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Nebenkostenabrechnung bei Eigentumswohnungen

Ist der Vermieter Miteigentümer einer Wohnungseigentümergemeinschaft und ist die an den Mieter vermietete Wohnung eine Eigentumswohnung, sind zwei rechtliche Beziehung zu unterscheiden:

1. Rechtsverhältnis zwischen dem Vermieter als Wohnungseigentümer gegenüber dem von der Eigentümerversammlung bestellten Hausverwalter.

2. Mietvertrag zwischen Vermieter und Mieter.

Schuldner der Nebenkosten im Verhältnis zur Eigentümergemeinschaft ist immer der Eigentümer und nicht der Mieter (§ 16 II WEG). Der Eigentümer als Vermieter kann die Nebenkosten allerdings auf den Mieter umlegen.

Im Idealfall achtet der Vermieter darauf, dass beide Rechtsbeziehungen aufeinander abgestimmt sind. Da der Vermieter gegenüber seinem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende eines Abrechnungszeitraumes die Nebenkostenabrechnung überreichen muss, muss er möglichst sicherstellen, dass er seinerseits von der Hausverwaltung der Wohnungseigentümergemeinschaft die ihn selbst betreffende Nebenkostenabrechnung erhält.

Nach § 28 III WEG muss der Hausverwalter nach Ablauf des Kalenderjahres die Abrechnung erstellen. Im Mietvertrag mit dem Mieter sollte sich passenderweise die gleiche Regelung befinden.

1. Möglichkeit:  Hausverwalter rechnet mit dem Mieter ab

In der Praxis ist der Verfahrensgang bei Eigentumswohnungen meist so, dass der Hausverwalter im Hausverwaltungsvertrag mit der Nebenkostenabrechnung beauftragt wird und direkt mit dem Mieter abrechnet. Der Wohnungseigentümer kann sich auf seine formale Rolle als Vermieter beschränken.

Rechnet der beauftragte Hausverwalter nicht innerhalb der Abrechnungsfrist mit dem Mieter ab, muss sich der Vermieter dieses Fehlverhalten des Hausverwalters anrechnen lassen und kann den Mieter nicht mehr mit Nachforderungen belasten. Er kann dann allenfalls versuchen den Hausverwalter schadensersatzpflichtig zu machen, wenn dieser seiner Verpflichtung aus dem Hausverwaltungsvertrag schuldhaft nicht nachgekommen ist.

  • Der Hausverwalter kann dem Mieter nur die vereinbarten und umlagefähigen Nebenkosten in Rechnung stellen. Zusätzlich rechnet der Hausverwalter mit dem Eigentümer ab. Ihm muss er die nicht umlagefähigen Nebenkosten in Rechnung stellen.
  • Dies sind insbesondere Reparaturarbeiten, soweit sie der Mieter aufgrund des Mietvertrages bis zu einer bestimmten Höhe nicht selbst tragen muss; vor allem aber die Instandhaltungsrücklage, aus der die Eigentümergemeinschaft mit der Zeit anfallende Sanierungs- und Renovierungsarbeiten am Gemeinschaftseigentum bezahlt.

2. Möglichkeit:  Vermieter als Wohnungseigentümer rechnet selbst mit dem Mieter ab

Der Vermieter kann die Abrechnung mit dem Mieter auch selbst vornehmen. Voraussetzung ist, dass er seinerseits vom Hausverwalter die Abrechnung erhalten hat. Die nicht umlagefähigen Nebenkosten muss er streichen (Instandhaltungsrücklage, Hausverwaltergebühr, soweit nicht als Umlage vereinbart, Reparaturkosten).

Bei der Vermietung von Eigentumswohnungen stellt sich dann die Frage, ob es der Vermieter im Verhältnis zu seinem Mieter zu vertreten hat, wenn die Abrechnung des Hausverwalters nicht rechtzeitig vorliegt. Diese Frage ist streitig.

Einerseits wird darauf abgestellt, dass die Abrechnung des Hausverwalters Voraussetzung für die Abrechnung mit dem Mieter ist (Sternel ZMR 2001, 940). Andererseits soll sich der Vermieter grundsätzlich nicht darauf berufen können, dass er noch keine Abrechnung des Hausverwalters erhalten hat (LG Itzehoe ZMR 2003, 38).

Rein mietrechtlich ist der Vermieter verpflichtet, eine fristgerechte Abrechnung durchzuführen. Gegebenenfalls muss er sich dafür beim Hausverwalter die erforderlichen Informationen und Unterlagen rechtzeitig beschaffen. Der Hausverwalter ist verpflichtet, dem einzelnen Wohnungseigentümer Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zu gewähren. Stellt der Hausverwalter diese Unterlagen nicht rechtzeitig zur Verfügung, hat der Vermieter eine verspätete Abrechnung gegenüber seinem Mieter nicht zu vertreten.

Der Vermieter muss aber alle rechtlichen Möglichkeiten ausschöpfen, um die Nebenkostenabrechnung erstellen zu können. Nach dem Gesetz führt die Versäumung der Abrechnungsfrist nicht zum Ausschluss von eventuellen Nachforderungen, soweit der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat (§ 556 III 3 BGB). Dies kann dann der Fall sein, wenn der Hausverwalter selbst noch nicht im Besitz der notwendigen Abrechnungsunterlagen ist. Der Vermieter muss dann aber darlegen und beweisen, dass er die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat.

  • Problematisch ist in der Praxis, wie der Mieter sein Einsichtsrecht in die Abrechnungsunterlagen wahrnehmen kann. Diese Unterlagen befinden sich nämlich beim Hausverwalter. In der Regel enthält der Hausverwaltervertrag die Regelung, dass die Belege nur den Geschäftsräumen der Verwaltung eingesehen werden können. Sind Sitz der Verwaltung und Ort der Wohnanlage identisch, braucht das Einsichtsrecht nur in den Räumen des Hausverwalters gewährt zu werden (OLG Hamm ZMR 1998, 587).

Da der Vermieter regelmäßig selbst ein Einsichtsrecht hat, kann er dieses Recht im Mietvertrag auch seinem Mieter einräumen und ihm die Einsichtnahme der Originalbelege oder gegen Kostenerstattung die Übersendung von Kopien der Abrechnungsunterlagen ermöglichen (AG Hamburg WuM 1991, 282).

Tipp: Besonderheit Grundsteuer

Die Hausgeldabrechnung die der Vermieter von seiner WEG-Verwaltung bekommt ist die Grundlage für due Nebenkostenabrechnung des Mieters. Das einige Positionen aus der Hausgeldabrechnung nicht umgelegt werden dürfen ist klar (z.B. Verwaltungkosten, Instandhaltung).

Wichtig ist aber zu wissen, dass noch eine Nebenkostenposition hinzukommt. Die Grundsteuer. Jede Eigentumswohnung hat ein separates Grundbuch. Der  Grundsteuerbescheid wird vom Finanzamt an jeden Wohnungseigentümer gesendet. Der Eigentümer muss den Bescheid beachten und die Kosten noch in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen.

In Berlin zahlt man als Eigentümer ca. 130 Euro im Jahr Grundsteuer für eine ca. 55 Quadratmeter große Wohnung. Eine Kostenposition, die man also nicht vernachlässigen sollte.

23 Antworten auf "Nebenkostenabrechnung bei Eigentumswohnungen"

    • Dr.Reidunn Kodran
      30. Mai 2016 - 16:08 Antworten

      Ich meine, dass meine Frage nicht beantwortet wurde, denn in unserem Fall hat die Vermieterin und Eigentümerin unsere Wohnung Parterre an ihre Enkelin überschrieben und die Vollstreckung des Testaments beim Tod Ihres Ehemannes bekannt gemacht, vollzogen. Die Wohnung wurde aufwendig renoviert ca. 65 000 € investiert und wir wissen nicht, welche Veränderung die Betriebskosten erfahren bzw. wie die Berechnung für Mieter und Eigentumswohnungsbesitzer erfolgen muss.

  • Sven Kaiser
    21. Dezember 2013 - 15:38 Antworten

    Muss auch bei dieser Konstellation (großes Haus mit mehreren Eigentumswohnungen und dann Mieter von einer der Eigentumswohnungen) die Nebenkostenabrechnung auch Verteilerschlüssel und Berechnungsweg beinhalten, wenn sie als formell richtig anerkannt werden soll?

    Oder ist das nur bei einem größeren Mietshaus mit „nur“ Mietswohnungen (ohne zwischengeschaltete Eigentumswohnung)?

    Danke und Grüße

  • Günther Schwarzmann
    10. März 2014 - 13:53 Antworten

    Hallo,
    mir stellt sich die Frage ob bei einer Mietabrechnung die Details (z.B. Umlageschlüssel) einer Anlage zu entnehmen sind oder in der Abrechnung enthalten sein müssen. Kann eine WEG-Abrechnung (nur Umlagefähigekosten, gültige Schlüssel) als Anlage beigefügt werden, oder müssen alle Positionen wiederholt werden. WEG-Abrechnung wie Heizkostenabrechnung?
    Vielen Dank
    Günther Schwarzmann

    • Dennis Hundt
      11. März 2014 - 07:30 Antworten

      Hallo Herr Schwarzmann,

      ich würde die Hausgeld-Abrechnung immer zu einer Nebenkostenabrechnung für den Mieter umändern. So vermeidet man von vornherein Probleme. Sollte die WEG-Verwaltung auch das Sondereigentum betreuen, sind es in der Verwaltungssoftware auch nur drei Klicks, um eine Nebenkostenabrechnung auszugeben.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Anabela Mendes de Oliveira
    30. September 2014 - 14:20 Antworten

    Sehr geehrte Damen und Herren,

    könnten Sie auch Auskunft geben wie das mit Nebenkostenabrechnungen ist bei Eigentumswohnungen ist, wenn beide Eigentümer im Haus wohnen? Bei uns ist das der Fall. Wir haben 2 Eigentumswohnungen im Haus, wobei jeder Eigentümer seine eigene Wohnung bewohnt. Eigentümer 2 hat vor etlichen Jahren angeboten, für beide Parteien die Nebenkostenabrechnungen zu machen, um Kosten zu sparen.

    Allerdings hat dieser seit 2005 keine Abrechnung mehr gemacht. Nach mehrmaligem Nachfragen war immer Zeitmangel der Grund und wir wurden auf später vertröstet.

    Nun zieht Eigentümer 2 aus und hat angefangen, die Abrechnungen zu machen. Meine Frage nun, wie weit zurück ist das rechtlich gesehen ok? Habe was von einer 3-Jahresfrist gelesen. Es war schon im Gespräch die Rede, dass er bis 2006 zurück geht.
    Wie ist die finanzielle Lage? Ich kann wohl schlecht, im schlimmsten Falle, auf einmal Nachzahlungen bis 2006 leisten. Für den Eigentümer 2 kam bei der Abrechnung für 2012, die er jetzt kürzlich rein gereicht hat, ein Guthaben von über 1000 € raus. Wenn das so weiter geht ist die nächste Frage, wer zahlt den das Guthaben aus, wenn das Gemeinschaftskonto über nicht genügend Guthaben verfügt?

    Ich hoffe sie können mir weiter helfen, Eigentümer 2 ist auch Anwalt und kann mir natürlich etliche § um die Ohren hauen, von denen ich nichts verstehe.

    Vielen Dank für Ihre Hilfe!

    Mit freundlichen Grüßen
    Anabela Mendes de Oliveira

    • Dennis Hundt
      30. September 2014 - 16:23 Antworten

      Hallo Anabela,

      wir bewegen uns bei der Hausgeldabrechnung im WEG-Recht. Hier sollten Sie einen Experten (z.B. einen Anwalt mit Spezialisierung) befragen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Dennis Hundt
    3. Dezember 2015 - 02:40 Antworten

    Hallo Helga,

    Sie Eigentümerin zahlen Sie, ob nach Quadratmetern oder Personen immer auch für die Zeit, in der Sie nicht da sind. Das gilt im übrigen auch für alle anderen (verbrauchsunabhängigen) Nebenkosten.

    Viele Grüße

    Dennis Hundt

  • Lisa
    23. Mai 2016 - 08:27 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    ich möchte gerne die BKA für das Jahr 2015 schreiben.
    Hierzu habe ich die Wohngeldabrechnung der Hausverwaltung vorliegen. Welche nach Eigentumsanteilen umgelegt ist.
    Muss ich nun auch die Abrechnungen nach den Anteilen umlegen oder nach den vorhandenen m²?
    Im Vertrag des Mieters (ich bin der Vermieter des Mieters einer WEG) sind nur die m² angegeben von einem Eigentumsanteil/Miteigentumsanteil steht nicht drin.

    Danke
    Viele Grüße
    Lisa

    • Dennis Hundt
      24. Mai 2016 - 00:51 Antworten

      Hallo Lisa,

      es ist natürlich nicht gerade Vorteilhaft, wenn Sie die Hausgeldabrechnung nach MEA erhalten und mit Ihrem Mieter die Nebenkostenabrechnung nach Wohnfläche vereinbaren. Dazu aber ein Tipp: Oft ist das Verhältnis MEA und Wohnfläche gleich.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Marius Keller
    28. Februar 2017 - 21:47 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    ich bin Mieter einer Eigentumswohnung. Heizung und Warmwasser wird noch nach den 50:50-Schlüssel abgerechnet, der mich stark benachteiligt. Kann ich von meinem Vermieter eine Abrechnung nach dem 70:30-Schlüssel, wie ihn die Heizkostenverordnung eigentlich vorsieht, verlangen?

    Für eine Anwort wäre ich Ihnen sehr verbunden.

    Viele Grüße
    Marius Keller

    • Dennis Hundt
      1. März 2017 - 18:33 Antworten

      Hallo Marius,

      nach der Heizkostenverordnung muss der Vermieter zwischen 50 und 70 Prozent nach Verbrach abrechnen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

      • Marius Keller
        2. März 2017 - 21:08 Antworten

        Sehr geehrter Herr Hundt,

        erst einmal vielen Dank für iIhre Antwort!

        Ich beziehe mich auf diesen Part der Heizkostenverordnung:

        „Für bestimmte Gebäude wird gesetzlich der Verteilungsmaßstab 30:70 (30 Prozent Grundkosten zu 70 Prozent Verbrauchkosten) zwingend festgeschrieben. Dies gilt für Gebäude bei denen folgende drei Voraussetzungen kumulativ vorliegen:

        das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung vom 16.08.1994 wird nicht erfüllt,
        das Objekt wird mit einer Öl- oder Gasheizung versorgt und
        die freiliegenden Strangleitungen der Wärmeverteilung sind überwiegend gedämmt“

        Wie sieht es dann aus?

        Viele Grüße
        Marius Keller

  • Jessica Pallaske-Peter
    25. März 2017 - 20:58 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,
    Ich war bis November 2015 Eigentümerin einer vermieteten Mietwohnung. Ich hatte eine Hausverwaltung für sämtliche Belange der Wohnung engagiert. Heute bekam ich die Mietkostenabrechnung der Wohnung für 2014 (01.01-31.12). Die Mieterin hat darin ein Guthaben von 200€ zu bekommen. Ist diese Forderung mir gegenüber Rechtens? Muss ich in den nächsten Jahren auch mit den Abrechnungen von 2015 und 2016 rechnen?

    Viele Gruesse
    Jessica

  • Ulrich
    10. August 2017 - 12:39 Antworten

    Hallo!
    Wir sind ab September Eigentümer einer Eigentumswohnung. In diesem Haus gibt es Grundbuchrechtlich 14 Eigentümer bei 8 Eigentumswohnungen (6x Ehepartner, 2x Einzelpersonen).

    Nun wird in der Nebenkostenabrechnung alle umlagefähigen und Teile der nicht umlagefähigen Betriebskosten mit einem Verteilerschlüssel von 14 (Eigentümern) verteilt. Ist das so üblich, oder müssen diese Betriebskosten, die nicht personenorientiert sind, wie Allgemeinstrom, Straßenreinigung,Wohngebäudeversicherung, Heizungswartung, usw., nicht nach Anzahl der Eigentumswohnungen verteilt werden? Wer kann mir eine Auskunft geben?

    • Dennis Hundt
      10. August 2017 - 13:21 Antworten

      Hallo Ulrich,

      schauen Sie in die Teilungserklärung. Welcher Umlageschlüssel ist dort vereinbart?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Laura Meier
    19. September 2017 - 12:53 Antworten

    Hallo,

    wir besitzen seit Oktober 2015 eine Eigentumswohnung.

    Unser Verwalter übermittelte uns Mitte September 2017 die Jahresrechnung für den Abrechnungszeitraum Oktober 2015 bis Dezember 2016 (15 Monate).

    Gemäß BGH, Urteil v. 05.07.06, Az. VIII ZR 220/05) hat der Verwalter 6 Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode die Abrechnung zu erstellen.

    Wie kann ich jetzt weiter vorgehen?
    Ist es überhaupt rechtens, eine Jahresrechnung über 15 Monate vorzunehmen?

    • Dennis Hundt
      19. September 2017 - 13:09 Antworten

      Hallo Laura,

      der Verwalter hatte m.E. die Hausgeldabrechnung für 3 Monate erstellen müssen. Oder zumindest Ihnen und dem Verkäufer eine (gemeinsame) Abrechnung für den gesamten Abrechnungszeitraum 2015 zur Verfügung stellen müssen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Edith
    27. November 2017 - 23:54 Antworten

    Hallo,
    ich bin seit einem Jahr Eigentümerin einer Wohnung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft und habe meine Wohnung an eine Freundin vermietet. Ich zahle monatlich 250,- Hausgeld an die Hausverwaltung, welche wiederum in meinem Auftrag die Nebenkostenabrechnung für meine Mieterin macht. Nun hat sie die erste NK-Abrechnung bekommen und soll 385,- Euro nachzahlen! Nun unsere Frage: An wen muß die Nachzahlung gezahlt werden, an mich oder an die Hausverwaltung? Blicke da im Moment nicht durch bzw. stehe auf dem Schlauch. Kann mich bitte jemand aufklären?
    Herzlichen Dank
    Edith

    • Dennis Hundt
      28. November 2017 - 07:15 Antworten

      Hallo Edith,

      von der WEG-Hausverwaltung bekommen Sie Ihre Hausgeldabrechnung. Auf Grundlage dieser Eigentümerabrechnung erstellt die Hausverwaltung die Nebenkostenabrechnung für die Mieterin.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

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