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Nebenkostenabrechnung: Form – So muss die Abrechnung aussehen

Für die Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung ist es von besonderer Bedeutung, dass die äußere Form gewahrt ist und die formellen Anforderungen beachtet werden. Vernachlässigt ein Vermieter diese Punkte riskiert er seine Ansprüche aus der Abrechnung: Ohne eine wirksam erstellte Nebenkostenabrechnung wird zum Beispiel die Nachforderung nicht fällig und kann nicht vom Mieter verlangt. Darüber hinaus genügt er nicht der Abrechnungsfrist, kann keine Anpassungen der Vorauszahlungen vornehmen und bringt auch die Einwendungsfrist des Mieters nicht zum Anlaufen. Entscheidend sind daher in erster Linie immer die Form und die formelle Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung.

Im nachfolgenden Artikel wird für Vermieter und Mieter erklärt, wie eine Abrechnung aussehen muss damit die äußere Form und die formellen Anforderungen als gewahrt gelten.

I. Gesetzliche Erfordernisse an die Form der Nebenkostenabrechnung

Eine bestimmte Form ist für die Nebenkostenabrechnung bei Mietwohnungen grundsätzlich nicht vorgeschrieben. Eine Ausnahme gibt es nur bei Mietwohnungen die einer Preisbindung unterliegen. Ein typisches Beispiel für diesen sogenannten preisgebundenen Wohnraum sind Sozialwohnungen oder sonstiger öffentlich geförderter Wohnraum. Bei allen anderen Mietwohnungen, die zum sogenannten preisfreien Wohnraum zählen, gibt es keine Formvorschrift.

1. Formzwang bei Mietwohnung mit Preisbindung

Bei preisgebundenem Wohnraum hat die Form der Nebenkostenabrechnung in der vereinfachten Schriftform (§ 126 BGB) zu erfolgen und bedarf grundsätzlich einer Erläuterung (§§ 20 Abs. 4, 4 Abs. 7 NMV, § 10 Abs. 1 WoBindG).

Eine Nebenkostenabrechnung in der gesetzlichen Schriftform verlangt

  • Einheitliche schriftliche Abfassung
  • Eigenhändige Unterschrift des Ausstellers der Abrechnung (in Einzelfällen kann eine elektronische Signatur reichen)

Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs muss die Abrechnung aber nicht vollständig handschriftlich sein: Die Schriftform ist danach auch bei einer mehrseitigen, mit einem Computer erstellten Nebenkostenabrechnung gewahrt, solange die einzelnen Bestandteile und Anlagen einander zweifelsfrei zugeordnet werden können (BGH, Urteil vom 29.9.2004 ­ WuM 2004, 666).

2. Formfreiheit bei Mietwohnung ohne Preisbindung

Bei allen anderen Mietwohnungen die keiner Preisbindung unterliegen besteht keine zwingende Form. Dennoch erfolgt die Nebenkostenabrechnung in der Praxis regelmäßig schriftlich, nicht zuletzt um den Zugang der Abrechnung nachzuweisen. Eine Unterschrift muss aber nicht vorhanden sein (Landgericht Berlin, ZMR 1998, 778).

II. Saubere äußere Form: Nebenkostenabrechnung verlangt Übersichtlichkeit

Eine sauberer äußere Form der Nebenkostenabrechnung ist Pflicht.

Die Abrechnung muss

  • klar,
  • übersichtlich,
  • vollständig und
  • verständlich sein.

(BGH, Urteil vom 23.11.1981 ­ WuM 1982, 207; BGH, Urteil vom 20.7.2005 ­WuM 2005, 579)

Dazu gehört besonders die Einheitlichkeit der Nebenkostenabrechnung. Eine lose Blätteransammlung muss der Mieter nicht annehmen. Zudem kann der Vermieter nicht „scheibchenweise” abrechnen und einzelne Nebenkostenpositionen in zahlreichen separaten Schreiben anführen, die sich der Mieter für eine Gesamtabrechnung erst zusammensuchen muss (Landgericht Kiel WuM 1996, 631, 632).

Im Einzelnen bedeutet das zum Beispiel auch, dass die Gliederung der Nebenkosten so gestaltet sein sollte, dass der Mieter die Abrechnung nachprüfen und gedanklich wie rechnerisch nachvollziehen kann (BGH, Urteil vom 17.11.2004 ­ WuM 2005, 61).

Wie eine solche Nebenkostenabrechnung konkret aussehen kann, sehen Sie zum Beispiel hier: Nebenkostenabrechnung: Muster.

III. Formeller Anforderungen: Mindestinhalt

Eine formell ordnungsmäßige Abrechnung benötigt einen gewissen Mindestinhalt, um als ordnungsgemäß gestellt zu gelten (Bundesgerichtshof, Urteil vom 19.11.2008 ­ WuM 2009, 42).

Als erforderlicher Mindestinhalt muss die Nebenkostenabrechnung daher folgende Angaben enthalten:

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • Angabe und Erläuterung des zugrunde gelegten Umlagemaßstabs
  • Berechnung des Anteils des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlungen

Soweit es das Transparenzgebot erfordert, können daneben auch noch zusätzliche Erläuterungen zur Aufspaltung einzelner Nebenkosten oder des Umlagemaßstabs notwendig sein, wenn die Verständlichkeit der Abrechnung dies erfordert. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss die Nebenkostenabrechnung für einen durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter verständlich sein (BGH, Urteil vom 27.11.2002 ­ WuM 2003, 216; Urteil vom 9.4.2008 ­ WuM 2008, 351, 352; Urteil vom 19.11.2008 ­ WuM 2009, 42).

Die Rechenschritte sollten mit einem Taschenrechner nachvollziehbar sein. Hat der Vermieter allerdings bestimmte, gesetzlich vorgeschriebene, Rechenmethoden bei der Abrechnung anzuwenden, kann es ihm nicht zur Last gelegt werden, wenn sich daraus für den Mieter Verständnisprobleme ergeben (BGH ­ Urteil vom 20.7.2005 ­ WuM 2005, 579).

Eine Übersicht zu den häufigsten formellen Fehlern in der Praxis erhalten Sie hier: Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

IV. Zusammenfassung

Die Form der Nebenkostenabrechnung ist nur bei preisgebundenen Mieträumen gesetzlich bestimmt. Allerdings gilt für alle Mietwohnungen, dass bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung folgendes zu beachten ist:

  • Schriftliche Form.
  • Einheitliche Abrechnung über die Nebenkosten.
  • Gewisser Mindestinhalt muss vorhanden sein.

7 Antworten auf "Nebenkostenabrechnung: Form – So muss die Abrechnung aussehen"

  • Robér Seemann
    1. April 2018 - 20:00 Antworten

    Guten Tag,

    mein ehemaliger Vermieter, hat jetzt eine Nachforderung geschickt per E-Mail, ist das rechtens?
    Abrechnungszeitraum 01.01.16-30.11.16
    Zustellung der Mail am 24.03.18
    Erstellung der Abrechnung 21.02.18

    Frage ist jetzt ob ich zahlen muss oder nicht ?

    Vielen Dank im Voraus

  • Andreas Meier
    30. August 2019 - 20:02 Antworten

    Hallo,

    meine Nebenkostenabrechnung enthält weder Absender noch Empfänger noch eine Unterschrift.
    Auch die abgerechnete Adresse ist nicht enthalten (2 Familienhaus).

    Reicht das aus oder ist das bereits als Formfehler zu sehen ?

  • Andy
    28. April 2020 - 22:19 Antworten

    Habe am 14.04.2020 die Abrechnung für 01.07.2018 bis 30.06.2019 bekommen soweit so gut.

    Die Ablesung wurde von einer Firma gemacht von der auch die Heizkosten-/Hausnebenkostenabrechnung gemacht wurde. Hier heißt eine Position Pauschal „Versicherungen“. Hier ist nicht ersichtlich welche Versicherungen das im einzelnen sind. Ist der Vermieter verpflichtet diese aufzuführen?
    Weiter geht es mit „Wartung Elektroinstallation“. Im Keller waren in der Waschküche Leuchtstäbe bzw. die Starter davon defekt. Dann hat eine Steckdose einer anderen Mieterin im Mehrfamilienhaus gekockelt. Ist das erlaubt dann diese Reperatur als „Wartung“ abzurechnen?
    Und wie sieht es aus mit den angebrachten digitalen Ablesevorrichtungen vom Ableseunternehmen. Können die den Mietern in Rechnung gestellt werden?
    Oder wie ist das auch mit Pflege Außenanlage Reinigung wenn das von einem anderen Mieter im Haus übernommen wird? Wie kann ich nachprüfen ob das der Wahrheit entspricht und dieser Mann das Geld auch erhalten hat und nicht evtl. gemauschelt wird?
    Dann noch 2 Fragen: Wie verhält es sich mit dem Posten Garantie Wartung Wasserzähler? Ist das korrekt das der Vermieter dieses in der Nebenkostenabrechnung seit über 10 Jahren jedes Jahr in Rechnung stellt obwohl keinerlei Service an diesen Uhren durchgeführt wird?

    Ich habe diese Nebenkostenrechnung erhalten und dort steht zum Schluß:
    Ihre Gesamtkosten xxxxx EUR
    abzgl. Vorauszahlung Nebenkosten xxxxx EUR Hier wurde mit Tipex irgendwas überpinselt und per Hand etwas neues darüber geschrieben.

    Ihr Guthaben xxxx EUR Auch hier wurde Tipex verwendet und per Hand mit dem Kugelschreiber darüber etwas nachträglich hinzugefügt.

    Ist das alles so in Ordnung oder kann mir bitte jemand einen Rat geben? Vielen herzlichen Dank im vorraus.

    • Dennis Hundt
      29. April 2020 - 08:14 Antworten

      Hallo Andy,

      viele Ihre Fragen können Sie mit der eigenen Recherche hier auf Nebenkostenabrechnung.com klären. Ich kann hier per Kommentar leider nicht auf Ihren komplexen Fragen eingehen.

      Wenn Sie alleine nicht weiterkommen, können Sie Ihre Nebenkostenabrechnung hier prüfen lassen: https://www.nebenkostenabrechnung.com/nebenkostenabrechnung-pruefen/

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Jürgen Dudda
    6. Juli 2020 - 10:54 Antworten

    Manche Mieter freuen sich, wenn sie in der Nebenkostenabrechnungen inhaltlich formale Fehler entdecken, um sich so der evt. Nachforderung zu entziehen, obwohl inhaltlich (rechnerisch) alles in Ordnung ist. Kann man machen, wird auch vom Gesetzgeber gedeckt… – ist aber…. fies. Andererseits… – es zeigt deutlich den Charakter des Menschen.
    Wäre der Mieter der Vermieter…

    Manche Menschen sind recht.. und manche… Na ja….

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