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Nebenkostenabrechnung bei einer Wohngemeinschaft – Möglichkeiten der Gestaltung

Bei einer Wohngemeinschaft (WG) zahlen regelmäßig alle WG-Bewohner die Nebenkosten. Doch, wie kann man die Nebenkosten bei einer Wohngemeinschaft gerecht verteilen und wer ist zuständig für die Nebenkostenabrechnung? Wer bekommt die Nebenkostenabrechnung bei der Wohngemeinschaft? Wer verteilt die Kosten auf die WG-Bewohner? Bei einer Wohngemeinschaft ist es oft sehr schwierig diese Fragen zu beantworten, da es sowohl für die Verteilung der Nebenkosten auf die WG-Bewohner als auch für die Nebenkostenabrechnung auf die Gestaltung im Mietvertrag ankommt.

Der nachfolgende Artikel zeigt, welche Möglichkeiten es für die Gestaltung der Nebenkostenabrechnung bei einer Wohngemeinschaft gibt und wie sich das auf die Frage der Verteilung der Nebenkosten auswirkt.

I. Verteilung der Nebenkosten und Nebenkostenabrechnung bei der Wohngemeinschaft sind zwei verschiedene Dinge

Geht es um die Nebenkostenabrechnung bei der Wohngemeinschaft sollte zu Beginn immer zwischen der Nebenkostenabrechnung über die Wohngemeinschaft und die Verteilung der Nebenkosten in der Wohngemeinschaft unterschieden werden.

Bei der Nebenkostenabrechnung geht es um die Abrechnung der Nebenkosten, die für die Wohngemeinschaft insgesamt anfallen. Wie die Nebenkostenabrechnung gestaltet sein darf, wann sie erfolgt und was mit welchem Umlageschlüssel abgerechnet werden darf richtet sich nach den gesetzlichen Regelungen der §§ 556 ff. BGB, der §§ 1, 2  Betriebskostenverordnung (BetrKV) und der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) richtet.

Bei der Verteilung der Nebenkosten innerhalb der Wohngemeinschaft spielen diese gesetzlichen Regelungen nicht zwangsläufig eine Rolle. Entscheiden die WG-Bewohner z.B. darüber wie die insgesamt vom Vermieter verlangten Nebenkosten aufgeteilt werden, können sie das ohne Einschränkungen so tun, wie Sie es für gerecht erachten. Begrenzungen auf bestimmte Umlageschlüssel und Unterscheidungen zwischen verbrauchsabhängigen und verbrauchsaunabhängigen Nebenkosten gibt es hier nicht.

II. Verteilung der Nebenkosten bei Wohngemeinschaft richtet sich nach der Gestaltung im Mietvertrag

Die Frage, wer die Nebenkosten der Wohngemeinschaft auf die einzelnen WG-Mitglieder verteilt, hängt direkt davon ab, wer eigentlich die Nebenkostenabrechnung für die Mietwohnung bekommt bzw. bekommen muss und das wiederum richtet sich nach der Vereinbarung im Mietvertrag: Adressat der Nebenkostenabrechnung ist immer der Mieter. Erstellt wird die Nebenkostenabrechnung in erster Linie durch den Vermieter bzw. Untervermieter.

Bei dem Mietvertrag für eine Wohngemeinschaft gibt es grds. drei Möglichkeiten der Gestaltung:

  • Mietvertrag nur mit Hauptmieter der WG
  • Mietvertrag mit allen WG-Bewohnern als Mieter
  • Separate Mietverträge mit den einzelnen WG-Bewohnern

1. Mietvertrag nur mit Hauptmieter der WG

Hat ein einzelner Mieter als Hauptmieter den Mietvertrag unterschrieben und  mit den anderen WG Mitgliedern Untermietverträge haftet  er allein gegenüber dem Vermieter für die Nebenkosten der Wohngemeinschaft und bekommt als einziger von diesem die Nebenkostenabrechnung.

Die Folge ist, dass der Hauptmieter

2. Ein Mietvertrag mit allen WG-Bewohnern als Mieter

Haben alle WG Mitglieder den  Mietvertrag unterschrieben, haften Sie als Gesamtschuldner gegenüber dem Vermieter für die Nebenkosten und eventuelle Nachzahlungen. Die Nebenkostenabrechnung geht allen zu und sie sind untereinander (im sog. Innenverhältnis) für eine gerechte Verteilung zuständig.

Die Folge ist, dass

  • der Vermieter die Nebenkostenabrechnung für die Wohngemeinschaft als Ganzes, als als eine Abrechnungseinheit erstellt
  • die WG- Bewohner die gesamten Nebenkosten der Wohngemeinschaft unter sich verteilen müssen, wobei Sie wie bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung, die Gesamtkosten als Pauschalen pro Kopf oder der genutzten Quadtratmeter etc. Umlegen können. Beispiele finden Sie in dem Artikel: Nebenkosten bei WG: So sollten Hauptmieter vorgehen.

3. Mehrere Mietverträge mit den einzelnen WG-Bewohnern

Letztlich gibt es auch den Fall, dass ein Vermieter mit jedem einzelnen WG-Mitglied einen Mietvertrag hat. In diesem Fall verteilt der Vermieter die Nebenkosten der gesamten Mietwohnung auf die einzelnen Bewohner der Wohngemeinschaft. Er stellt allen eine Nebenkostenabrechnung und jeder bekommt damit automatisch eine Abrechnung mit dem eigenen Nebenkostenanteil. Damit ist auch die Haftung aller WG Bewohner nur auf den Nebenkostenanteil beschränkt, der in ihrer Nebenkostenabrechnung ausgewiesen ist.

Die Folge ist, dass der Vermieter der Mietwohnung

  • die Nebenkostenabrechnungender Wohngemeinschaft erstellt
  • die Nebnekosten der Wohngemeinschaft auf die WG-Bewohner verteilt.

In diesem Fall ist also keiner der WG-Bewohner für die Verteilung der Nebenkosten zuständig.

III. Möglichkeiten der Nebenkostenabrechnung in der Wohngemeinschaft: Vorauszahlung oder Pauschale

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung für eine Wohngemeinschaft stehen dem Vermieter — oder dem Hauptmieter als Untervermieter— die Möglichkeiten der Gestaltung nach §556 Abs. 2 S. 1  Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) offen. Danach können die Nebenkosten entweder als Nebenkostenpauschale oder als Nebenkostenvorauszahlung mit jährlicher Abrechnung gezahlt werden.

Der Unterschied zwischen diesen beiden Gestaltungsmöglichkeiten ist insbesondere der, dass bei der Pauschale ein fester Nebenkostenbetrag  zur pauschalen Abgeltung der umzulegenden Nebenkosten angesetzt wird, der unabhängig von dem tatsächlichen Anfall gezahlt wird. Es erfolgt also keine jährliche Nebenkostenabrechnung über die tatsächlich angefallenen Kosten.

Demgegenüber erfolgt bei derNebenkostenvorauszahlung monatlich nur eine Anzahlung für den voraussichtlich anfallenden jährlichen Gesamtnebenkostenanteil, der dann bei der Jahresabrechnung angerechnet wird. Die Differenz zwischen der Nebenkostenvorauszahlung und dem tatsächlich angefallenen Nebenkostenanteil wird dann ausgeglichen: Deshalb gibt es hier in der Folge eventuell eine Guthabenserstattung oder eine Nebenkostennachzahlung.

Welche Möglichkeit der Gestaltung der Nebenkostenabrechnung für die Wohngemeinschaft empfehlenswert ist, richtet sich danach wie die Wohngemeinschaft gestaltet ist und welche Nebenkosten abgerechnet werden: Ist die Wohngemeinschaft z.B. so beschaffen, dass die WG- Bewohner eine nahezu gleiche Wohnnungsnutzung haben und auch die Räumlichkeiten des Einzelnen nahzu identisch sind, kann eine Nebenkostenpauschale oder eine Vorauszahlung mit einer Umlage pro Kopf sinnvoll sein. Bei sehr unterschiedlicher Wohnnutzung und Räumlichkeiten, empfiehlt sich hingegen eine Vorauszahlungsabrechnung nach Quadtratmetern und im Übrigen eine Verbrauchsabrechnung für Vermieter.

Wichtig ist außerdem, dass der Umfang der Nebenkosten, die bei einer Wohngemeinschaft abgerechnet werden dürfen, sich nach de §§ 556 ff. BGB, der §§ 1, 2  BetrKV und der HeizkostenV richtet. Es dürfen also nur umlagefähige Posten abgerechnet werden und es gelten die Einschränkungen für Pauschalen oder verbrauchsunabhängige Nebenkostenabrechnungen über Heiz- und Warmwasserkosten. Diese müssen immer zu mindestens 50% bis 70% nach dem Verbrauch abgerechnet werden — unabhängig von der übrigen Gestaltung der Nebenkostenabrechnung bei der Wohngemeinschaft.

Alles was Vermieter und Untervermieter zu den einzelnen umlagefähigen Nebenkostenpositionen und den Voraussetzungen für die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung wissen sollten, finden Sie in den Ratgebern: Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter und  Umlagefähige Nebenkosten in einer Übersicht.

IV. Zusammenfassung

Bei der Nebenkostenabrechnung für eine Wohngemeinschaft gibt es grds. zwei Möglichkeiten für die Gestaltung: Die Abrechnung mit der Nebenkostenpauschale oder der Nebenkostenvorauszahlung. Für die Verteilung der Nebenkosten in der Wohngemeinschaft, sind je nach mietvertraglicher Gestaltung entweder der Vermieter, der Hauptmieter oder alle WG-Bewohner zuständig. Dabei kann die Verteilung mit Pauschalen nach der Bewohnerzahl, der Quadratmeterzahl oder nach beidem erfolgen.

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