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Vermieter kann Unterlagen der Nebenkostenabrechnung nicht beschaffen – Möglichkeiten des Mieters?

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Will der Mieter die Nebenkostenabrechnung des Vermieters überprüfen, hat er das Recht, Einsicht in die der Nebenkostenabrechnung zu Grunde liegenden Abrechnungsunterlagen zu nehmen. (BGH DWW 2088, 143). Maßgeblich ist, dass der Mieter die Möglichkeit haben muss, eine vom Vermieter behauptete Abrechnungsposition tatsächlich zu überprüfen. Andernfalls stünde es dem Vermieter frei, willkürlich oder gar nicht angefallene Kosten umzulegen oder einen Rechnungsbetrag willkürlich um einen „Gewinnanteil“ zu erhöhen. Im Ergebnis kommt es darauf an, aus welchem Grund der Vermieter keine Einsicht in die Abrechnungsunterlagen gewährt.

Eintrittsrecht des Mieters in die Abrechungsunterlagen ist umfassend

Das Einsichtsrecht erstreckt sich auf alle Unterlagen, auf denen die Abrechnung beruht, also nicht nur auf solche Unterlagen, bei denen Zweifelsfragen auftreten. Das Einsichtsrecht betrifft alle beim Vermieter vorhandenen Unterlagen. Auch Kosten, die der Vermieter ohne förmliche Rechnung bezahlt hat, können umgelegt werden. Der Vermieter ist insoweit nicht verpflichtet, sich eine Rechnung ausstellen zu lassen. Dieses Zugeständnis dürfte sich aber allenfalls auf geringfügige Kosten beziehen lassen und auf solche, für die üblicherweise keine Rechnung ausgestellt wird.

Vermieter muss bei Dritten bereitgehaltene Unterlagen beschaffen

Werden die Unterlagen außerhalb der Räumlichkeiten des Vermieters von einer anderen Person bereitgehalten (externe Buchhaltung, Abrechnungsunternehmen, WEG- Hausverwalter) ist der Vermieter verpflichtet, die Unterlagen zu beschaffen oder dem Mieter die Einsicht zu ermöglichen. Der Vermieter hat Anspruch darauf, dass ihm die Unterlagen überlassen werden.

Der Vermieter muss Unterlagen nur in zumutbarer Weise beschaffen. Wird ihm der Grundsteuerbescheid nicht zugesandt, kann er dafür nichts. Er ist aber verpflichtet, alle ihm zumutbaren Bemühungen zu unternehmen, um sich die für die Abrechnung erforderlichen Unterlagen rechtzeitig zu beschaffen. Dazu gehört auch, dass er auf dritte Person einwirkt, Rechnungen und Belege so frühzeitig zu übersenden, dass er abrechnen kann. Dafür ist er im Streitfall nachweispflichtig. Einen Anspruch auf Teilabrechnung hat der Mieter jedoch nicht.

Liegen die Umstände im Verantwortungsbereich des Vermieters (Ausfall der EDV, Krankheit, Unfall) kann er sein Unvermögen nur entschuldigen, wenn die Ausfälle unvorhersehbar waren und mit zumutbaren Mitteln keine Abhilfe geschaffen werden kann. Soweit Dritte in der Verantwortung stehen, haftet der Vermieter für deren Verschulden.

Besonderer Fall: Wohnungseigentum

Ist der Vermieter Wohnungseigentümer, kann er gegenüber dem Mieter selbst erst abbrechen, wenn ihm die Wohngeldabrechnung des Hausverwalters vorliegt. Für diese Abrechnung bestehen keine gesetzlichen Fristen. Der Verwalter soll jedoch verpflichtet sein, spätestens 6 Monate nach Beendigung des Wirtschaftsjahres abzurechnen (BayObLG NJW-RR 1990, 659). Rechnet der Verwalter verspätet ab, ist die Verspätung dem Vermieter nur dann nicht anzulasten, wenn er sich nachdrücklich um die Vorlage der Abrechnung des Hausverwalters bemüht hat. In diesem Fall ist der Mieter zur Zahlung von Nachforderungen aus der Abrechnung verpflichtet.

Fehlende Unterlagen begründen Zurückbehaltungsrecht des Mieters

Weigert sich der Vermieter, den Mieter Einblick in die Abrechnungsunterlagen nehmen zu lassen oder sich solche Unterlagen zu beschaffen, hat der Mieter für die laufenden Nebenkostenvorauszahlungen ein Zurückbehaltungsrecht (BGH ZMR 1994, 339). Die Kaltmiete muss er bezahlen. Das Zurückhaltungsrecht besteht, solange das Einsichtsrecht besteht. Das Einsichtsrecht besteht bis zur Vorlage einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung.

Ergeben sich nach der Belegeinsicht begründete Zweifel insbesondere inhaltlicher Art, muss der Mieter seine Zweifel gerichtlich geltend machen.

Hinsichtlich eines vom Vermieter geforderten Nachzahlungsbetrages besteht jedoch kein Zurückbehaltungsrecht (LG Berlin GE 1984, 133). Diesen Betrag muss der Mieter gerichtlich angreifen. Voraussetzung dazu ist, dass er begründete Einwendungen vortragen kann. Dazu wiederum ist er regelmäßig auf die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen angewiesen. Soweit der Vermieter den Nachzahlungsbetrag einklagt und sich gleichzeitig weigert, dem Mieter Einblick in die Unterlagen zu gewähren, handelt er rechtsmissbräuchlich (OLG Düsseldorf ZMR 2000. 454). Seine Klage wäre insoweit unbegründet.

5 Antworten auf "Vermieter kann Unterlagen der Nebenkostenabrechnung nicht beschaffen – Möglichkeiten des Mieters?"

  • Peter
    27. Oktober 2015 - 15:18 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    nach mehrmaliger Aufforderung (mündlich) meinerseits nach Einsicht in die Rechnungsgrundlagen der Nebenkostenabrechnung sind bis heute zwei Positionen nicht nachweisbar. Angeblich sind diese 2 Rechnungen noch beim Finanzamt. Die anderen wurden in zwei Terminen eingesehen.
    Nun möchte ich dem Vermieter eine Frist setzen zur Einsicht oder gar der Nebenkostenabrechnung widersprechen nebst Aufforderung auf Rückzahlung.

    Ihre Aussage bzgl. der Einsicht ist immer „ich melde mich“, womit ich mich nach nunmehr drei Monaten nicht zufrieden gebe. Ich bekomme langsam den Verdacht des Täuschungsversuches.
    (Gesamthöhe der Positionen ca. 200 € ohne Verteilerschlüssel, nur von mir zu tragen).

    Wie gehe am am cleversten vor?

    Schon jetzt den herzlichsten Dank,
    Peter

    • Dennis Hundt
      27. Oktober 2015 - 16:01 Antworten

      Hallo Peter,

      danke für Ihren Kommentar. Ich kann Ihnen leider nicht wirklich helfen. Zumindest kann ich dem letzten Absatz im Artikel nichts hinzufügen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

      • Peter
        2. November 2015 - 09:23 Antworten

        Hallo Herr Hundt,

        was meinen Sie damit, dass Sie dem letzten Absatz nichts hinzufügen können?!
        Habe ich mich falsch ausgedrückt?

        Mit „Ihre Aussage bzgl. der Einsicht“ meine ich nicht Sie Herr Hundt, sondern die Vermieterin.
        Vllt ist das falsch interpretiert worden!?

        Sie (die Vermieterin) vertröstet mich seit geraumer Zeit mit der Belegeinsicht und nun möchte ich ihr eine Frist setzen. Wie ist die praktische Handhabe?!

        1. Fristsetzung zur Nachreichung
        2. Mahnung und Drohung Zurückkhaltungrecht und ggf. Aufforderung Rücküberweisung der nicht nachweisbaren Positionen mit 30-Tages-Frist?

        Es wäre großartig, wenn sie mir diesbzgl. einen kleinen Anstoß geben könnten.

        Ich wünsche eine schöne Woche,
        freundliche Grüße,
        Peter

        • Dennis Hundt
          2. November 2015 - 20:15 Antworten

          Hallo Peter,

          ich meine den Absatz „Fehlende Unterlagen begründen Zurückbehaltungsrecht des Mieters“. Ich kann Sie leider nich zu Ihren individuellen Fall beraten.

          Viele Grüße

          Dennis Hundt

  • Kerstin
    3. November 2015 - 23:23 Antworten

    Guten Abend Herr Hundt,

    Mein Vermieter ist verstorben und ich habe, seit ich die Wohnung 2009 angemietet habe, keine Nebenkostenabrechnung erhalten. Nun hat die Erbengemeinschaft das Haus weiterverkauft.
    Habe ich eine rechtliche Grundlage, die Abrechnungen jetzt noch nachträglich einzufordern ?

    Ich danke Ihnen für die Unterstützung,

    Mit freundlichen Grüßen

    Kerstin

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