Wann und wie kann die Abrechnungsfrist für Nebenkosten verlängert werden?

Leistet der Mieter auf die Nebenkostenvorauszahlungen, muss der Vermieter die Vorauszahlungen abrechnen und den Mieter informieren, ob die Vorauszahlungen die Nebenkosten, insbesondere den Energieverbrauch, abdecken oder nicht. Je nachdem muss der Mieter eine Nachzahlung leisten oder erhält zu viel gezahlte Beträge erstattet.

Der Vermieter steht für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung nur ein begrenzter Zeitraum zur Verfügung, die sogenannte Abrechnungsfrist. Dabei stellt sich die Frage, ob und in welchen Fällen der Vermieter die Abrechnungsfrist abweichend vom Gesetz verlängern kann. Der Bundesgerichtshof hatte genau diese Frage zu entscheiden (Urteil v. 27.7.2011, VIII ZR 316/10).

Um was ging es im BGH-Fall? (Verlängerung der Abrechnungsfrist)

Im BGH-Fall wurde am 31.8.2009 die Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum vom 01.06.2007 bis 31.12.2008 erstellt. Die Abrechnungsfrist wurde also über die gesetzlich vorgegebenen 12 Monate auf 19 Monate ausgedehnt. Grund war, dass die Vermieterin altersbedingt überfordert war und ihre Betreuerin mit dem Mieter vereinbart hatte, dass die Nebenkostenabrechnung künftig auf das Kalenderjahr umgestellt werden und deshalb der Abrechnungszeitraum ausnahmsweise auf 19 Monate verlängert werden sollte. Der Mieter verweigerte dann die Zahlung des sich ergebenden Nachzahlungsbetrages.

Was steht im Gesetz zur Abrechnungsfrist?

§ 556 III 1 BGB verpflichtet den Vermieter, über die Vorauszahlungen für Nebenkosten jährlich, spätestens bis zum Ablauf von 12 Monaten nach Ende der vereinbarten Abrechnungsperiode, abzurechnen. Abweichende Vereinbarungen sind gemäß § 556 IV BGB nicht erlaubt. Die Frage, ob die Parteien die Abrechnungsfrist verlängern können, wenn sie den Abrechnungsturnus auf eine Jahresabrechnung umstellen wollen, eine Rechtsprechung streitig. Der BGH stellte darauf ab, dass der Gesetzgeber die partnerschaftliche Kooperation von Vermieter und Mieter fördern wollte und eine vom Gesetz abweichende vertragliche Gestaltung möglich bleiben müsse, wenn es hierfür vernünftige Gründe gibt, die dem Interesse beider Parteien dient.

Siehe dazu auch: Nebenkosten: Abrechnungszeitraum ändern

BGH erlaubt die einvernehmliche, sachlich begründete Verlängerung der Abrechnungsfrist

Grundsätzlich verbietet das Gesetz die vertragliche Verlängerung der Abrechnungsfrist über 12 Monate hinaus. Eine Ausnahme muss in Fällen einer einzelfallbezogenen, sachlich begründeten Verlängerung erlaubt bleiben. Dies bedeutet, dass die Parteien bei Abschluss des Mietvertrages keine vom Gesetz abweichende Abrechnungsperiode vereinbaren können.

Ergibt sich aber während der Laufzeit des Mietvertrages der Bedarf nach einer Anpassung des Abrechnungsturnus, muss die Verlängerung der Abrechnungsfrist möglich bleiben. Gerade die auf das Kalenderjahr abgestellte Abrechnung dient den Interessen beider Mietvertragsparteien. Sie ist sachlich begründet. Denn die Nebenkosten (Grundsteuer, städtische Gebühren, Energieverbrauch) werden dem Vermieter ebenfalls mit Ablauf des Jahres berechnet. Dann muss es ihm möglich sein, zu diesem Zeitpunkt auch mit dem Mieter über dessen Vorauszahlungen abzurechnen.

Im BGH-Fall wurde die Abrechnungsfrist einvernehmlich vertraglich verlängert. Zu einer einseitigen Änderung des festgelegten Abrechnungsjahres ist der Vermieter allerdings nicht berechtigt (LG Berlin GE 1987, 281). Eine Ausnahme davon soll erlaubt sein, wenn für die Änderung vernünftige Gründe sprechen (LG Berlin GE 2002, 1627: Anpassung an die Abrechnungsperiode des Stromlieferanten). Um den Widerspruch des Mieters zu vermeiden, sollte der Vermieter darauf achten, dass vernünftige Gründe darstellbar sind und der Mieter im Idealfall zustimmt.

Im Gewerbemietrecht ist § 556 BGB nicht anwendbar. Deshalb können die Parteien die Abrechnungsfrist frei vereinbaren. Treffen sie keine Vereinbarung, muss der Vermieter die Vorauszahlungen des Mieters jährlich, spätestens 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode abrechnen.

Problematik der Teilabrechnung

Der Vermieter darf regelmäßig Nebenkosten nicht teil- oder zwischenabrechnen, es sei denn, er hat sachlich vernünftige Gründe (z.B. zeitliche Aufgliederung des Kostenanteils in 2 aufeinanderfolgende Zeitabschnitte des Abrechnungsjahres, BGH VIII ZR 227/09).

Link: Darf der Vermieter Nebenkosten zwischenabrechnen / teilabrechnen?