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Kosten für Erstellung der Nebenkostenabrechnung umlagefähig?

Die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist zeit- und arbeitsaufwändig. Als Vermieter bedient man sich daher gerne Firmen oder Hausverwaltungen, die einem diese Arbeit abnehmen. Doch wer trägt die Kosten? Da es die Pflicht des Vermieters ist die Nebenkostenabrechnung für den Mieter zu erstellen, muss es doch möglich sein, dass der Mieter die Kosten übernimmt? Ganz so leicht ist es leider nicht, denn schließlich ist die Abrechnung nicht nur zu Gunsten des Mieters, sondern auch des Vermieters. Im Umkehrschluss ist also nur gerechtfertigt, wenn beide Parteien einen Anteil der Kosten tragen und so ist es auch nach dem Gesetz geregelt.

Sie sind Vermieter und wollen die Kosten der Erstellung der Nebenkostenabrechnung auf den Mieter umlegen? Der nachfolgende Artikel erklärt welche Kosten bei der Abrechnung umlagefähig sind und was sie mit dem Rest tun können.

I. Kosten für Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Umlagefähige Nebenkosten sind ausschließlich die Kosten, die als Betriebskosten in den §§ 1 und 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ausdrücklich genannt sind beziehungsweise den sonstigen Betriebskosten zugeordnet werden können.

Die Kosten für die Erstellung der Nebenkosten selbst sucht man in diesem Betriebskostenkatalog allerdings vergeblich. Eine vollständige Umlage dieser Kosten scheidet daher aus.

Eine teilweise Umlage ist allerdings möglich, wenn man die einzelnen Kostenbestandteile für sich genommen betrachtet, die bei der Erstellung der gesamten Nebenkostenabrechnung anfallen: Ein Teil sind reine Verwaltungskosten, die der Vermieter nicht auf den Mieter abwälzen kann (siehe dazu Punkt 1.). Der andere Teil sind Kosten für einzelne Abrechnungspositionen, deren Umlage ausdrücklich im Gesetz gestattet ist (siehe dazu Punkt 2.).

1. Nicht umlagefähige Verwaltungskosten

Nach § 1 Abs. 2 BetrKV sind Verwaltungskosten grundsätzlich nicht umlagefähig. Das kann auch mietvertraglich nicht vereinbart werden

Zu diesen zählen folgende Kostenanteile:

  • Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen (hier sind zum Beispiel die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung durch eine dritte Person oder ein Unternehmen, wie eine Hausverwaltung gemeint)
  • die Kosten der Aufsicht
  • der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit (hier sind zum Beispiel auch die Zeiten gemeint, die der Vermieter für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung braucht)
  • die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses (also etwa zum Beispiel die Kosten des Steuerberaters)
  • die Kosten für die Geschäftsführung

2. Umlagefähige Kosten bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Im Gesetz sind zwei Kostenpunkte bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung vorgesehen, die der Vermieter dem Mieter in Rechnung stellen kann.

Das sind:

  • Die Kosten für die Erstellung der verbrauchs- bzw. verursachungsabhängigen Abrechnung der Heizungs-, Wasser- und Müllkosten nach § 2 Nr. 2, 4, 5, 6, 8 BetrKV.
  • Die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung können auf den Mieter umgelegt werden nach §§ 7, 8 HeizkostenV: Das heißt, die Kosten für die Erstellung der Heizkostenabrechnung durch das Abrechnungsunternehmen, die Kosten der Ablesung und die Mietkosten für das Erfassungsgerätes.

II. Vermietertipp: Kosten für die Abrechnung aufteilen und teilweise bei der Steuer absetzen

Da man als Vermieter nicht aller Kosten für Erstellung der Nebenkostenabrechnung direkt auf den Mieter umlegen kann, empfiehlt es sich die Kosten aufzuteilen. Hat man eine Firma mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beauftragt, sollte man getrennte Rechnungen verlangen: Eine für die Erstellung der verbrauchsabhängigen Abrechnungen (z.B. die Heizkostenabrechnung) und eine andere für die übrigen Abrechnungskosten.

Die Kosten für die Abrechnung, die nicht umlagefähig sind, kann man nämlich bei der Steuer im Zusammenhang mit den Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung geltend machen. Man muss also nicht auf den Kosten der Erstellung der Nebenkostenabrechnung sitzen bleiben. Dazu mehr in dem Beitrag Vermieter: Nicht umlegbare Nebenkosten als Werbungskosten absetzen.

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