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Nebenkostenabrechnung falsch zugunsten des Mieters – Was tun?

Die Nebenkostenabrechnung ist da und schon entdeckt man einen Fehler: Nebenkosten sind falsch berechnet, Vorauszahlungen nicht richtig addiert oder Kosten angesetzt, die nicht umlagefähig sind. Für Mieter lohnt sich deshalb eine Prüfung der Abrechnung, denn nicht selten wirken sich Fehler zugunsten des Mieters aus. So ergeben sich z.B. viel geringere Nebenkostennachzahlungen als vom Vermieter veranschlagt. In einigen Fällen wird aus der Nachzahlung sogar eine Rückzahlung. Wichtig ist es dann zu wissen ob, wie und wann man als Mieter oder Vermieter reagieren sollte.

Sie haben einen Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdeckt der zu Ermäßigungen der Nachzahlung oder zu einem Nebenkostenguthaben führt? Sie wollen wissen, welche Rechte man hat, wenn man die Nebenkostenabrechnung korrigieren will. Der nachfolgende Artikel erklärt, was Vermieter und Mieter bei einer falschen Nebenkostenabrechnung zugunsten des Mieters tun können.

I. Das muss man wissen

Bevor darauf eingegangen wird, wie man bei einer falschen Nebenkostenabrechnung zugunsten des Mieters reagiert, ist eines besonders klar zustellen: Eine immer richtige Vorgehensweise gibt es nicht. Es kommt entscheidend auf den Einzelfall an. Zum einen ist relevant, was für eine Fehler vorliegt und wer den Fehler entdeckt und zum anderen ist wichtig, in welcher Form sich der Fehler zugunsten des Mieters auswirkt.

1. Was ist falsch?

Die Fehlerart ist deshalb wichtig, weil manche Abrechnungen zwar falsch sind, aber trotzdem nach gewisser Zeit rechtswirksam werden können. Andere haben Fehler, die von vornherein die ganze Nebenkostenabrechnung unwirksam machen.

Man unterscheidet also zwei Fehlerarten: die formellen Fehler und die materiellen Fehler:

àFormelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung führen dazu, dass die Abrechnung als nie wirksam gestellt gilt. Eine formell falsche Abrechnung ist also genauso gut wie gar keine Abrechnung! Der Vermieter kann da auch nichts mehr korrigieren, ihm bleibt nur eine komplett neue, formell wirksame Abrechnung zu stellen. Formelle falsch ist die Abrechnung, wenn eine der vier Mindestangabenfehlt: Gesamtkosten pro Nebenkostenposition, Angabe und Erläuterung zum Umlageschlüssel, Mieteranteil, Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Mehr dazu lesen Sie hier: Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

–> Materielle Fehler in der Nebenkostenabrechnung führen nicht zur Unwirksamkeit der ganzen Abrechnung. Die Nebenkostenabrechnung gilt als gestellt und die Fehler sind auch nachträglich noch korrigierbar. Bei der Korrektur ist dann nur auf die Abrechnungsfrist und die Einwendungsfrist zu achten.

Hier finden sie typische materielle bzw. inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Bei Abrechnungsfehlern, die sich zugunsten des Mieters auswirken, handelt es sich meistens um materielle Fehler. Wichtig wird das bei der Frage der Korrekturmöglichkeit einer Abrechnung, daher muss man wissen um welche Fehlerart es sich handelt!

2. Wie wirkt sich der Fehler aus?

Bei einer falschen Nebenkostenabrechnung zu Gunsten des Mieters sind u.a. folgende Varianten als Rechtsfolgen eines materiellen Fehlers denkbar:

  • Dem Mieter steht eigentlich ein Nebenkostenguthaben zu, anstelle der geforderten Nachzahlung.
  • Die Nebenkostennachzahlung ist zu niedrig angesetzt und richtigerweise viel höher.
  • Die Nachzahlung der Nebenkosten ist weniger als verlangt.
  • Der Mieter bekommt ein höheres Guthaben ausgezahlt als ihm eigentlich zusteht.

Wie Sie in dem jeweiligen Fall reagieren, wird unter Punkt II. erklärt.

3. Wer findet den Fehler?

Wichtig is-3t außerdem, wer den Fehler zu welchem Zeitpunkt findet, denn für die Möglichkeit der Korrektur der Nebenkostenabrechnung sind zeitliche Grenzen zu beachten: Für Mieter ist das die Einwendungsfrist und für Vermieter die Abrechnungsfrist. Nach Ablauf dieser Fristen kann man falsche Nebenkostenabrechnungen zwar oft noch berichtigen, Guthaben oder Nachzahlungsansprüche können allerdings verfallen bzw. ausgeschlossen sein.

–> Finden Mieter einen Fehler ist die Einwendungsfrist maßgeblich.

Danach hat der Mieter ein Jahr Zeit Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung zu erheben, § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB. Die Frist beginnt am Ende des Monats, in dem der Mieter die Abrechnung erhält und läuft ein Jahr später ab: Geht die Nebenkostenabrechnung des Jahres 2017 dem Mieter z.B. am 10.06.2018 zu, hat er bis zum 30.06.2019 Zeit, sich bei seinem Vermieter zu melden und seine Einwände vorzubringen. Eventuelle Fehler in der Abrechnung spielen nach Ablauf dieser Frist keine Rolle mehr und der Mieter darf sich nicht mehr darauf berufen. Das bedeutet, dass der Mieter eine Nachzahlung selbst dann zahlen muss, wenn die Nebenkostenabrechnung falsch ist. Eine Ausnahme für Verspätungen gibt es nur dann zugunsten des Mieters, er nichts dafür kann, dass die Geltendmachung der Einwendungen verspätet ist (BGH, Urteil vom 12.01.2011, Az.: VIII ZR 148/10).

Achtung: Auch Fehler, die sich jährlich wiederholen und in den Vorjahren bereits bezüglich der Abrechnung eingewandt wurden, sind von neuem vorzubringen (BGH, Az.: VIII ZR 185/09). Die Einwendungsfrist läuft für jede jährliche Abrechnung neu an. Dazu finden Sie hier auch einen eigenen Beitrag: Nebenkostenabrechnung jahrelang falsch: Was Mieter jetzt tun können.

àFinden Vermieter einen Fehler ist für die Korrektur besonders die Abrechnungsfristfür die Nebenkostenabrechnung entscheidend.

Danach ist dem Mieter spätestens 12 Monate nach dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraumes eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu übermitteln (vgl. § 556 Abs. III Satz 2 BGB). Solange die Abrechnungsfrist noch nicht abgelaufen ist, kann der Vermieter materielle Fehler zu Gunsten und zu Lasten des Mieters korrigieren (BGH, Urteil vom 12. Januar 2011, Az.: VIII ZR 296/09). Außerdem kann er sogar eine formell falsche Abrechnung durch eine neue formell wirksame Abrechnung ersetzen.

Nach Ablauf der Frist kann der Vermieter zwar noch korrigieren, er kann aber z.B. keine Rechtsfolgen damit bewirken die sich zu Lasten des Mieters auswirken (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). So darf er z.B. die zu niedrige Nachzahlungssumme berichtigen, kann aber nicht vom Mieter verlangen auf Basis der neuen Berechnung Nachzahlungen zu leisten. Der Mieter muss dem Vermieter nur das zahlen, was dieser von ihm mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist verlangt. Eine Korrektur zu Lasten des Mieters ist nach Ablauf der Abrechnungsfrist nur dann nicht ausgeschlossen, wenn der Vermieter den Fehler nicht zu vertreten hat (BGH, Entscheidung vom 17.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04) oder es sich um einen sog. offensichtlichen Abrechnungsfehler handelt (BGH Urteil vom 30. März 2011, Az.: VIII ZR 133/10). Einen Überblick über alle wichtigen Detailfragen finden Sie hier: Nebenkostenabrechnung: Ausschlussfrist nach § 556 BGB

II. So gehen Mieter und Vermieter im Einzelfall vor

Je nachdem, was für ein Fehler vorliegt, wer ihn entdeckt und in welcher Form sich der Fehler zugunsten des Mieters auswirkt, sind verschiedene Vorgehensweisen für Mieter und Vermieter denkbar.

1. Variante: Abrechnung leidet an formellem Fehler und ist unwirksam

Bekommt der Mieter eine Abrechnung die formell unwirksam ist, muss er darin verlangte Nachzahlungen grundsätzlich nicht leisten und kann von dem Vermieter eine neue Abrechnung verlangen. Schickt dieser dann eine formell ordnungsgemäße Abrechnung innerhalb der zwölfmonatigen Frist ist der Nachzahlungsbetrag zu leisten. Ist die Frist bereits verstrichen ist der Mieter von der Nachzahlung in der Regel frei (BGH. Urteil vom 17.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04). Guthabenansprüche werden von der Abrechnungsfrist nicht berührt.

Entdeckt der Vermieter, dass die Abrechnung formell fehlerhaft ist, kann er das zwar nicht korrigieren, aber durch Neuvornahme mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung heilen, wenn das vor Ablauf der Ausschlussfrist passiert. Vermieter sollten also umgehend eine neue Abrechnung erstellen. Hier gibt es ein Hilfestellung: Nebenkostenabrechnung: Form – So muss die Abrechnung aussehen

2. Variante: Nebenkostenguthaben anstelle Nachzahlung

Stellt sich nach der Prüfung der Nebenkostenabrechnung durch den Mieter heraus, dass die geforderte Nachzahlung nicht richtig ist und sich eigentlich ein Guthaben als Saldo ergibt, sollte man umgehend seine Einwendungen geltend machen. Solange die Einwendungsfrist noch nicht abgelaufen ist, kann man seinen Anspruch auf Korrektur der Nebenkostenabrechnung und das Guthaben nicht verlieren. Nur wenn man erst nach der Einwendungsfrist eine Korrektur verlangt, ist eine Guthabenerstattung regelmäßig ausgeschlossen.

Die Nachzahlung ist allerdings erstmal trotz der falschen Nebenkostenabrechnung fällig! Mieter sollten die Nachforderung der Nebenkosten innerhalb von 30 Tagen zahlen. Der Zahlungsanspruch des Vermieters entsteht unabhängig davon, ob die Nebenkostenabrechnung inhaltlich richtig ist, sobald der Mieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung erhält. Mieter sollten daher die Nebenkostennachforderung bezahlen, aber unter Vorbehalt. Mehr dazu finden Sie in den Artikeln:Nebenkostenabrechnung unter Vorbehalt zahlen?und Nebenkosten: Zahlung ohne Vorbehalt schließt Widerspruch nicht aus.

Bemerkt der Vermieter den Fehler, kann er diesen auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist noch korrigieren, denn für Guthaben des Mieters ist diese Frist keine Ausschlussfrist: Das bedeutet, wenn der Mieter nach Ablauf der Abrechnungsfrist ein Guthaben erstattet bekommen will, dass sich durch die Korrektur der falschen Abrechnung ergibt, kann der Vermieter sich nicht auf die Ausschlussfrist berufen! Es gilt allein die Einwendungsfrist als Ausschlussfrist für mieterseitige Ansprüche.

3. Variante: Nebenkostennachzahlung zu wenig berechnet

Führt eine falsche Nebenkostenabrechnung dazu, dass man als Mieter zu wenig nachzahlt, weil z.B. die Vorauszahlungen zu hoch angesetzt sind oder der Vermieter bei den Nebenkosten einzelne Positionen beim Addieren vergessen hat, braucht man als Mieter grundsätzlich nichts zu unternehmen. Die falsche Abrechnung wirkt sich direkt zugunsten des Mieters aus, ohne dass er Einwendungen zu erheben hat. Allerdings geht der BGH bei sog. offensichtlich falschen Abrechnung wie z.B. solchen, die eine falsche Vorauszahlungssumme enthalten davon aus, dass Mieter hier selbst korrigieren können (BGH Urteil vom 30. März 2011, Az.: VIII ZR 133/10). Der Ablauf der Abrechnungsfrist bewirkt in einem Fall von offensichtlichen Fehlern auch keinen Ausschluss weiterer Nachforderungen nach einer verspäteten Korrektur.

Entdeckt der Vermieter den Fehler, hat er das Recht die Korrektur der Abrechnung bis zum Ablauf der Ausschlussfrist vorzunehmen. Berichtigt er die Nebenkostenabrechnung zu spät, ist eine Nachforderung der zu wenig gezahlten Nebenkosten ausgeschlossen. Das gilt aber nur für den Differenzbetrag. Den Nachzahlungsanspruch als solchen verliert er nicht (BGH, Urteil vom 17.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04). Eine Ausnahme bleibt bei offensichtlichen Abrechnungsfehlern (BGH Urteil vom 30. März 2011, Az.: VIII ZR 133/10). Mehr zu den Ausnahmen finden Sie hier: Korrektur der Nebenkostenabrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist.

4. Variante: Nachzahlung zu hoch berechnet

Entdecken Mieter, dass die Nebenkostenabrechnung falsch ist und bei einer Korrektur ein geringerer Nachzahlungsbetrag herauskommt, ist Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einzulegen. Wie in Variante 2 (s. oben) müssen Mieter alle Einwendungen innerhalb der 12 monatigen Einwendungsfrist geltend machen. Hier gibt es eine Formulierungshilfe für Mieter: Musterbrief: Fehler in der Nebenkostenabrechnung. Für die Nachforderung der Nebenkosten empfiehlt sich eine Zahlung unter Vorbehalt (s. oben).

Für Vermieter ist hier zu beachten, dass eine Korrektur ohne weiteres auch noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist möglich ist, da sich der Fehler zugunsten des Mieters auswirkt (vgl. Fall des LG Berlin, Entscheidung vom 10.5.2001, Az.: 67 S 312/00). Im Übrigen gilt, das in Variante 2. ausgeführte.

5. Variante: Zuviel Nebenkostenguthaben ausgezahlt

Erhält der Mieter mehr Nebenkostenguthaben als er eigentlich bekommen würde, wenn die Nebenkostenabrechnung nicht falsch wäre, entspricht das im Grunde der Variante 3. Der Fehler wirkt sich ohne jedes zutun direkt zugunsten des Mieters aus. Empfehlenswert ist daher dasselbe Vorgehen wie in Variante 3 (s. oben).

Der Vermieter kann auch hier nur innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist korrigieren. Nach Ablauf der Ausschlussfrist verliert er seinen Rückzahlungsanspruch und kann vom Mieter nicht verlangen, das zu viel ausgezahlte Nebenkostenguthaben zurückzuerstatten. Der Grund ist, dass sich die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB eben nicht nur auf Nachzahlungsansprüche bezieht, sondern auch auf Ansprüche aus ungerechtfertigter Bereicherung. Es ist also egal, ob der Vermieter eine höhere Nachzahlung oder die Rückzahlung eines bereits ausgekehrten Guthabens verlangt: Nach Fristablauf kann er nicht mehr zuungunsten des Mieters korrigieren.

III. Zusammenfassung

Ist die Nebenkostenabrechnung zugunsten des Mieters falsch, kommt es für das richtige Vorgehen immer auf den Einzelfall an. Es ist entscheidend, wer entdeckt das die Nebenkostenabrechnung falsch ist und in welcher Form sich der Fehler zugunsten des Mieters auswirkt. Insgesamt gilt für Mieter immer, dass gegen eine falsche Abrechnung vor dem Ablauf der Einwendungsfrist vorzugehen ist. Dann ist die Korrektur zu ihren Gunsten ohne weiteres möglich und sich ergebene Ansprüche können nicht verloren gehen. Für Vermieter ist eine Korrektur zuungunsten des Mieter regelmäßig nur bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist möglich. Das gilt für zusätzliche Nebenkostennachforderungen ebenso wie die Erstattung fälschlich zu viel gezahlter Guthaben.

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