Vermieter: Umlagefähige Kosten sind höher als vereinnahmte Umlagen

Bei der jährlichen Steuerklärung stellen Vermieter immer wieder die Frage, wie Sie die Nebenkosten eigentlich richtig angeben müssen. Die Antwort ist, dass sowohl die vereinnahmten als auch die gezahlten Nebenkosten anzugeben sind: Die vereinnahmten Nebenkosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (VV) und die gezahlten umlagefähigen Kosten bei den Werbungskosten. So manch ein Vermieter steht dann aber vor einem Problem, wenn das Finanzamt fragt, warum die umlagefähigen Kosten höher sind als die vereinnahmten Umlagen. Oft wird vom Vermieter verlangt die Beträge anzugleichen. Ist das rechtens? Müssen die umlagefähigen Kosten mit den vereinnahmten Umlagen deckungsgleich sein? Wann ist eine Abweichung möglich?

Was ein Vermieter wissen sollten, wenn die Höhe der vereinnahmten Umlagen nicht mit der Angabe der umlagefähigen Kosten übereinstimmt, erklärt der folgende Artikel.

I. Wann sind umlagefähige Nebenkosten höher als vereinnahmte?

Typische Fälle, in denen die umlagefähigen Kosten höher sind als die vereinnahmten, sind z.B. verbilligte Nebenkostenpauschalen bei der Vermietung an Angehörige, fehlende Umlagevereinbarungen für einzelne Posten oder eine fehlerhafte Abrechnung die nicht mehr vor Ablauf der Ausschlussfrist korrigiert wurde.

1. Beispiel: Verbilligte Vermietung an Angehörige

Vermietet z.B. ein Vater seiner Tochter eine Wohnung am Studienort mit einer Nebenkostenpauschale von 40 €, obwohl die anfallenden umlagefähigen Nebenkosten sich eigentlich auf 140 € belaufen, liegt eine verbilligte Vermietung vor. Der vermietende Vater hat dann nur 40 € vereinnahmte aber 140 € gezahlte umlagefähige Nebenkosten.

2. Beispiel: Fehlende Umlagevereinbarung

Vergisst der Vermieter z.B. eine Nebenkostenposition die zu den sog. sonstigen Nebenkosten zählt im Mietvertrag mit aufzunehmen oder eine entsprechende Vereinbarung für neu hinzukommende umlagefähige Kosten zu treffen, bleibt er auf diesen Nebenkosten sitzen. Das heißt, er kann eigentlich umlagefähige Kosten, wie z.B. für eine Dachrinnenreinigung oder einen Wachmann nicht auf den Mieter abwälzen da die mietvertragliche Vereinbarung dazu fehlt. Da der Vermieter in einem solchen Fall die anfallenden Kosten trotzdem zahlen muss hat er auch hier niedrigere vereinnahmte als gezahlte umlagefähige Kosten.

3. Beispiel: Ausschluss der Nebenkostenforderung

Rechnet der Vermieter z.B. bestimmte Nebenkostenpositionen fehlerhaft oder gar nicht ab und verlangt einen zu geringen Nachzahlungsbetrag vom Mieter, kann das ebenso zu einer geringeren Nebenkosteneinnahme führen: Korrigiert er die Abrechnung nämlich nicht innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist ist er nach § 556 Abs.3 S. 2 BGB regelmäßig mit weiteren Nebenkostennachforderungen ausgeschlossen. Auch zunächst vergessene Nebenkosten können dann nicht mehr nachgefordert werden.

II. Anerkennung durch das Finanzamt ohne Angleichung

Grundsätzlich kann das Finanzamt den vollen Werbungskostenbetrag anerkennen. Selbst dann, wenn die umlagefähigen Nebenkosten höher sind als die vereinnahmten. Insbesondere bei den oben genannten Beispielsfällen Nr. 2 und Nr. 3, bei denen der Vermieter die Umlage aus mietrechtlichen Gründen nicht mehr realisieren kann, steht einer vollen Anerkennung dieser Nebenkostenpositionen als Werbungskosten regelmäßig nichts entgegen.

Anders ist das bei der Vermietung an Angehörige: Hier ist ein vollständiger Werbungskostenabzug nur unter gewissen Voraussetzungen zulässig. Nach § 21 Abs. 2 EStG muss der Mietvertrag einem sog. Fremdvergleich standhalten und die Miete mindestens 66% der marktüblichen Miete betragen. Nach dem BFH ist als marktübliche Miete die ortsübliche Miete zzgl. der umlagefähigen Nebenkosten gemeint (BFH, Entscheidung vom 10.05.2016, Az.: IX R 44/15). Liegen die Voraussetzungen nicht vor, gilt die Vermietung als teilweise unentgeltlich und die Werbungskosten sind zu kürzen. Mehr dazu lesen Sie hier: Nebenkosten bei Vermietung an Angehörige – Was müssen Vermieter beachten?

Einer vollen Anerkennung der Werbungskosten steht es im Übrigen auch nicht entgegen, wenn nicht umlagefähige Kosten angesetzt werden. Wie das geht erfahren Sie hier: Vermieter: Nicht umlegbare Nebenkosten als Werbungskosten absetzen

III. Fazit

Sind die umlagefähigen Kosten höher als die vereinnahmten Umlagen kann trotzdem ein voller Werbungskostenabzug erfolgen. Entscheidend ist er Grund für die Abweichung. Ergibt sich der Unterschied bei den vereinnahmten Kosten zu den umlagefähigen Kosten aus einer verbilligten Vermietung an einen Angehörigen, kommt es für die Anerkennung des Werbungskostenabzugs auf die Anerkennung der Entgeltlichkeit des Mietverhältnisses durch das Finanzamt an.