eigenhändige Unterschrift des Ausstellers der Abrechnung (in Einzelfällen kann eine elektronische Signatur reichen)

Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs muss die Abrechnung aber nicht vollständig handschriftlich sein: Die Schriftform ist danach auch bei einer mehrseitigen, mit einem Computer erstellten Nebenkostenabrechnung gewahrt, solange die einzelnen Bestandteile und Anlagen einander zweifelsfrei zugeordnet werden können (BGH, Urteil vom 29.9.2004 ­ WuM 2004, 666).

2. Formfreiheit bei Mietwohnung ohne Preisbindung

Bei allen anderen Mietwohnungen die keiner Preisbindung unterliegen besteht keine zwingende Form. Dennoch erfolgt die Nebenkostenabrechnung in der Praxis regelmäßig schriftlich, nicht zuletzt um den Zugang der Abrechnung nachzuweisen. Eine Unterschrift muss aber nicht vorhanden sein (Landgericht Berlin, ZMR 1998, 778).

II. Saubere äußere Form: Nebenkostenabrechnung verlangt Übersichtlichkeit

Eine sauberer äußere Form der Nebenkostenabrechnung ist Pflicht.

Die Abrechnung muss

  • klar,
  • übersichtlich,
  • vollständig und
  • verständlich sein.

(BGH, Urteil vom 23.11.1981 ­ WuM 1982, 207; BGH, Urteil vom 20.7.2005 ­WuM 2005, 579)

Dazu gehört besonders die Einheitlichkeit der Nebenkostenabrechnung. Eine lose Blätteransammlung muss der Mieter nicht annehmen. Zudem kann der Vermieter nicht „scheibchenweise” abrechnen und einzelne Nebenkostenpositionen in zahlreichen separaten Schreiben anführen, die sich der Mieter für eine Gesamtabrechnung erst zusammensuchen muss (Landgericht Kiel WuM 1996, 631, 632).

Im Einzelnen bedeutet das zum Beispiel auch, dass die Gliederung der Nebenkosten so gestaltet sein sollte, dass der Mieter die Abrechnung nachprüfen und gedanklich wie rechnerisch nachvollziehen kann (BGH, Urteil vom 17.11.2004 ­ WuM 2005, 61).

Wie eine solche Nebenkostenabrechnung konkret aussehen kann, sehen Sie zum Beispiel hier: Nebenkostenabrechnung: Muster.

III. Formeller Anforderungen: Mindestinhalt

Eine formell ordnungsmäßige Abrechnung benötigt einen gewissen Mindestinhalt, um als ordnungsgemäß gestellt zu gelten (Bundesgerichtshof, Urteil vom 19.11.2008 ­ WuM 2009, 42).

Als erforderlicher Mindestinhalt muss die Nebenkostenabrechnung daher folgende Angaben enthalten:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Umlagemaßstabs
  • Berechnung des Anteils des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlungen

Soweit es das Transparenzgebot erfordert, können daneben auch noch zusätzliche Erläuterungen zur Aufspaltung einzelner Nebenkosten oder des Umlagemaßstabs notwendig sein, wenn die Verständlichkeit der Abrechnung dies erfordert. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss die Nebenkostenabrechnung für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter verständlich sein (BGH, Urteil vom 27.11.2002 ­ WuM 2003, 216; Urteil vom 9.4.2008 ­ WuM 2008, 351, 352; Urteil vom 19.11.2008 ­ WuM 2009, 42).

Die Rechenschritte sollten mit einem Taschenrechner nachvollziehbar sein. Hat der Vermieter allerdings bestimmte, gesetzlich vorgeschriebene, Rechenmethoden bei der Abrechnung anzuwenden, kann es ihm nicht zur Last gelegt werden, wenn sich daraus für den Mieter Verständnisprobleme ergeben (BGH ­ Urteil vom 20.7.2005 ­ WuM 2005, 579).

Eine Übersicht zu den häufigsten formellen Fehlern in der Praxis erhalten Sie hier: Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

IV. Zusammenfassung

Die Form der Nebenkostenabrechnung ist nur bei preisgebundenen Mieträumen gesetzlich bestimmt. Allerdings gilt für alle Mietwohnungen, dass bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung folgendes zu beachten ist:

  • Schriftliche Form.
  • Einheitliche Abrechnung über die Nebenkosten.
  • Gewisser Mindestinhalt muss vorhanden sein.

2 Antworten auf "Nebenkostenabrechnung: Form – So muss die Abrechnung aussehen"

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