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Nebenkostenabrechnung: Diese Belege kann der Mieter verlangen

Woher hat der Vermieter die Zahlen in der Nebenkostenabrechnung? Stimmen die abgerechneten Beträge für die Nebenkosten tatsächlich? Stellen Sich Mieter solche Fragen bleibt nur eins: Die Abrechnungsbelege des Vermieters einsehen und die abgerechneten Nebenkosten prüfen. Doch, so einfach wie man denkt, ist das gar nicht. Mieter können die Belege der Nebenkostenabrechnung nämlich nur unter gewissen Bedingungen einsehen. So ist z.B. in der Regel nur eine Einsicht in die Originale und am Wohnort des Vermieters möglich. Ebenso sind seitens des Vermieters gewisse Dinge zu beachten, wenn der Mieter die Abrechnungsbelege der Nebenkostenabrechnung sehen will.

Der nachfolgende Artikel erklärt daher für Mieter und Vermieter, was beim Thema Abrechnungsbelege der Nebenkostenabrechnung zu beachten ist. Alles was Sie wissen müssen, erfahren Sie hier.

I. Einsichtsrecht: Wann haben Mieter das Recht auf Belege?

Mieter können eigentlich immer vom Vermieter verlangen, dass sie zur Kontrolle der Nebenkostenabrechnung die Belege einsehen dürfen. Das ergibt sich grundsätzlich bereits aus den allgemeinen Anforderungen der Rechenschaftspflicht des Vermieters bzgl. der Nebenkosten nach § 259 Abs. 1 BGB (BGH, Urteil vom 07. Februar 2018, Az.: VIII ZR 189/17).

Für die Nebenkostenabrechnung gilt nämlich folgendes:

Die Abrechnung der Nebenkosten nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB dient dazu, die anstehenden Nebenkosten des jeweiligen Abrechnungsjahres (vgl. BGH, Urteil vom 28. Mai 2008, Az.: VIII ZR 261/07) zu erfassen, zusammenzustellen und unter Abzug der jeweils geleisteten Vorauszahlungen auf die einzelnen Mieter zu verteilen (BGH, Urteil vom 07. Februar 2018, Az.: VIII ZR 189/17).

Damit der Mieter erkennt, welche Kostenpositionen, wie verteilt werden, muss der Vermieter eine aus sich heraus verständliche, geordnete Zusammenstellung der umzulegenden Nebenkosten im Abrechnungsjahr enthalten. Er muss getätigte Einnahmen und Ausgaben darstellen, damit der Mieter den auf ihn entfallenden Anteil an diesen Kosten gedanklich und rechnerisch nachzuprüfen kann (ständige Rechtsprechung: vgl. BGH Urteile vom 12. November 2014, Az.: VIII ZR 112/14; vom 9. Oktober 2013, Az.: VIII ZR 22/13; vom 3. Juli 2013, Az.: VIII ZR 322/12).

Insgesamt muss die Nebenkostenabrechnung daher den allgemeinen Anforderungen des § 259 Abs. 1 BGB entsprechen und § 259 Abs. 1 BGB bestimmt, dass Belege, soweit sie erteilt zu werden pflegen, vorzulegen sind.

Um ordnungsgemäß abzurechnen müssen Vermieter ihren Mieter daher auch ermöglichen, die Abrechnungsbelege durchzusehen, wenn die Mieter das verlangen und soweit das etwa zur sachgerechten Überprüfung der Nebenkostenabrechnung oder zur Vorbereitung etwaiger Einwendungen erforderlich ist (BGH, Senatsurteil vom 3. Juli 2013, Az.: VIII ZR 322/12; BGH, Beschluss vom 22. November 2011, Az.:  VIII ZR 38/11; BGH, Urteil vom 07. Februar 2018, Az.: VIII ZR 189/17).

Für Mieter die bei Ihrem Vermieter die Abrechnungsbelege anfordern wollen haben wir hier ein Musterschreiben: Musterbrief: Belegeinsicht Nebenkostenabrechnung.

II. Umfang des Einsichtsrecht: Mieter kann auch Einzelverbrauchsdaten anderer Mieter einsehen

Bezweifelt ein Mieter z.B. die Richtigkeit einer verbrauchsabhängigen Abrechnung der Heizkosten, kann sich sein Einsichtsrecht sogar auf die Einzelverbrauchsdaten der anderen Mieter im selben Mietshaus beziehen. Der BGH entschied in einem solchen Fall, dass der Mieter die Einsichtnahme in die vom Vermieter erhobenen Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer eines gemeinsam versorgten Mietobjekts hinsichtlich der Heizkosten beanspruchen kann, wenn er sich dadurch Klarheit verschaffen kann, ob bei einer verbrauchsabhängigen Abrechnung der Gesamtverbrauchswert mit der Summe der Verbrauchsdaten der anderen Wohnungen übereinstimmt, ob deren Werte zutreffend sind oder ob sonst Bedenken gegen die Richtigkeit der Kostenverteilung bestehen (vgl. BGH, Urteil vom 07. Februar 2018, Az.: VIII ZR 189/17).

III. Belege sind geordnet und im Original zu zeigen

Mieter müssen sich nicht darauf verweisen lassen, nur Kopien sehen zu dürfen. Besteht ein Anspruch auf die Einsicht in die Abrechnungsbelege der Nebenkostenabrechnung, dann bezieht sich dieses Recht auf die Originalbelege (LG Freiburg in seinem Urteil vom 24.03.2012 Az.: 3 S 348/10; LG Berlin, Urteil vom 03.04.2003, Az.: 62 S 387/02).

Außerdem sind dem Mieter die Belege in geordneter Form zu zeigen. Legt der Vermieter dem Mieter also z.B. nur wahllos mehrere Aktenordner vor, aus denen der Mieter die erforderlichen Belege heraussuchen soll, genügt er damit nicht seiner Verpflichtung dem Mieter Einsicht zu ermöglichen (LG Duisburg, Entscheidung vom 16.10.2001, Az.: 13 S 208/01).

IV. Vermieter muss Belege nicht versenden

Das Einsichtsrecht gibt, wie der Name schon sagt, nur ein Recht auf Einsichtnahme und zwar in die Originalbelege beim Vermieter bzw. dessen Hausverwalter.

1. Ort der Belegeinsicht

Wohnen Mieter und Vermieter in derselben Stadt ist die Einsichtnahme der Belege meist kein Problem. Die Einsicht in die Abrechnungsbelege hat dann grundsätzlich beim Vermieter der Mietsache stattzufinden. Das gilt nach der Rechtsprechung immer, wenn Vermieter und Mieter ihren Wohnsitz im gleichen Ort haben (BGH, Urteil vom 8. März 2006, Az.: VIII ZR 78/05).  In Ausnahmefällen gibt es anstelle der Belegeinsicht ein Recht auf Übersendung von Kopien (siehe unten Punkt IV. 2.).

Wohnen die Mieter und der Vermieter nicht am gleichen Ort, kann der Mieter ausnahmsweise auch die Einsicht in die Originale am Mietort verlangen. Vorausgesetzt ist allerdings, dass der Ort der Mietwohnung weit vom Wohnort des Vermieters entfernt ist. So entschied zum Beispiel das LG Freiburg in einem Fall, in dem der Vermieter 400 Km weit weg von der Mietwohnung wohnte, dass die Belegansicht am Ort der Mietsache stattfinden muss und der Mieter sich nicht mit einer Übersendung von Kopien zufrieden geben muss. Der Mieter konnte also verlangen die Originalbelege in der Mietwohnung einzusehen.

2. Kein Recht auf Übersendung der Belege

Der Mieter kann grds. nicht verlangen, dass der Vermieter ihm die Originalbelege zuschicken soll (BGH, Urteil vom 8. 3. 2006, Az.: VIII ZR 78/05). Der Vermieter ist nicht verpflichtet, Belege zu verschicken – weder Originale noch Kopien.

Eine Ausnahme gibt es allerdings dann, wenn es dem Mieter nicht zumutbar ist, die Belege in den Räumen des Vermieters oder des Hausverwalters einzusehen. Der Anspruch des Mieters auf Einsicht in die Belege wandelt sich dann in einen Anspruch auf eine Übersendung von Fotokopien der Abrechnungsbelege nach den Grundsätzen von Treu und Glauben (§ 242 BGB). Das bedeutet anstelle des Einsichtsrecht hat der Mieter dann ein „Übersendungsrecht“.  Diese Unzumutbarkeit setzt allerdings voraus, dass dem Mieter eine Einsichtnahme in die Originalunterlagen aus einem der drei folgenden Gründe nicht möglich ist:

  • wegen der räumlichen Entfernung,
  • wegen einer Erkrankung,
  • wegen eines Zerwürfnisses mit dem Vermieter (vgl. BGH, Urteil vom 8. 3. 2006, Az.: VIII ZR 78/05; BGH ZMR 2006,361).

Übersendet der Vermieter freiwillig die eingescannten Originalbelege oder dessen Kopien, kann er sich seine Unkosten bezahlen lassen oder als Vorschuss verlangen. Angemessene Beträge sind hier 0,25 bis 0,50 € je Kopie.

V. Nachzahlung verweigern, wenn Belegeinsicht verweigert wird?

Lehnt der Vermieter es ab, dem Mieter die Abrechnungsbelege zu zeigen, kann der Mieter unter bestimmten Umständen das Recht haben, die Nebenkostennachzahlung zu einem bestimmten Anteil zu verweigern.  Dabei ist allerdings Vorsicht geboten, denn der BGH sagt dazu ausdrücklich, dass ein Mieter zur Leistung von Nebenkostennachzahlungen nur dann nicht verpflichtet ist, solange und soweit der Vermieter einem berechtigten Verlangen nach Belegvorlage nicht nachgekommen ist (BGH, Urteil vom 07. Februar 2018, Az.: VIII ZR 189/17).

Das bedeutet, es muss erstens ein berechtigter Anspruch auf Belegeinsicht bestehen, der zweitens unberechtigterweise vollständig verweigert wird und drittens, selbst dann gibt es nur einen eingeschränkten Anspruch die Nachzahlung zurückzubehalten (BGH, Urteil vom 07. Februar 2018, Az.: VIII ZR 189/17; BGH, Urteil vom 08.03.2006, Az.: VIII ZR 78/05).

Mieter sollten daher anstelle der Verweigerung der Nebenkostennachzahlung möglichst besser unter Vorbehalt zahlen, da bei einer unberechtigten Nichtzahlung der Nebenkostennachzahlung auch schnell die Kündigung drohen kann, wie Sie hier nachlesen können: Verzug mit Nebenkosten-Nachzahlung kann fristlose Kündigung rechtfertigen.

VI. Zusammenfassung

Nach dem Erhalt der Nebenkostenabrechnung kann der Mieter all die Belege vom Vermieter verlangen, die er braucht um die Abrechnung auf Ihre Richtigkeit zu prüfen. Das Einsichtsrecht kann sich dabei auch auf die Abrechnungsdaten anderer Mieter beziehen, wenn diese Daten zur Kontrolle der eigenen Nebenkostenabrechnung unerlässlich sind. Hat der Vermieter Abrechnungsbelege vorzuzeigen, dann ist er verpflichtet die Originale vorzulegen, muss diese aber nicht zum Mieter schicken. Einen Anspruch darauf, dass der Vermieter dem Mieter die Abrechnungsbelege zusendet, gibt es nur im Ausnahmefall.

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