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Vermieter: Nicht umlegbare Nebenkosten als Werbungskosten absetzen

1. Umlagefähige Nebenkosten

Vermieter können bei entsprechender Vereinbarung die in § 2 Ziffer 1 – 17 Betriebskostenverordnung (BetrKV) ausgewiesenen Nebenkosten auf den Mieter umlegen. Umlegbare Nebenkosten sind dadurch gekennzeichnet, dass sie regelmäßig und fortlaufend zur Unterhaltung der Immobilie entstehen.

Im Gewerberaummietrecht ist die Umlagefähigkeit umfassender. Hier können bei entsprechender Vereinbarung alle erdenklichen Kosten auf den Mieter umgelegt werden (z.B. auch reine Verwaltungskosten für die kaufmännische und technische Hausverwaltung).

Hier finden Sie die umlegbaren Nebenkosten in einer Übersicht.

2. Nicht umlagefähige Nebenkosten

Nicht regelmäßig entstehende Nebenkosten sind nicht umlagefähig. Dazu gehören gemäß § 1 II BetrKV die Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (Ausnahme: Vereinbarung einer Kleinreparaturklausel) sowie die Verwaltungskosten der Immobilie.

Hier die nicht umlegbaren Nebenkosten in einer Liste.

3. Nicht umlagefähige Nebenkosten als Werbungskosten

Soweit der Vermieter die Nebenkosten auf den Mieter umlegen kann, sind die Kosten für ihn lediglich durchlaufende Posten und belasten ihn finanziell nicht. Kann der Vermieter einzelne Kosten nicht auf den Mieter umlegen, kann er diese teilweise als Werbungskosten steuerlich geltend machen und die damit verbundenen Ausgaben seinen Mieteinnahmen gegenrechnen. Die Werbungskosten reduzieren die zu versteuernden Einkünfte und damit die zu zahlende Steuerlast.

Soweit der Vermieter eine an sich umlagefähige Nebenkostenposition mangels entsprechender Vereinbarung nicht auf den Mieter umlegen kann oder wegen der Ausschlussfrist des § 556 III S. 2 BGB die Umlage nicht mehr realisieren kann, kann er diese Nebenkostenposition dennoch als Werbungskosten geltend machen. Beispiel: Der Kostenaufwand für die regelmäßige Dachrinnenreinigung ist umlagefähig. Übersieht der Vermieter, dass er den Kostenaufwand als „sonstige Betriebskosten“ im Sinne des § 2 Ziffer 17 BetrKV ausdrücklich mit dem Mieter vereinbaren muss, kann er die Kosten nicht umlegen, wohl aber als Werbungskosten ansetzen. Insoweit bleibt der Vermieter bis auf den steuerlichen Anteil auf einem Teil der Kosten sitzen.

4. Werbungskosten sind in Anlage V zur Einkommensteuererklärung geltend zu machen

Will der Vermieter die Nebenkosten als Werbungskosten ansetzen, muss er zusammen mit der Einkommensteuererklärung die Anlage V „Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung“ beim Finanzamt einreichen.

Bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung sind Werbungskosten alle diejenigen Aufwendungen, bei denen objektiv ein wirtschaftlicher Zusammenhang mit der Vermietung besteht und die subjektiv zur Förderung der Nutzungsüberlassung getätigt werden. Wird die Wohnung selbst genutzt, werden keine Einnahmen erzielt, so dass keine Werbungskosten entstehen.

5. So wird die Anlage V ausgefüllt

In der Anlage V zur Einkommensteuererklärung hat der Vermieter die vom Mieter vereinnahmten Nebenkosten (Umlagen) in Zeile 13 anzugeben. Sie werden zunächst als Einnahmen erfasst.

In Zeile 46 kann der Vermieter dann sämtliche, auf den Mieter umlagefähigen Nebenkosten (u.a. Grundsteuer, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Heizung, Warmwasser, Treppenreinigung, Hausversicherungen) als Ausgaben = Werbungskosten angeben.

Die nicht umlagefähigen Nebenkosten sind in Zeile 47 zu bezeichnen. Im Formular sind beispielhaft „Verwaltungskosten“ benannt. Sonstige Kosten können in Zeile 49 vermerkt werden. Die sich ergebende Summe aller Werbungskosten ist in Zeile 50 zu erfassen und sodann in Zeile 22 einzutragen.

Die Differenz zwischen der Summe der Mieteinnahmen und der Summe der Werbungskosten ergibt den zu versteuernden Überschuss (Zeile 23). Im Idealfall ergibt sich ein steuerlicher Verlust. Er reduziert insgesamt die Einkommensteuerlast.

6. Kosten im Detail

6.1. Nicht umlagefähige Nebenkosten, die als Werbungskosten relevant sind:

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten:

… sind ohnehin keine Nebenkosten. Sie können aber in Zeile 39 – 45 als Erhaltungsaufwendungen erfasst werden. Fallen sie innerhalb von 3 Jahre nach dem Erwerb des Gebäudes an und betragen mehr als 15 % der Anschaffungskosten, gelten sie als anschaffungsnahe Herstellungskosten und erhöhen die Bemessungsgrundlage für die Abschaffung des Gebäudes (§ 6 Ia EStG).

Mehr unter: Instandhaltung und Reparaturen sind nicht über die Nebenkosten umlegbar

Modernisierungskosten:

Modernisiert der Vermieter die Wohnung, kann er bis zu 11 % der angefallenen Kosten als Mieterhöhung geltend machen und auf die Kaltmiete aufschlagen (§ 559 BGB). Eventuell einbezogene Reparaturkosten sind abzuziehen.

Sonstiger Erhaltungsaufwand:

….für die Erneuerung bereits vorhandener Teile oder Anlagen stellt sofort abzugsfähige Werbungskosten dar (Dachreparatur, Erneuerung der Bodenbeläge oder Sanitäreinrichtungen, neuer Anstrich der Wände). Er ist in Zeile 38 geltend zu machen.

Höhere Erhaltungs- und Reparaturkosten (Zeilen 40 – 45):

… können steuerlich strategisch auch auf 2 bis 5 Jahre verteilt werden (§ 82 b EStDV).

Schönheitsreparaturen:

Trägt der Vermieter die Kosten für Schönheitsreparaturen, ist der Kostenaufwand sofort abzugsfähiger Werbungskostenaufwand. Ist der Mieter verantwortlich, fallen auf Vermieterseite keine Kosten an. Gleiches gilt, wenn der Mieter im Rahmen einer Kleinreparaturklausel Kleinschäden selbst beseitigt.

Fahrtkosten:

…im Zusammenhang mit Erhaltungsaufwendungen oder der Verwaltung und Betreuung des Mietobjekts (Neuvermietung, steuerliche Beratung, Eintreiben der Miete bei säumigem Mieter, Wohnungsübergabe) sind Werbungskosten. Ohne Einzelnachweis sind für ein Kfz 0,30 € je km anzusetzen.

Reisekosten:

….sind abzugsfähige Werbungskosten, wenn sie mit der Vermietertätigkeit in Zusammenhang stehen (Neuvermietung, Schadensaufnahme). Bis 24 Stunden Abwesenheit sind je Kalendertag pauschal 24 €, für 14 bis 20 Stunden 12 € und für mindestens 8 bis 14 Stunden 6 € anzusetzen. Gegen Nachweis sind auch Übernachtungskosten absetzbar.

Hausverwaltungskosten (Wohnraummietrecht) =

  1. Kontoführungsgebühren zur Vereinnahmung der Miete
  2. Telefonkosten für Telefonate mit Mietern (10 % Anteil, sonstige Telefonate sind Privatsache des Vermieters)
  3. Porto für Schriftverkehr mit Mieter, Hausverwaltung, Stadtwerke
  4. Schreibmaterial für Schriftverkehr mit Mieter, Hausverwaltung, Stadtwerke
  5. Trinkgelder an Handwerker, Müllfahrer, Briefboten, Paketdienst
  6. Anschaffung von Fachliteratur rund um den Grundbesitz und Steuern,
  7. Maklerprovision für die Vermittlung neuer Mieter
  8. Kosten für die Prüfung eines Jahresabschlusses, auch wenn er gesetzlich vorgeschrieben ist, z.B. Kosten für Steuerberater und Unternehmensberater
  9. Die durch die Geschäftsführung für die Vermietung entstehenden Kosten
  10. Kosten für die Aufsicht über die Immobilie (Pförtner, Sicherheitsdienst)
  11. Kostenaufwand für die Erstellung der jährlichen Nebenkostenabrechnung
  12. WEG-Verwaltergebühren
  13. Im Gewerbemietrecht hingegen sind alle Kosten im Zusammenhang mit der Verwaltung umlagefähige Nebenkosten!).

Mehr dazu: Nebenkostenabrechnung: Hausverwaltung – sind Verwaltungskosten umlegbar?

Vermietung einer möblierten Wohnung:

Anschaffungskosten für Möbel zur Vermietung einer möblierten Wohnung bis zu 410 € ohne MWSt. je Möbelstück sind sofort abzugsfähig. Höhere Beträge sind über eine Durchschnittsnutzungsdauer von 8 bis 10 Jahren abzuschreiben.

Rechtsanwaltskosten:

Anwalts- und Gerichtsgebühren im Zusammenhang mit der Vermietung für Klagen gegen den Mieter oder beauftragte Handwerker sind sofort abzugsfähige Werbungskosten.

Anschaffung von Werkzeug und Material:

Kauft der Vermieter Werkzeug und Material zur Durchführung von Reparaturen, Bewirtschaftung der Gartenanlage, Streumaterial für den Winter, kann er die Anschaffungskosten bis 410 € sofort absetzen. Für höhere Beträge geht die jährliche AfA nach Nutzungsdauer.

Computer, Software: Kauft der Vermieter zur Verwaltung einen PC und/oder eine Software zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung (z.B. von Lexware, Haufe oder nutzt er eine „Software as a Service“ wie eddi24.de für die Heizkostenabrechnung), kann er die Anschaffungskosten bis 410 € sofort absetzen. Für höhere Beträge geht die jährliche AfA nach Nutzungsdauer.

Zinsen für den Kapitaldienst:

…sind nicht umlagefähige Nebenkosten, wohl aber Werbungskosten.

Handwerkerleistungen:

20 % der Kosten für Modernisierung und Instandhaltung, maximal 1.200 €, sind Werbungskosten. Voraussetzungen sind eine Rechnung des Handwerkers und ein Rechnungsausgleich per Überweisung.

Haushaltsnahe Dienstleistungen:

Der Kostenaufwand für die Beauftragung eines Unternehmers zur Erbringung typischer Leistungen im Haushalt (Gartenpflege, Dachrinnenreinigung, Streudienst) sind bis 20 % der Kosten maximal bis 4.000 €, Werbungskosten. Gartenpflegekosten können aber auch als umlagefähige Nebenkosten vereinbart werden.

6.2. Folgende Nebenkosten sind weder umlagefähig noch als Werbungskosten anerkennungsfähig:

Instandhaltungsrücklagen: 

…der Wohnungseigentümergemeinschaft sind nicht bereits zum Zeitpunkt der Abführung als Werbungskosten abziehbar, sondern erst bei der Verausgabung der Beträge für Erhaltungsmaßnahmen.

Sonderumlagen:

…Sie dienen meist der Finanzierung von Erhaltungsaufwendungen am Gemeinschaftseigentum und stellen keine Nebenkosten dar. Sie sind allenfalls als nachträgliche Herstellungskosten über die AfA relevant.

Tilgungsleistungen für Baudarlehen:

…sind steuerlich nicht relevant.

Hinweis: Einzelheiten zu steuerlichen Fragen sollte jeder Eigentümer individuell mit seinem Steuerberater besprechen. Dieser Artikel gibt einen ersten Überblick, ersetzt aber keine individuelle Beratung.

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