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Heizkostenabrechnung erstellen: Drei Möglichkeiten

Der alljährlichen Erfordernis des Erstellens einer Heizkostenabrechnung können Eigentümer auf verschiedene Weise gerecht werden: Traditionell beauftragt der Eigentümer einen Messdienst, der sich um alle Aspekte der Abrechnung kümmert – von der Installation und Ablesung der Messgeräte bis zum Anfertigen und Aushändigen der Abrechnungsunterlagen.

War dieses Vorgehen in der Vergangenheit gängige Praxis und bei Verwendung der mittlerweile veralteten Verdunsterröhrchen eigentlich alternativlos, so gibt es heute auf Grund des technischen Fortschritts auch andere Möglichkeiten.

Elektronische Messgeräte und moderne Internettechnologie gestatten mit wenig Aufwand und zu deutlich geringeren Kosten eine Abrechnung in Eigenregie. Wie auch immer die Abrechnung durchgeführt wird, entscheidend ist, dass sie die formalen und inhaltlichen Anforderungen der Heizkostenverordnung (HKVO) erfüllt.

Klassisch über einen traditionellen Messdienst erstellen lassen

Wer ein „Rundum sorglos Paket“ möchte, der wendet sich nach wie vor an einen klassischen Messdienst. Neben den bundesweit und auch international tätigen Branchengrößen wie Techem und ista gibt es in Deutschland ca. 300 kleinere, regional arbeitende Anbieter.

Ein Messdienst stattet die Liegenschaft mit Zählern zur Erfassung des Wärme- und Warmwasserverbrauchs aus, liest diese am Ende der Abrechnungsperiode ab und erstellt mittels der vom Eigentümer erhaltenen Kosten- und Mieteraufstellung die Heizkostenabrechnung. Der Eigentümer erhält vom Messdienst eine Gesamtübersicht sowie für jeden Mieter eine Einzelabrechnung, die er lediglich weiterzureichen braucht. Weiter überwacht der Messdienst die Eichfristen der Messgeräte und tauscht diese turnusmäßig aus.

Dieses Verfahren ist seit vielen Jahrzehnten etabliert und funktioniert in der Regel gut, entbindet den Eigentümer aber nicht vollständig von einer Mitwirkungspflicht. So muss der Eigentümer stets eine Aufstellung der in der Abrechnungsperiode entstandenen Brennstoff- und Heiznebenkosten sowie eine Nutzerliste an den Messdienst liefern.

Die nicht unerheblichen Kosten für die Inanspruchnahme eines Messdienstes können gemäß HKVO als Heiznebenkosten auf die Mieter umgelegt werden.

Heizkostenabrechnung bei einem Online-Anbieter erstellen

Seit einigen Jahren gibt es Unternehmen wie eddi24, die eine Internetplattform zur selbstständigen Durchführung professioneller Heizkostenabrechnungen betreiben. Die Idee hinter diesem Konzept ist, dass moderne elektronische Messgeräte von jedermann selbst abgelesen werden können und innerhalb der Eichfristen keine weitere Interaktion – wie vormals der Röhrchentausch – mit diesen Geräten notwendig ist. Darüber hinaus gestattet die moderne Informationstechnologie die preiswerte Bereitstellung eines Abrechnungsprogramms per Internet, Stichwort Cloud Computing (keine Software notwendig).

Online-Angebote setzen voraus, dass der Eigentümer bereit ist, die Abrechnung selbst durchzuführen. Dazu muss er ein meist sehr komfortabel gestaltetes Internet-Programm bedienen und die Zählerstände selbst ablesen. Das Versenden von Kosten- und Nutzerlisten an einen externen Dienstleister entfällt komplett. Diese Daten werden direkt in das Internet-Programm eingegeben.

Die Abrechnungsunterlagen erhält der Eigentümer meist wenige Minuten nach dem Abschluss der letzten Dateneingabe. Üblich ist hier ein vollautomatisches Versenden als PDF-Dateien per E-Mail sowie die Bereitstellung dieser Dateien in einem persönlichen Downloadbereich im Internet.

Für die Nutzung des Internet-Programms erheben die Anbieter eine Gebühr, die sich in der Regel an der Anzahl erstellter Einzelabrechnungen orientiert. Auch diese Gebühr, die auf Grund der Eigenleistung deutlich geringer ausfällt, als bei einem traditionellen Messdienst, kann gemäß HKVO auf die Mieter umgelegt werden.

Nutzer von Online-Angeboten müssen sich um ihre Messgeräteausstattung selbst kümmern. Die Verwendung besonderer Zählertypen ist nicht erforderlich. Es können alle üblichen Zähler abgerechnet werden. Bei Bedarf unterstützen die Online-Anbieter bei der Beschaffung und Montage von Messgeräten.

Kann man eine Heizkostenabrechnung auch selbst erstellen, z.B. in Excel?

Grundsätzlich kann man eine Heizkostenabrechnung selbst erstellen. Selbst mit Papier und Bleistift ist es möglich, eine rechtssichere Abrechnung zu erzeugen – erst recht mit Excel. Auch gibt es kein Gesetz, das besagt, dass nur speziell autorisierte Fachleute eine Heizkostenabrechnung durchführen dürfen. Sofern die formalen und inhaltlichen Anforderungen der HKVO erfüllt sind, ist gegen keine, wie auch immer erstellte Heizkostenabrechnung ein Einwand zu erheben.

Die Anforderungen der HKVO sind jedoch so hoch, dass man schnell Gefahr läuft, bei selbst, ohne professionelles Werkzeug erstellten Abrechnungen etwas zu vergessen oder falsch zu machen. Zudem wird die Situation bei Nutzerwechseln oft unübersichtlich und das Risiko von Fehlern steigt stark an. Auf jeden Fall ist es problematisch mit einer fehlerhaften Abrechnung Nachzahlungsansprüche durchzusetzen. Insofern sollte ein Eigentümer nur dann zu Papier und Bleistift oder Excel greifen, wenn er sich seiner Sache ganz sicher ist. Darüber hinaus muss er bereit sein, den großen Zeitaufwand, den das „Zu-Fuß-Verfahren“ mit sich bringt, zu leisten.

Gesetzliche Grundlage auf die Erstellung der Heizkostenabrechnung

Die gesetzliche Grundlage für die Heizkostenabrechnung ist die Heizkostenverordnung, kurz HKVO.

Die HKVO hat Vorrang vor rechtsgeschäftlichen Bestimmungen und muss damit unabhängig von sonstigen Festlegungen zwischen Vermieter und Mieter zur Anwendung kommen. Ausgenommen sind lediglich Gebäude mit zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt. In solchen Fällen können sich Vermieter und Mieter auch legal auf eine andere Form der Heizkostenabrechnung einigen (siehe auch Nebenkostenabrechnung bei einem Zweifamilienhaus).

Die HKVO regelt, dass die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage auf die im Abrechnungszeitraum vorhandenen Mieter umgelegt werden dürfen und legt detailliert dar, welche Kostenarten dazugehören und wie die Verteilung zu erfolgen hat.

Ein wesentliches Merkmal der HKVO ist die Pflicht zur verbrauchsabhängigen Abrechnung. Das heißt, wo immer technisch möglich und wirtschaftlich vertretbar, müssen Zähler zur Erfassung des Wärmeverbrauchs sowie bei verbundenen Anlagen des Warmwasserverbrauchs installiert werden. Dies betrifft alle Wohnungen eines Gebäudes, auch die vom Eigentümer bzw. Vermieter selbst genutzten Räumlichkeiten.

Weiter ist zu beachten, dass die Kosten nicht zu 100% nach Verbrauch abgerechnet werden dürfen, sondern stets auch ein Grundkostenanteil zu berücksichtigen ist. Dieser beträgt in der Regel 30% und wird nach Quadratmetern Nutzfläche umgelegt. Der Hintergrund dieser Regelung ist, dass allein für das Schaffen der Möglichkeit jederzeit heizen oder Warmwasser zapfen zu können, Kosten entstehen. Diese Kosten sind auch bei einem Nullverbrauch zu begleichen.

Ein wesentliches Ziel der HKVO ist das Schaffen eines Anreizes zum Energiesparen und damit eine Erziehung zu einem umwelt- und ressourcenschonenden Verhalten. Das gleichzeitige Schaffen einer Abrechnungsgerechtigkeit ist lediglich eine angenehme Begleiterscheinung dieses Primärziels.

Fazit

Der Gesetzgeber verpflichtet Vermieter von Gebäuden mit mehr als zwei Wohnungen in jedem Fall zur Durchführung einer jährlichen Heizkostenabrechnung gemäß HKVO. Für die Erstellung einer solchen Heizkostenabrechnung eröffnen sich heute dem Vermieter zwei grundsätzliche Wege. Einmal ist die Beauftragung eines traditionellen Messdienstes möglich, daneben gibt es die Möglichkeit einer Online-Abrechnung in Eigenregie.

Der klassische Weg besitzt den Vorteil einer Rundum-Betreuung, ist für den Vermieter jedoch auch nicht frei von Mitwirkungspflichten. So muss er dem Messdienst die Kosten- und Nutzeraufstellung liefern und letztlich auch dafür sorgen, dass der Ableser Zutritt zu den Wohnungen erhält.

Die Online-Abrechnung spielt ihre Stärke in der unmittelbaren Einflussnahme des Vermieters auf den gesamten Abrechnungsprozess aus und ermöglicht einen viel schnelleren Erhalt der Abrechnungsunterlagen, insbesondere auch bei eventuell durchzuführenden Korrekturen.

Beide Wege bringen bei sorgfältiger Arbeitsweise gleichermaßen eine qualitativ hochwertige und rechtssichere Abrechnung hervor. Hinsichtlich des Preises für die Abrechnungsdurchführung gibt es naturgemäß große Unterschiede. Da diese Gebühren jedoch als „Kosten der Verbrauchserfassung“ in der Heizkostenabrechnung umgelegt werden können, spielen sie nur für Vermieter eine Rolle, die ihren Mietern so geringe Nebenkosten wie möglich aufbürden wollen. (Tipp: Für die meisten Mieter ist die Warmmiete / Endmiete interessant. Mit geringeren Nebenkosten lässt sich im Zweifel eine höhere Kaltmiete und damit eine bessere Mietrendite erzielen.)

Welcher Weg beschritten wird, hängt letztlich vom Einzelfall und den persönlichen Präferenzen des Eigentümers/Vermieters ab. Beide Wege werden dauerhaft Bestand haben, wobei die Online-Abrechnung als relativ junges Marktsegment deutlich hinzugewinnen wird. Branchenkenner erwarten, dass die Online-Abrechnung im Bereich der kleineren Mehrfamilienhäuser künftig die Regel sein wird.

Auch Papier und Bleistift- sowie Excel-Abrechnungen wird es weiterhin geben, jedoch wird deren Anzahl insbesondere auf Grund der aufkommenden Online-Abrechnungen weiter zurückgehen. Aufwand und Nutzen stehen bei dieser Abrechnungsform in keinem gesunden Verhältnis, zumal das Risiko einer formal fehlerhaften Ausgestaltung mit all ihren negativen Konsequenzen sehr hoch ist.

3 Antworten auf "Heizkostenabrechnung erstellen: Drei Möglichkeiten"

  • Lena Dreyer
    23. März 2017 - 11:29 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    ich hätte eine Frage bezüglich der Nebenkostenabrechnung.
    Ich mach das mit der Nebenkostenabrechnung zum ersten Mal und habe eine Rechnung für Fernwärme vom Zeitraum 01.01.16 – 31.12.16 bekommen. Die Zählerstände wurde am 30.01.17 abgemessen.
    Kann ich jetzt die Zählerstände zum 31.12.2016 runterrechnen?

    Bitte um Rückmeldung.

    • Dennis Hundt
      23. März 2017 - 15:20 Antworten

      Hallo Lena,

      elektronisch werden die i.d.R. die Zählerstände zum 31.12. ausgelesen – auch wenn die Ablesung erst später erfolgte. Prüfen Sie die Abrechnung also genau.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Georg
    28. August 2017 - 23:40 Antworten

    Ich habe ebenfalls eine Frage: ich erstelle als Vermieter meine Nebenkostenabrechnung mit der Software WiSo Hausverwalter. Hinzu kommen allerdings einige Sonderberechnungen mit Excel, die sich mit WiSo alleine nicht durchführen lassen. Auch das Zählerablesen, Eintragung in Software etc. erledige ich komplett ohne Messdienstleister. Der Messdienstleister hat bisher ca. 380 € verlangt, und zwar für:

    a) Ablesen der Zähler (Wärmemengenzähler, Gaszähler, Wasserzähler)
    b) Erstellung der Heiz- und Nebenkostenrechnungen
    c) Liegenschaftspauschale
    d) Anfahrtspauschale zum Ablesen der Zähler
    e) Porto und Versand

    Da ich exakt diese Arbeit als Vermieter nun komplett übernehme: warum darf ich diese Kosten nicht in gleicher Weise in die Heizkosten- bzw. Nebenkostenabrechnung integrieren ? Es ist eine Dienstleistung, die ich als Vermieter erbringe. Warum sollte ich lediglich die WiSo Kosten ansetzen dürfen ? Gibt es hierzu bereits Gerichtsurteile ?

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