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Nebenkostenabrechnung: Hausverwaltung – sind Verwaltungskosten umlegbar?

Soweit Vermieter und Mieter mietvertraglich vereinbaren, dass der Mieter auch Nebenkosten trägt, sollten sie sich zur Vermeidung von Unstimmigkeiten an der Betriebskostenaufzählung des § 2 Ziffer 1 -16 Betriebskostenverordnung orientieren. Dort sind die in der Nebenkostenabrechnung umlegbaren Nebenkosten bezeichnet. Die Verwaltungskosten sind jedoch nicht benannt.

Im Detail gibt es hier viele Unstimmigkeiten und nicht unbedingt echte Rechtssicherheit. Angesichts des Verhältnisses der in Betracht kommenden Kosten und des Arbeitsaufwands für die Kostenermittlung steht der Arbeitsaufwand bei der Kostenermittlung allenfalls bei großen Mietshäusern im angemessenen Verhältnis.

1. Verwaltungskosten sind auch mietvertraglich nicht umlegbar

Grundsätzlich sind nämlich Verwaltungskosten keine umlegbaren Nebenkosten. Auch eine diesbezügliche Vereinbarung im Mietvertrag ändert daran nichts (OLG Karlsruhe RE WuM 1988, 204; OLG Koblenz RE WuM 1986, 50). Der Mieter kann sogar zu Unrecht gezahlte Beträge innerhalb der Verjährungszeit von 3 Jahren zurückfordern (LG Hildesheim WuM 1987, 50).

a. Ausnahme 1: Verwaltungspauschale in der Grundmiete

Eine Ausnahme besteht dann, wenn Mieter und Vermieter mietvertraglich eine Verwaltungspauschale im Rahmen der Grundmiete vereinbaren (LG Düsseldorf ZMR 1996/6 S. VIII, LG Berlin NZM 1999, 406). Die gesonderte formularmäßige Ausweisung einer Verwaltungskostenpauschale in einem Wohnraummietvertrag wird jedoch als überraschend (LG Bremen WuM 1988, 392) oder als unangemessen (LG Braunschweig WuM 1996, 283) bewertet, so dass die Zahlungspflicht des Mieters entfällt (gegenteilige Auffassung: LG Mannheim NMZ 2000, 490).

b. Ausnahme 2: Sozialer Wohnungsbau

Eine weitere Ausnahme besteht bei Sozialwohnungen (§ 26 II, III II. BV). Hier können Verwaltungskosten in der Wirtschaftlichkeitsberechnung angesetzt werden. Als Verwaltungskosten gelten für die zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen anfallenden Kosten. Seit 1.1.2008 gelten für Wohnungen Pauschalen von 254,80 €/Jahr und für Garagen 33,23 €/Jahr. Die Pauschalen werden entsprechend dem Verbraucherpreisindex alle drei Jahre angepasst.

2. Definition der Verwaltungskosten in § 1 II 1 BetrKV

In § 1 II 1 BetrKV heißt es ausdrücklich, dass die

„Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen“ (z.B. Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung),

„die Kosten der Aufsicht über die Immobilie“,

„der Wert der vom Vermieter persönlichen geleisteten Verwaltungsarbeit“ (z.B. die durch die Vermietung anfallenden Tätigkeiten), (Ausnahme: sozialer Wohnungsbau: § 26 I II. BV),

die Kosten für die gesetzliche oder freiwillige Prüfung des Jahresabschlusses (Kosten des Steuerberaters),

und die Kosten der Geschäftsführung

Verwaltungskosten sind und nicht zu den Betriebskosten/Nebenkosten gehören.

Auch „versteckte“ Verwaltungskosten sind nicht umlegbar. Es geht nicht an, wenn ein Dienstleister im Zusammenhang mit an sich umlegungsfähigen Tätigkeiten Verwaltungsaufgaben des Vermieters übernimmt (Beispiel: Inkasso der Heizkostenabrechnung durch Heizungsabrechnungsfirma).

Ausnahme: Soweit in § 2 Nr. 2, 4, 5, 6, 8 BetrKV und §§ 7, 8 HeizkostenV Kosten für die Berechnung und Aufteilung bei verbrauchsabhängiger Abrechnung den Betriebskosten zugeordnet sind, haben diesen speziellen Regelung Vorrang. Sie sind umlegungsfähig.

3. Speziell: Hauswarttätigkeiten als Verwaltungsaufgabe

§ 2 Nr. 14 BetrKV konkretisiert die Tätigkeiten eines Hauswarts. Die Hauswartarbeit ist vielgestaltig und beinhaltet naturgemäß auch verwaltende Aufgaben. Danach sind die für einen fest angestellten Hauswart oder eine selbstständige Hauswartfirma oder die für die Hauswarttätigkeit eines Mieters oder die Eigenleistung des Vermieters anfallenden Kosten umlegungsfähige Nebenkosten. Umlegungsfähig sind insbesondere die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Vermieter dem Hauswart gewährt.

Allerdings sind Maßnahmen der Instandhaltung und Instandsetzung keine umlegungsfähigen Tätigkeiten. Umlegungsfähig sind hingegen Maßnahmen zur Pflege von Einrichtungen und zur Verhinderung von Schäden. Nicht umlegungsfähig sind jedoch Kosten, die die Hausverwaltung betreffen. Die Abgrenzung ist oft schwierig.

a. Umlegungsfähige „Verwaltungsarbeiten“

Als umlegungsfähig wurden ausnahmsweise anerkannt u.a.:

  • Bereitschaftsdienst eines Hauswarts (AG Köln ZMR 1996/9 S. XII)
  • Bedienung und Überwachung der Heizungsanlage (AG Berlin NJW-RR 2002, 656)
  • Besorgung von Streugut (LG Gera WuM 2001, 615)
  • Kontrolle von Abschlüssen (LG Berlin GE 2007, 851)
  • Kontrolle der Einhaltung von Ruhezeiten (LG Berlin GE 2007, 851)

b. Nicht umlegungsfähige „Verwaltungsarbeiten / Hausverwaltungskosten“

 Als nicht umlegungsfähig wurden beurteilt u.a.:

  • Wahrnehmung von Terminen mit Handwerkern (LG Wuppertal WuM 1999, 490)
  • Durchführung von Abrechnungen (AG Köln WuM 1995, 120)
  • Überprüfung des Gesamtzustandes des Grundstücks (AG Köln WuM 1999, 235)
  • Kontaktpflege zu Hausbewohnern (AG Köln WuM 2002, 615)
  • Inkasso von (rückständigen) Mieten
  • Abhalten von Mietersprechstunden (AG Dortmund ZMR 1996, 387)
  • Entleerung von Münzautomaten (AG Köln WuM 1999, 467)
  • Verteilung von Schreiben des Vermieters an Mieter (AG Berlin NJW-RR 2002, 656)
  • Wohnungsbesichtigungen (LG Berlin NJW-RR 2002, 656)
  • Durchführung von Wohnungsübergaben (AG Köln WuM 1995, 120)
  • Ablesen von Zählerständen (LG Berlin GE 2007, 851)
  • Tätigkeiten anlässlich einer Neuvermietung (AG Köln WuM 1995, 120)
  • Vergütungen für eine Hausverwaltung (OLG Nürnberg WuM 1995, 308)

4. Aufteilung echter Hauswarttätigkeiten und Verwaltungstätigkeiten

Wird der Hauswart aufgrund eines einheitlichen Vertrages tätig und übt sowohl typische Hauswarttätigkeiten als auch sonstige Dienstleistungen für den Vermieter aus, sollen die Kosten verhältnismäßig aufgeteilt und nur die auf die Hauswarttätigkeit anfallenden Kosten angesetzt werden (AG Wuppertal ZMR 1994, 372).

Um eine richtige Aufteilung zu gewährleisten, sollte der der Hauswart Stundennachweise mit Angabe der einzelnen Tätigkeiten vorlegen. Ein pauschaler Abzug von 20 Prozent für Verwaltung, Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten soll den Umständen des Einzelfalls nicht immer gerecht werden (LG Potsdam GE 2003, 743). Ein nicht weiter erläuterter pauschaler Abzug sei nicht ausreichend (BGH GE 2008, 662). Der Mieter könne den Ansatz ohne weiteres bestreiten (BGH GE 2008, 662).

Es ist Aufgabe des Vermieters, die Tatsachen zu beweisen, aus denen sich die Umlegungsfähigkeit von Kosten ergibt (LG Karlsruhe WuM 1996, 230). Der Ansatz der Hauswartkosten nach Mietwerttabellen (Ansatz von Erfahrungswerten statt der tatsächlichen Kosten) wird mangels Einzelfallgerechtigkeit für problematisch gehalten (LG Frankfurt WuM 1986, 561).

4 Antworten auf "Nebenkostenabrechnung: Hausverwaltung – sind Verwaltungskosten umlegbar?"

  • Weigel; Barbara
    3. November 2017 - 12:49 Antworten

    Hallo,
    in meinem Fall hat der Vermieter für die Vertragsänderungen bei Strom und Gas , er hat hier einen anderen Anbieter ausgewählt, einen zusätzlichen Betrag zum Ansatz gebracht, der nach seiner Darstellung nicht zu der vereinbarten Verwalterpauschale dazu gehört. Ist so etwas rechtens ? M.E. gehört die Prüfung von Verträgen auf Wirtschaftlichkeit zu den Grundaufgaben der Hausverwaltung.

    Für eine Rückinfo wäre ich Ihnen sehr dankbar.

    Mit freundlichen Grüßen

    Barbara Weigel

    • Dennis Hundt
      3. November 2017 - 15:55 Antworten

      Hallo Barbara,

      der Wechsel eines Energieversorgers ist m.E. eine klassischer Verwaltungsaufgabe.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Aneta
    13. Februar 2018 - 19:19 Antworten

    Hallo,
    gestern fand ich meine Nebenkostenabrechnung im Briefkasten. Für die Hausverwaltung soll ich alleine 250 Euro bezahlen. Im Mietvertrag hat die Vermieterin beim Punkt Betriebskosten unter sonstige Betriebskosten handschriftlich:“Hausverwaltung“ hinzugefügt.
    Meine Frage: Darf Sie mir die Kosten berechnen?
    Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir hierauf eine Antwort geben würden.

    Freundliche Grüße
    Aneta

    • Dennis Hundt
      13. Februar 2018 - 20:09 Antworten

      Hallo Aneta,

      wie Sie gelesen haben, gehören die Kosten der Hausverwaltung zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

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