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Abrechnung der Nebenkosten nach der Heizkostenverordnung

Nach dem Leitbild des Gesetzgebers versorgt der Eigentümer eines Gebäudes die von ihm vermieteten Wohnungen mit Wärmeenergie. Dazu nutzt er meist eine hauseigene zentrale Heizungsanlage, deren Kosten er nach den Vorschriften der Heizkostenverordnung auf die Mieter umlegen darf.  Die Heizkostenverordnung gilt nicht nur für den freien Wohnungsbau, sondern auch für preisgebundenen Wohnraum.

Zwar führt die Heizkostenverordnung die offizielle Bezeichnung  „Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten“, dennoch enthält sie keine Vorschriften über die Abrechnung der Heizkosten, sondern bestimmt nur die Kostenverteilung.  Die  Abrechnung der Nebenkosten erfolgt deshalb auf der Grundlage der allgemeinen Grundsätze über die Gestaltung einer Nebenkostenabrechnung.

Heizkostenverordnung ist unabdingbar

Die Vorschriften der Heizkostenverordnung sind gemäß § 2 HeizkostenV zwingendes Recht und können mietvertraglich nicht abbedungen werden (Ausnahme: Gebäude mit nicht mehr als 2 Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt). Die Vereinbarung einer Heizkostenpauschale ändert nichts daran, dass trotzdem zumindest ein Teil der Heizkosten nach der Heizkostenverordnung abzurechnen ist.

Gemäß § 2 Ziffer 4 a-d BetrKV gehören die Heizkosten zu den umlagefähigen Nebenkosten.  Die Kosten der Schornsteinreinigung sind als eigenständige Ziffer 12 ausgewiesen, soweit sie nicht bereits bei den Kosten des Betriebs der Zentralheizungsanlage berücksichtigt sind.

Vermieter muss Verbrauchserfassunggeräte installieren

Gemäß § 4  HeizkostenV  ist der Vermieter verpflichtet, den anteiligen Verbrauch der Mieter an Wärme und Warmwasser zu erfassen. Dazu muss er die Räume mit Verbrauchserfassungsgeräten versehen, deren Anbringung der Mieter dulden muss. Zugelassen für die Erfassung des anteiligen Wärmeverbrauchs sind Wärmezähler, elektrische Heizkostenverteiler und Verdunstungsgeräte. Es liegt ausschließlich in der Entscheidungsbefugnis des Eigentümers, welche Geräte er installieren lässt.

Kaufen oder mieten?

Dabei hat der Eigentümer die Wahl, ob er die  Erfassungsgeräte selbst kaufen oder mieten will.

  • Kauft er die Geräte, muss er die Kosten der Anschaffung zunächst selbst tragen und kann sie allenfalls nach den Vorschriften des Gesetzes zur Regelung der Miethöhe durch Erhöhung der Jahresmiete um 11 % der für die jeweilige Wohnung aufgewendeten Kosten auf die Mieter umlegen.
  • Will er die Geräte mieten, muss er vorher die Mieter informieren und die dafür entstehenden Kosten mitteilen. Eine solche Maßnahme ist nur zulässig, wenn die Mehrheit der Mieter nicht innerhalb der Frist von einem Monat nach Zugang der Mitteilung widerspricht (§ 4 II HeizkostenV). Die Kosten der Anmietung kann der Vermieter über die Betriebskosten in die Heizkostenabrechnung einfließen lassen und auf die Mieter umlegen. Widerspricht die Mehrheit der Mieter, kann der Vermieter die Geräte mieten, muss die Kosten aber selbst tragen oder er kauft sie und kann sie im Wege der Mieterhöhung umlegen.

Vermieter ist zur verbrauchsabhängigen Abrechnung verpflichtet

  • Die Heizkostenverordnung gewährt dem Mieter ein Recht auf verbrauchsabhängige Abrechnung. Er kann verlangen, dass der Vermieter seine Wohnräume mit entsprechenden Erfassungsgeräten ausgestattet und verbrauchsabhängig abrechnet (§ 4 IV HeizkostenV).  Diesen Anspruch kann der Mieter gerichtlich durchsetzen.
  • Der Vermieter muss die Verbrauchskosten der zentralen Heizungsanlage zu mindestens 50 %, höchstens 70 %, nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Mieter abrechnen. Die übrigen Kosten kann er nach der Wohn-  oder Nutzfläche oder dem umbauten Raum aufteilen. Der Verbrauchskostenanteil muss also zwischen 50 und 70 %, der Festkostenanteil kann zwischen 30 und 50 % festgelegt werden.

Diese Kosten sind umlagefähige Heizungskosten

Zu den Heizkosten gehören neben den Brennstoffkosten und ihrer Lieferung auch die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage, Betriebsstrom, Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit, Kontrolle durch einen Fachmann, Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, Kosten der Emissionsmessungen, Miete der Verbrauchserfassungsgeräte einschließlich der Berechnungs- und Aufteilungskosten (§ 7 II  HeizkostenV).

Wartungskosten dürfen keine Reparaturkosten sein

Die umlagefähigen Wartungskosten erfassen nicht die Kosten für eine Reparatur (= Instandsetzung). Reparaturkosten sind nicht umlagefähig. Fallen Wartung und Instandsetzung zusammen und kann nicht ermittelt werden, wie sich die Kosten konkret aufteilen, muss der Vermieter die Wartungskosten auf einer vernünftigen Grundlage schätzen. Die Erneuerung einer Umwälzpumpe, die Montage einer neuen Ölpumpe oder die Reparatur des Ölbrenners gehören nicht zu den Wartungskosten.

Die Wartungskosten werden im Allgemeinen mit 5 % der Brennstoffkosten kalkuliert. Liegen sie erheblich höher, ist zu vermuten, dass  Reparaturarbeiten eingerechnet wurden.  Dies kann nur anhand der Einzelabrechnungen kontrolliert werden. Bei Abschluss eines pauschalen Wartungsvertrages, der auch kleinere Reparaturen beinhaltet, können die Kosten jedoch vollständig umgelegt werden.

22 Antworten auf "Abrechnung der Nebenkosten nach der Heizkostenverordnung"

  • Guido Noll
    25. April 2014 - 17:19 Antworten

    In unserem Fall kann ich keine richtige Beratung finden. Wir bezahlen monatlich. 150,- € für Heizöl an unseren Vermieter, dessen Haus wir bewohnen. Dieser tankte im Januar nach, und rechnete dieses auf die Abrechnung von 2013 an. Ich finde keinen uns helfenden Vorschlag auf Ihrem Portal.

      • Michael Müller
        24. Oktober 2014 - 10:48 Antworten

        Hallo Herr Hundt,
        ich habe da ein kurioses Problem zum Thema Heizkostenabrechnung:
        Mein Vermieter und ich haben ein gutes Verhältnis. Er hat mir mitgeteilt, dass sein Gasversorgung die letzten 3 Jahre den Verbrauch nur geschätzt hätte und zwar viel zu niedrig. Bei der jetzigen Ablesung hätte er nicht mehr geschätzt, sondern abgelesen und festgestellt, dass eine erhebliche Nachzahlung zu leisten wäre.
        Dummerweise hat der Vermieter aber die Nebenkostenabrechnung schon durchgeführt und wir alle im Hause hatten durchweg ein Guthaben bekommen. Ja sogar meine Heizkostenpauschale wurde gesenkt.
        Kann der Vermieter eine Nachzahlung von uns verlangen, weil der Gasversorger ihm nach Jahren eine korrigierte Gasrechnung zusendet? (die letzte Abrechnung der Nebenkosten erfolgte im November 2013.
        Vielen Dank,
        Michael Müller

  • Daniela Niewöhner
    8. Januar 2015 - 20:11 Antworten

    Hallo, meine Großmutter ist im November 2012 verstorben. Zum 31.12.12 wurde ihre Wohnung gekündigt und auch Nebenkosten abgerechnet. Im Mai 2014 haben wir von dem Vermieter noch eine Endabrechnung vom 01.10-31.12.12 erhalten, wobei wir jetzt noch über 300€ nachzahlen sollen, obwohl meine Großmutter gar nicht mehr in der Wohnung war, da die im Heim war und die Heizung nur auf f klein stand. Müssen wir noch zahlen, da die Abrechnung nach über einem Jahr kam? Vielen Dank. Daniela Niewöhner

    • Dennis Hundt
      9. Januar 2015 - 13:24 Antworten

      Hallo Daniela,

      es können auch Heizkosten entstehen, obwohl die Heizung auf „aus“ steht. Die Heizkosten werden zum Teil nach Fläche (also verbrauchsunabhängig) abgerechnet. Hier finden Sie alles zur Abrechnungsfrist.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Christian
    19. April 2015 - 14:16 Antworten

    Hallo, mein Vermieter rechnet in den Wartungskosten für die Gasheizung den Austausch von Zündelektroden ab und legt diesen auf die Mieter um. Fallen diese Elektroden nicht unter Instandhaltungskosten und sind somit nicht umlagefähig?

    • Dennis Hundt
      20. April 2015 - 07:39 Antworten

      Hallo Christian,

      ich weiß leider nicht, in welcher Größenordnung wir uns hier bewegen, aber Kleinmaterial darf durchaus über die Nebenkosten umgelegt werden.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Gina Jevermann
    24. Juli 2015 - 17:28 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    ich beziehe Arbeitslosengeld II und wohne seit 2002 in einer Wohnung für die ich mittlerweile eine Nebekostenpauschale von 140 € zahle. Es war vereinbart, dass ich keine Nebenkostenabrechnung
    brauche, da dies Kosten verursachen würde.
    Nun verlangt das Jobcenter eine Nebenkostenabrechnung und ich wie der Vermieter (der im Haupthaus wohnt) sind total überfordert, weil wir ja keine Vorjahreszahlen haben und auch keinen Verbrauch an Verbrauchszählern ablesen können.
    Ich lebe in dieser Wohnung alleine, auf 55 qm. Was würden Sie mir und dem Vermieter empfehlen, wie wir
    eine Nebenkostenabrechnung erstellen, es geht dabei auch um den Wasserverbrauch sowie die Heizung (Öl)?!

    Vielen Dank und liebe Grüße

    Gina Jevermann

    • Dennis Hundt
      27. Juli 2015 - 20:42 Antworten

      Hallo Gina,

      ich kann Ihnen hier leider nicht schreiben, wie Sie eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen. Vereinfacht gesagt gilt es, alle Kosten zu summieren und mit dem vereinbarten Schlüssel (z.B. Wohnfläche) zu verteilen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Horst Rappenecker
    6. Oktober 2016 - 18:11 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    in meiner Heizkostenabrechnung wird ein Zeitfaktor verwendet. Der Abrechnungszeitpunkt erfolgte nach 257 Tagen. 50% Grundkosten 1559,49EUR/ 216m2 Nutzfläche = 7,219861 Preis je Einheit x 98,00meine Einh.x Zeitfaktor 935,65/1000= 662.01 EUR Erfasst dieser Zeitfaktor anstatt 257 Tagen nicht 366 Tage? Bei den Warmwasserkosten wird ein Faktor: 257/366 verwendet, welcher ja die 257 Tage erfasst.Für eine Klärung der Frage wäre ich Ihnen sehr dankbar.

    Mit freundlichem Gruß
    Horst Rappenecker

    • Dennis Hundt
      7. Oktober 2016 - 16:14 Antworten

      Hallo Horst,

      danke für Ihren Beitrag. Ohne die Abrechnung zu sehen, lassen sich die Dinge leider nicht gut nachvollziehen. Tut mir leid, dass ich Ihnen hier nicht helfen kann.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Sandra Veith
    19. Oktober 2016 - 21:30 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,
    meine Frage:
    ich organisiere für meine inzwischen Demente Mutter die Vermietung zweier Wohnungen im Erdgeschoss, die sich eine Gasetagenheizung teilen.
    Meine Mutter ist leider ein Sozialfall, so dass sie nicht nur auf das pünktliche Eintreffen der Mieten angewiesen ist, die ihre einzige Altersversorung sind, sondern auch keinerlei Rücklagen hat, um Ausfälle abzufedern.
    In all den Jahren haben sich die Mieter unten die Gastherme geteilt, selbst den Vertrag bei der swb gehabt und die Abschläge selbst gezahlt – meine Mutter hatte nie etwas damit zu tun.
    Nun „nötigt“ mich die neu eingezogene Mieterin (obwohl sie bei Einzug um den Sachverhalt wußte), dass ich/wir diesen Vetrag beim Versorger übernehmen. Sie findet das Risiko des Zahlungsausfalls der (i.M. hält sie den Vertrag bei der swb) zweiten Mietpartei für unzumutbar. Umgekehrt will sie aber auch nicht, dass die andere Partei (zieht jetzt neu ein) den Vertrag übernimmt, weil sie Angst hat, dass sie zwar brav die Hälfte des mtl. Abschlags auf das Konto der Vertragshalterin überweist, diese das dann aber ggf. nicht an die swb weiterleiten wird.

    Lange Rede, kurzer Sinn: sie sagt, sie war bereits beim Mieterschutzbund und die hätten ihr gesagt, dass tatsächlich entweder der Vermieter verpflichtet ist, den Vertrag zu übernehmen (und somit das zusätzliche Risiko zu übernehmen) oder dieser zwei Zähler einbauen lassen muss, um die Verbräuche separat ausweisen und zwei Verträge abschließen zu können.

    Ich befürchte, dass sie nicht nur blufft, sondern das wohl wahr sein wird und natürlich ärgere ich mich darüber und die Selbstverständlichkeit, mit der sie dieses weitere Risiko meiner Mutter aufbürdet, für eine Sache, die diese als Verbraucher ja nicht mal betrifft.

    Ich wollte aber zumindest mal bei Ihnen nachgefragt haben, da ich im Internet zu dieser speziellen Frage nichts finden konnte… ;(

    Es wäre superlieb, wenn Sie mir eine kurze Antwort hierzu geben könnten.

    Herzlichen Dank im Voraus
    mit freundlichen Grüßen
    Sandra-M. Veith

    • Sandra Veith
      19. Oktober 2016 - 21:38 Antworten

      Ach so, im Vertrag steht leider nur, dass es sich um eine Gasetagenheizung handelt, deren Kosten sich die Mietparteien hälftig teilen, allerdings nciht explizit, dass diese auch den Vertrag selbst zu halten haben.

      Nur für die Zukunft: wäre eine solche explizite Formulierung im Vertrag rechtssicher/bindend?

    • Dennis Hundt
      20. Oktober 2016 - 09:13 Antworten

      Hallo Sandra-M.,

      danke für Ihren Beitrag. Der Fall ist sicherlich selten. Die Frage ist, muss sich ein Mieter mit einem anderen Mieter auseinandersetzen wenn es Probleme mit der Zahlung oder was auch immer gibt. Die beiden Mieter haben ja gar kein Vertragsverhältnis zueinander. Grundsätzlich sehe ich schon den Vermieter in der Pflicht – wie bei einer Zentralheizung – die Kosten zu verauslagen und dann entsprechend abzurechnen.

      Meine Meinung dazu – bitte lassen Sie sich bei Bedarf rechtlich beraten.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

      • Sandra Veith
        20. Oktober 2016 - 16:12 Antworten

        Vielen lieben Dank, lieber Herr Hundt!

  • Christian Fach
    2. März 2017 - 17:52 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,
    wir bewohnen eine 150m² Wohnung in einem 3 Familienhaus.
    Bei der diesjährigen Nebenkostenabrechnung wurden wieder Kosten für Kaminkehrer, Wartung, Betriebsstrom, Miete der Heizkostenverteiler, Abrechnungskosten zu den tatsächlichen Brennstoffkosten hinzugerechnet und diese dann mit dem Schlüssel 30/70 nach Gebäude/Verbrauch abgerechnet.
    In die Warmwasserkosten wurde die Miete der Warmwasserzähler eingerechnet und dann nach Verbrauch abgerechnet.
    D.h. wenn ich viel verbraucht habe, muss ich auch viel Kaminkehrer/Wartung/Betriebsstrom(was ich noch verstehen könnte)/Miete Heizkostenverteiler/Abrechnungsgebühren zahlen,

    Ist Dieses so richtig?

    O.g. Kosten sind doch nicht verbrauchsabhängig, sondern fallen verbrauchsunabhängig an.

    Die Abrechnungfirma sagt, das die Abrechnung so richtig ist und das es so in der Heizkostenverordnung steht.

    Bei der Miete Kaltwasserzähler hingegen, wurde auf die Wohneinheiten verteilt.

    In Ihrem Kommentar zu §7 Heizkostenverordnung steht, dass die verbrauchsubabhängigen Kosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden sollten.

    Bitte um Antwort! Wo ist dieses genau festgelegt?

    MfG

    Christian F

  • Dennis Hundt
    21. März 2017 - 09:22 Antworten

    Hallo Manuela,

    Sie wenn Sie nur im Winter in einer Wohnung leben, zahlen Sie auch (zeit)anteilig die Kosten der Gartenpflege. Ebenso zahlt der Sommermieter anteilig die Winterdienstkosten – das einfach als Beispiel für Sie.

    Viele Grüße

    Dennis Hundt

  • Horst Schmidt
    11. November 2017 - 17:35 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    ich vermiete eine Wohnung per Warmietvertrag, inkl. Heizung und Warmwasser, an meine Schwester. Sie/wir verzichten auf eine verbrauchsabhängige Nachberechnung der Heizkosten nach §2 HeizkostenV.
    Das ist doch sicherlich möglich und hat keinerlei steuerliche/rechtliche Nachteile? Oder muß eine Abrechnung zwingend erstellt/nachgewiesen werden?

    Vielen Dank
    Horst S.

    • Dennis Hundt
      12. November 2017 - 16:36 Antworten

      Hallo Horst,

      um hier – auch bei der Höhe der Gesamtmiete – keine Fehler zu machen, sollten Sie die Sachlage mit Ihren Steuerberater besprechen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Christian Schaffner
    27. Dezember 2017 - 20:59 Antworten

    Hallo,
    wir fungieren seit kurzem als Vermieter einer Einliegerwohnung, die uns in unserem Fertighaus als separate Wohneinheit von unserem Hausbauer konzipiert wurde. Sie verfügt über Kalt- und WW Zähler und über einen Wärmemengenzähler, womit der Wärmeverbrauch exakt bestimmt werden kann. Schwierig wird es bei der Berechnung der Kosten. Die Wärme für das „Haupthaus“ (in dem wir wohnen) und die Wohnung wird mittels Wärmepumpe erzeugt, die keine Info über die insgesamt erzeugte Wärme liefert. Wärmemengenzähler für’s Haupthaus wurde nicht installiert. Der von der Wärmepumpe verbrauchte Strom wird nicht separat, sondern vom Stromzähler des „Haupthaus“ miterfasst, d.h. auch unser Haushaltsstrom ist darin enthalten (Einliegerwhg. hat separaten Zähler für Haushaltsstrom). Mittels Photovoltaik-Anlage produzieren wir Strom, der ins „Haupthaus“ eingespeist wird, sowohl für Haushaltsstrom, als auch für die WP. Eine Kostenrechnung für den Wärmepumpenstrom ist zwar möglich, basiert aber teilweise auf Schätzungen (z.B. für Verbrauch unseres Haushaltsstroms, Leistungszahl WP und Selbstnutzungsgrad PV Anlage). Müssten wir einen Stromzähler für die Wärmepumpe und Wärmemengenzähler für’s „Haupthaus“ nachrüsten, um rechtlich korrekt abrechnen zu können oder reichen die installierten Zähler aus? Kann man sich ggf. mit den Mietern über die Art der Kostenberechnung verständigen? Sie würden auch von der PV Anlage profitieren, deren Kosten wir nicht weitergeben würden. Gibt es ggf. übliche Preise für Wärme, die wir ja für die Wohnung exakt bestimmen können oder müssen die Kosten spezifisch ermittelt werden, anteilig von den Gesamtkosten (schwierig zu bestimmen, siehe oben).

    Vielen Dank und schöne Grüße,
    Christian

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