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Zugang der Nebenkostenabrechnung: Beweislast trägt der Eigentümer

Das Thema scheint zwar theoretischer Natur zu sein. Dennoch hat es erhebliche praktische Bedeutung und entscheidet über das Schicksal manch einer Nebenkostenabrechnung!

Der Eigentümer einer Immobilie ist als Vermieter verpflichtet, bei einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Das ist die eine Sache. Die andere Sache ist, dass der Vermieter den Zugang der Nebenkostenabrechnung beim Mieter sicherstellen muss.  Allein der Eigentümer trägt dafür die Beweislast. Kann er den Zugang nicht beweisen, ist der ganze Aufwand für die Erstellung der Abrechnung für die Katze.

So entsteht das Problem

Es wird immer wieder Mieter geben, die dieses Zugangserfordernis beherzigen und schlichtweg bestreiten, dass sie die Nebenkostenabrechnung des Vermieters überhaupt erhalten haben. Um dieser unfairen Behauptung von vornherein keine Grundlage zu bieten, ist der Vermieter gut beraten, den Zugang der Nebenkostenabrechnung so zu gestalten, dass er den Zugang gegebenenfalls beweisen kann.

Das hat es mit der Beweislast auf sich

Im Prozessrecht ist es so, dass diejenige Partei, die etwas behauptet, dafür den Beweis antreten muss. Sie trägt die Beweislast und ist beweisbelastet. Kann der Beweis nicht zur Überzeugung des Richters geführt werden, trägt diese Partei das Risiko, ihre Behauptung nicht beweisen zu können und somit im Prozess zu unterliegen. Dafür genügt es, wenn die gegnerische Partei eine Behauptung schlichtweg bestreitet. Dieser Grundsatz mag sich sehr theoretisch anhören, ist aber im Prozessrecht unabdingbar, um den gegenseitigen Interessen und Sachvorträgen gerecht zu werden.

So genügt der Vermieter seiner Beweislast

  • Also: Der Vermieter muss beweisen, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter tatsächlich zugegangen ist. Dafür er hatte mehrere Möglichkeiten.
  • Er kann die Nebenkostenabrechnung dem Mieter persönlich in die Hand geben und den Mieter auffordern, ihm einen Quittungsbeleg zu unterschreiben. Dann kann der Mieter im Nachhinein nicht mehr bestreiten, die Abrechnung nicht erhalten zu haben.
  • Alternativ kann er auch eine vertrauenswürdige dritte Person beauftragen, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zu überbringen. Dann kann der Dritte im Prozess bezeugen, dass der Mieter die Abrechnung erhalten hat. Der Vermieter sollte die Übergabe in seinen Unterlagen dokumentieren.
  • Verschickt der Vermieter die Abrechnung mit der Post, trägt er das Risiko des Zugangs. Genauso trägt er das Risiko einerverzögerten Postbeförderung (Geldmacher NZM 2001, 922) und somit das Risiko, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter erst nach Ablauf der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist zugeht. Dann hat  der Vermieter schlichtweg Pech gehabt. Der Mieter braucht keine Nachzahlung zu leisten.
  • Besser ist es, wenn der Vermieter die Abrechnung zumindest als Einschreiben mit Rückschein verschickt und der Mieter dem Postboten gegenüber bestätigen muss, dass er die Post des Vermieters erhalten hat. Auch dann kann der Vermieter den Zugang beweisen. Soweit der Mieter behauptet, er habe nur einen leeren Briefumschlag erhalten, wird er bei einem verständigen Richter voraussichtlich wenig Gehör finden.

Es gibt also viele Optionen zur Absicherung des Vermieters, diese muss der Vermieter allerdings rechtzeitig, vor Übersendung der Nebenkostenabrechnung beachten.

28 Antworten auf "Zugang der Nebenkostenabrechnung: Beweislast trägt der Eigentümer"

  • Vermieter
    22. Oktober 2013 - 11:14 Antworten

    Der Vermieter muss sogar beweisen, das der Mieter den Inhalt der Betriebskostenabrechnung vollständig erhalten hat, was quasi unmöglich ist. Mein Mieter behauptete einfach es fehlte die Einzelabrechnung von Ista und sogar im Vorjahr sollte sie auch schon gefehlt haben. Das Gericht entschied für den Mieter und beide Abrechnungen waren nichtig. Ich lasse mir jetzt jede Abrechnung von der Richterin auf Vollständigkeit beglaubigen und übergebe sie dann persönlich und lasse mir alles quittieren. Jedenfalls solange ich noch vermiete, das wird nicht mehr lange sein.

    • Philipp
      8. Februar 2014 - 08:04 Antworten

      Hallo, ich habe Ihren Kommentar gesehen, dass das Gericht gegen Sie entschieden hat, da Sie angeblich vergessen hätten die Einzelabrechnung der ISTA dem Bescheid beizufügen. Da ich selbst Vermieter bin und Angst habe, würde ich mich gerne mit dem Urteil auseinandersetzen. Wäre es möglich mir das Az. des Urteils zukommen zu lassen, sodass ich das Urteil von meinem Sohn an der Uni etc. holen lassen zu können?

      Vielen Dank

    • Lothar Brosk
      5. März 2014 - 11:15 Antworten

      Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr,
      der 3 Monate nach Zustellung der Abrechnungsunterlagen erhobenen Behauptung eines Mieters ein Teil der Abrechnungsunterlagen sei nicht zugegangen bin ich nun auch ausgesetzt. Ich wäre Ihnen daher dankbar wenn Sie auch mir das Az. der Gerichtsentscheidung in Ihrem Fall mitteilen würden. Vielen Dank!
      Mit freundlichem Gruß
      Lothar Brosk

      • Dennis Hundt
        5. März 2014 - 18:02 Antworten

        Hallo Herr Brosk,

        Sie könnten z.B. Einblick in dieses Urteil nehmen: BGH, Urteil v. 21.01.09, Az. VIII ZR 107/08.

        Viele Grüße

        Dennis Hundt

  • Ilona
    13. Oktober 2014 - 15:24 Antworten

    Ich habe jetzt erst per Mail die Aufforderung bekommen meine Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2012 zu zahlen. Daraufhin habe ich dem Vermieter geschrieben das ich keine Nebenkostenabrechnung bis zu 31,12,2013 in meinem Briefkasten hatte und die daher für mich gegenstandslos sei. Nun behauptet dieser das die Abrechnungen alle Ausnahmelos eingeworfen wurden.
    Ich hab aber wirklich keine erhalten.

    Meine Frage ist wie soll ich mich jetzt verhalten.

    Danke schon mal für die Hilfe

    • Dennis Hundt
      13. Oktober 2014 - 17:46 Antworten

      Hallo Ilona,

      bitten Sie Ihren Vermieter doch einfach um einen Nachweis für die Zustellung.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Christoph S.
    8. Oktober 2015 - 13:11 Antworten

    Hallo,
    heute erhalte ich eine Mahnung für eine NBKA aus dem Jahre 2013, welche mir nie zugestellt wurde. Stand in einem anderen Artikel nicht, dass Verlust auf dem Postweg nicht zu Lasten den Vermieters geht? Wie sieht es in diesem Fall aus, immerhin satte 2 Jahre nach angeblicher Zustellung.

    Mfg.

    • Dennis Hundt
      8. Oktober 2015 - 14:21 Antworten

      Hallo Christoph,

      wie Sie sicherlich gelesen haben, sollten Sie sich vom Vermieter den fristgerechten Zugang belegen lassen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Martina Greinwald
    13. Januar 2016 - 09:08 Antworten

    Hallo,

    da ich mich mit meinem ehemaligen Vermieter schon länger im Rechtsstreit befinde, habe ich ihm beim Auszug zum 31.01.15 die Adresse des mich vertretenden Mietervereins als meine Zustelladresse genannt. Im August 2015 erhielt ich eine Klageschrift des Vermieters an meine neue Wohn-Adresse zugestellt, und nach der mündlichen Verhandlung legte mein Anwalt Widerklage ein, wo Ende Januar 2016 nun das Urteil erfolgt.

    Am 05.01.16 erhielt ich die Nebenkostenabrechnung für 2014 vom Mieterverein zugeschickt, die der Vermieter am 30.12.15 um ca. 16:30 h an den Mieterverein geschickt hat. Zu diesen Zeitpunkt war jedoch niemand mehr am Faxgerät, deshalb ist der Posteingangsstempel am 04.01.16.
    => Somit gilt doch die Nebenkostenabrechnung für 2014 als verspätet zugestellt, da der Vermieter auch spätestens seit August 2015 meine neue Adresse kannte, oder?

    Vielen Dank!

    • Dennis Hundt
      13. Januar 2016 - 10:21 Antworten

      Hallo Martina,

      wenn Sie durch den Mieterverein rechtlich beraten werden, sollten Sie auch die fristgemäße Zustellung in dieser besonderen Situation vom Mieterverein bewerten lassen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Laura
    4. März 2016 - 14:35 Antworten

    Hallo,

    wir haben im Jahr 2014 keine Betriebskostenabrechnung bekommen und somit auch kein Geld bezahlt. Unser Vermieter hat uns erst im März 2015 eine erste Mahnung für die fällige Betriebskostenzahlung von 2013 zugeschickt. Dagegen haben wir dem Vermieter im März 2015 einen Widerspruch per Einschreiben geschickt, dass die Abrechnung verjährt war und er nicht beweisen kann, dass uns die Abrechnung zugestellt wurde. Diesen Widerspruch hat der Vermieter ignoriert und nun haben wir im Februar diesen Jahres eine zweite Mahnung bekommen (mit insg. nur 10€ Mahngebühr für 2 Jahre!).

    Wer ist im Recht und welche weiteren Schritte können wir gehen, wenn unser Widerspruch einfach ignoriert wird?

    Vielen Dank und liebe Grüße!

  • Tina Ertl
    26. April 2016 - 15:47 Antworten

    Guten Tag,
    wenn ein Mieter behauptet er hat die NK-Abrechnung nicht erhalten, und
    wir können nicht das Gegenteil beweisen, und somit ist die Frist der gesetzlichen
    Zustellung versäumt, ist dann nur der evtl. Nachzahlungsbetrag futsch, oder kann
    der Mieter die gesamte Summe der gezahlten NK-Vorauszahlung anfordern?

    Vielen Dank für eine Info
    Gruß Tina

    • Dennis Hundt
      27. April 2016 - 04:57 Antworten

      Hallo Tina,

      in meinen Augen ist (nur) die Nachzahlung hinfällig. Erstellen Sie eine neue Nebenkostenabrechnung – dann gibt es kein Problem mit der Rückforderung der Nebenkosten.

      Bitte lassen Sie sich zu Ihrem Einzelfall bei Bedarf rechtlich beraten.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Daniela
    25. Mai 2016 - 11:06 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    wenn ein Vermieter behauptet dass er für 2014 die NK-Abrechnung durch eine dritte Person in den Briefkasten hat werfen lassen.
    Die Abrechnung lag nie in dem Briefkasten!
    Er möchte uns jetzt eine Kopie der Abrechnung zukommen lassen.

    Im Falle wir würden Geld erstattet bekommen. Hätte der Vermieter auch schon Geld in den Umschlag
    legen dürfen? Falls er dies behaupten wird.

    Viele Dank für Ihre Antwort.

    Viele Grüße

    Daniela

    • Dennis Hundt
      25. Mai 2016 - 16:26 Antworten

      Hallo Daniela,

      der Vermieter muss den Zugang beweisen, nicht Sie. Ein Auszahlung des Guthabens in bar und über den Briefkasten erscheint mehr als unüblich.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Peter D.
    17. Oktober 2016 - 15:39 Antworten

    Hallo Herr Hundt!

    Wir haben am 16.10.16 die Nebenkostenabrechnung von Zeitraum 01.10.14 – 30.09.15 erhalten. Die Abrechnung ist auf den 30.09.16 datiert, ist es jetzt verjährt? Da wir ja die Zustellung erst im Oktober erhalten haben?

    Vielen Dank für die Kurze Info

    Gruß

    Peter d.

    • Dennis Hundt
      18. Oktober 2016 - 09:16 Antworten

      Hallo Peter,

      richtig, die Datierung ist nicht entscheidend, sondern das Datum der Zustellung. Der Vermieter hat hier offensichtlich nicht die Abrechnungsfrist von 12 Monaten eingehalten.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

      • Peter D.
        18. Oktober 2016 - 13:43 Antworten

        Hallo Herr Hundt,

        demnach brauchen wir die Nachzahlung nicht zahlen? Gibt es hierzu eine Gesetzes Grundlage? Oder wie muss ich den Vermieter davon unterrichten?

        Besten Dank und Gruß

        Peter

  • Björn Syrkowski
    11. Dezember 2016 - 17:06 Antworten

    Guten Abend,

    wir haben aktuell einen Rechtsstreit mit unserem Vermieter. Er behauptete bereits einmal zu einem notwendigen Reparaturtermin, keiner wäre zu Hause gewesen.
    Nun haben unsere Nachbarn bereits eine Nebenkostenabrechnung für 2015 bekommen, wir jedoch noch nicht. Meine Befürchtung, er beauftragt unseren Hausmeister die NKA in den Briefkasten zu stecken. Reicht das? Was können wir tun, um auf der sicheren Seite zu sein?

    Vielen Dank für eine Antwort.

    BG
    BJ

    • Dennis Hundt
      12. Dezember 2016 - 14:59 Antworten

      Hallo Björn,

      die Zustellung durch den Hausmeister ist in der Praxis üblich. Wo sehen Sie dabei eine Problem?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

      • Sebastian K.
        2. Februar 2017 - 03:18 Antworten

        Hallo Björn. hallo Dennis,

        dies ist m. E. ein Beweiswürdigungsproblem. Dies in der Praxis oft vorkommende Modell der Zustellung durch einen Mitarbeiter der Hausverwaltung, stellt oft die Frage wie glaubwürdig Mitarbeiter als Beweis vor Gericht sind.

        Dabei muss man zunächst unterscheiden zwischen Zustellung und Zugang der Mitteilung über die Betriebskosten. Der Vermieter muss grundsätzlich den Zugang der Mitteilung beweisen. Die bloße Zustellung der Mitteilung stellt hierbei noch keinen Zugang dar. Jedoch kann die Zustellung, z.B. durch Ablage in den Briefkasten einen sog. Anscheinsbeweis darstellen. Wobei dieser regelmäßig vom Prozessgegner im gerichtlichen Verfahren zu entkräften sein wird.

        Ferner spielt vor Gericht auch immer wieder die Glaubwürdigkeit von Mitarbeitern der Hausverwaltung eine Rolle, da diese unmittelbar wirtschaftlich abhängig sind und wohl kaum eine abmahnfähige Pflichtverletzung vor Gericht zugeben werden.

        Viele Grüße
        Sebastian

  • Sebastian K.
    2. Februar 2017 - 03:04 Antworten

    Guten Tag,

    für das Problem, wenn ein Mieter behauptet, ihm sei die BKA nicht zugegangen und wenn doch – etwa durch Einschreiben mit Rückschein – habe etwa eine Einzelaufstellung gefehlt, oder es seien nur leere Blätter im Umschlag gewesen, gibt es noch eine Möglichkeit:

    Zustellung durch den Gerichtsvollzieher mit Postzustellungsurkunde gemäß § 192 ZPO.

    Dies kostet zwar (im Moment sind das meines Wissens 13 Euro) etwas, aber damit ist rechtssicher gewährleistet, dass die BKA gesetzlich zugegangen ist und auch mit welchem Inhalt, denn der Gerichtsvollzieher beglaubigt den Inhalt der Sendung, vgl. § 192 Abs. 2 Satz 2 ZPO. Meines Erachtens könnte man den Punkt oben in den Text noch einstellen.

    Viele Grüße

    Sebastian

  • Katharina T.
    14. Februar 2017 - 13:31 Antworten

    Guten Tag,

    ich wohne im gleichen Wohnhaus wie meine Eltern, jedoch in einer eigenen Wohnung. Der Vermieter hat die Abrechnung meiner Eltern und meine zusammen in einem Brief an meine Eltern verschickt, weshalb ich sie auch nicht pünktlich bekommen habe, weil der Kontakt zu dem Zeitpunkt problematisch war. Jetzt verlangt der Vermieter, dass ich die Abrechnung bezahle, weil sie rechtzeitig eingegangen ist. Kann ich dagegen was tun? Oder ist er im Recht?

    Vielen Dank.

    Mit freundlichen Grüßen

    Katharina

    • Dennis Hundt
      14. Februar 2017 - 16:09 Antworten

      Hallo Katharina,

      der Vermieter muss den fristgerechten Zugang der Nebenkostenabrechnung beweisen. Nicht bei Ihren Eltern, nicht bei einem Nachbarn, sondern bei Ihnen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Elias
    5. April 2017 - 20:46 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    ich bin aus meiner alten Wohnung im August 2015 ausgezogen. Ich habe von meinem ehemaligen Vermieter am 04.04.2017 ein Schreiben bekommen, in dem er sagt, dass ich für das Jahr 2015 eine Nachzahlung zu tätigen habe.In diesem Brief steht, dass er schon mehrfach versucht hat, mich telefonisch oder per E-Mail zu erreichen und mehr schon Erinnerungs- und Mahnschreiben geschickt hat. Aber der Brief vom 04.04.2017 ist der Einzige den ich in der gesamten Zeit von ihm erhalten habe. Ich habe zudem mein Handy Protokoll durchgesehen und das letzte mal, als er mich kontaktiert hat war am 20.01.2016. Bezüglich der E-Mail Adresse, die habe ich ihm damals gegeben,damit sich die Interessenten für die Wohnung bei mir melden. Diese E-Mail Adresse habe ich auch nur dafür erstellt und sie seit damals(August 2016) nicht mehr benutzt und weiß auch die Zugangsdaten nicht mehr, deswegen konnte ich die E-Mails auch nicht checken. Er fordert mich jetzt auf bis zum 11.04.2017 die fällige Summe zu überweisen, aber er hat nicht mal eine Nebenkostenabrechnung mitgeschickt. Der Abrechnungszeitraum der vorherigen Nebenkosten war immer der 01.01 bis 31.12. Deswegen meine Frage, bin ich noch verpflichtet die fällige Summe zu begleichen, obwohl er bis heute keine Nebenkostenabrechnung geschickt hat und die Frist von 12 Monaten verstrichen ist?

    Es tut mir leid, dass es so ein langer Beitrag geworden ist.

    Mit freundlichen Grüßen

    Elias

    • Dennis Hundt
      6. April 2017 - 18:09 Antworten

      Hallo Elias,

      ich würde dem Vermieter nachweisen, dass Sie Ihre Pflicht erfüllt haben und ihm dem neue Anschrift mitgeteilt haben. Zudem muss natürlich eine Nebenkostenabrechnung vorliegen, damit überhaupt irgendeine Anspruch entstehen könnten.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

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