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Nebenkostenabrechnung: Verjährung von Guthaben / Nachzahlungen verhindern (hemmen)

Alles hat einmal ein Ende. Auch Forderungen bestehen nicht ewig. Irgendwann verjähren sie. Ergibt sich aus der Nebenkostenabrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters oder eine Nachzahlungsforderung des Vermieters, muss die jeweils forderungsberechtigte Partei die Verjährung beachten.

Der Eintritt der Verjährung ist ein stillschweigender Vorgang. Er kündigt sich durch nichts an. Mit Ablauf eines Kalenderjahres sind viele Forderungen verjährt. Für den Gläubiger stellt sich die Frage, was er tun kann, um die Verjährung zu verhindern.

In diesem Artikel geht es speziell darum, wann Forderungen aus den Nebenkosten verjähren und wie man die Verjährung ggf. stoppen / verhindern kann.

1. Warum gibt es die Verjährung?

Die Verjährung dient dem Rechtsfrieden. Der Gläubiger soll Ansprüche nicht bis in alle Ewigkeit geltend machen können. Mithin besteht der Grund der Verjährung darin, dass eine vielleicht auch noch strittige Forderung zu Beweisschwierigkeiten führen kann und ein Gericht das Problem hätte, dann dennoch über eine solche Angelegenheit zu entscheiden zu müssen. Deshalb begrenzt das Gesetz die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen durch bloßen Zeitablauf. Nach Eintritt der Verjährung ist der Schuldner berechtigt, die Leistung zu verweigern. Dazu muss er sich allerdings ausdrücklich auf die „Einrede der Verjährung“ berufen (§ 214 BGB).

2. Voraussetzungen der Verjährung

a. Verjährungsfrist

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre (§ 195 BGB).

b. Beginn der Verjährungsfrist

Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres (bzw. mit dem Anfang des nachfolgenden Jahres) zu laufen, in dem …

  • der Anspruch entstanden ist (objektive Komponente) und
  • der Gläubiger Kenntnis erlangt hat, dass ihm der Anspruch zusteht (subjektive Komponente) (§ 199 I BGB).

Damit endet die Verjährung grundsätzlich immer zum 31.12. eines Jahres.

Beispiel: Der Vermieter rechnet die Nebenkosten des Jahres 2012 ab und übersendet dem Mieter fristgerecht (Abrechnungsfrist siehe § 556 III Satz 2 BGB) die Nebenkostenabrechnung am 29.12.2013. Aus der Nebenkostenabrechnung ergibt sich eine Nachzahlungsforderung des Vermieters. Damit beginnt die Verjährung am 1. Januar 2014 zu laufen. Sie endet 3 Jahre später zum 31.12.2016. Sie beginnt also nicht etwa an dem Tag zu laufen (hier 28.12.2013), an dem die Forderung geltend gemacht wird.

Gleiches gilt, wenn der Mieter ein Guthaben fordert. Auch seine Forderung verjährt in diesem Beispiel in drei Jahren beginnend am 1.1.2014 zum 31.12.2016.

c. Schuldner muss sich auf die Verjährung berufen (Einrede)

Die Verjährung tritt nicht automatisch oder von Amts wegen ein. Vielmehr muss derjenige, der sich auf die Verjährung beruft, die Einrede der Verjährung ausdrücklich gegenüber dem Gläubiger geltend machen (§ 214 BGB). Solange der Schuldner schweigt, kann der Gläubiger auf seiner Forderung bestehen.

Um den Eintritt der Verjährung aufzuhalten, muss der Gläubiger rechtzeitig vor Ablauf der Verjährung aktiv werden. Keineswegs genügt es, dem Schuldner ein einfaches Mahnschreiben per Post zu übersenden und persönlich zu übergeben und ihn aufzufordern, die Forderung endlich zu bezahlen. Auch das persönliche Gespräch hindert nicht den Eintritt der Verjährung. Es nutzt dem Gläubiger auch nichts, wenn der Schuldner freundlich bestätigt, dass er Zahlung leisten werde. Seine Zahlungszusage genügt nicht für ein verbindliches Anerkenntnis.

Auch wenn sich der Schuldner nicht auf die Verjährung beruft, kann der Gläubiger die Forderung zwar geltend machen. Zahlt der Schuldner, tut er dies entweder in Unkenntnis seines Verjährungsrechts oder aus Kulanz. Bezahlt der Schuldner eine verjährte Forderung, kann er sein Geld nicht nachträglich wieder zurückfordern, auch wenn er in Unkenntnis der Verjährung bezahlt hat (§ 214 II BGB).

Will der Gläubiger das Risiko verhindern, dass die Verjährung eintritt und sich der Schuldner doch noch auf die Verjährung beruft und sich vorbehalten, die Forderung irgendwann geltend zu machen, muss er auf jeden Fall aktiv werden.

3. Wie lässt sich der Eintritt der Verjährung verhindern?

Das Gesetz kennt die Hemmung und den Neubeginn der Verjährung.

a. Hemmung der Verjährung

Die Hemmung der Verjährung bewirkt, dass ein bestimmter Zeitraum in die Bewährungszeit nicht mit eingerechnet wird (§ 209 BGB). Der Gläubiger kann den Eintritt der Verjährung in folgenden Fällen hemmen (aufhalten, stoppen):

  • Schwebende Verhandlungen zwischen Schuldner und Gläubiger hemmen den Anspruch so lange, bis eine Partei die Fortsetzung der Verhandlungen verweigert. Dann tritt die Verjährung frühestens 3 Monate nach dem Ende der Hemmung ein (§ 203 BGB).

Beispiel: Der Vermieter will mit dem Mieter über die Nachzahlungsforderung verhandeln. Dazu sucht er den Mieter am 29.12.2013 in seiner Wohnung auf. Der Mieter bestreitet die Nachzahlungsforderung und will eine Woche darüber nachdenken. Damit wird die „Uhr angehalten“ und die Verjährung gehemmt. Da sich der Mieter nach Ablauf einer Woche nicht mehr meldet, lehnt der Vermieter am 6. Januar 2014 weitere Verhandlungen ab und teilt dies dem Mieter mit. Damit beginnt die Verjährung erst am 1.1. des darauffolgenden Jahres 2015 wieder zu laufen und endet 3 Jahre später zum 31.12.2017.

  • Zustellung eines gerichtlichen Mahnbescheids im Mahnverfahren (§ 2014 I Nr. 3 BGB). Gläubiger versuchen häufig vor Eintritt der drohenden Verjährung am Jahresende die Verjährung zu verhindern und beantragen einen Mahnbescheid. Voraussetzung ist aber, dass der Mahnbescheid demnächst zugestellt werden kann. Dazu muss der Gläubiger den Mahnbescheid so formulieren, dass er alle Angaben enthält, damit das Gericht ihn dem Schuldner zustellen kann. Außerdem muss der Gläubiger den Gerichtskostenvorschuss einbezahlt haben.
  • Zustellung einer Zahlungsklage (§ 204 Nr. 1 BGB): Auch hier ist Voraussetzung, dass der Gerichtskostenvorschuss einbezahlt wird und die Klage so begründet ist, dass sie zugestellt werden kann.
  • Fälle höherer Gewalt (§ 206): Die Verjährung ist gehemmt, solange der Gläubiger innerhalb der letzten 6 Monate der Verjährungsfrist durch höhere Gewalt an der Rechtsverfolgung gehindert war. Diese Vorschrift ist ein absoluter Ausnahmefall. Denkbares Beispiel wäre, dass der Vermieter durch einen Krankenhausaufenthalt gehindert war, aktiv zu werden und/oder Maßnahmen zur Hemmung der Verjährung zu ergreifen.

b. Neubeginn der Verjährung

Der Neubeginn der Verjährung hat zur Folge, dass die Verjährungszeit neu zu laufen beginnt. Die Uhr wird praktisch neu gestellt. Damit ist der Neubeginn weitreichender als die bloße Hemmung. Der Neubeginn der Verjährung erfolgt im folgenden Fall:

  • Anerkenntnis: Der Schuldner erkennt gegenüber dem Gläubiger die Forderung durch Abschlagszahlung, Zinszahlung, Sicherheitsleistung oder in anderer Weise an.

Beispiel: Der Vermieter spricht am 28.12.2014 in der Wohnung des Mieters vor. Der Mieter erklärt sich bereit, auf die Nachzahlungsforderung des Vermieters aus dem Jahre 2011 (Beginn der Verjährung am 1.1.2012 und Ende der Verjährung am 31.12.2014) eine geringe Abschlagszahlung zu leisten. Damit erkennt er faktisch die Forderung an. Die Folge ist der Neubeginn der Verjährung. Hätte er keine Abschlagszahlung geleistet, wäre die Nachzahlungsforderung zum 31.12.2014 verjährt. Durch das Anerkenntnis des Mieters begeht die Verjährungszeit am 1.1.2015 neu zu laufen und endet 3 Jahre danach zum 31.12.2017.

Ein Anerkenntnis kann sich auch daraus ergeben, dass der Schuldner eine Sicherheit stellt. Beispiel: Der Mieter übergibt dem Vermieter eine wertvolle Uhr, mit der Absprache, dass er sie zurückerhält, wenn er die Nachzahlungsforderung des Vermieters bezahlt.

Gleiches gilt, wenn der Mieter ein Guthaben einfordert und der Vermieter eine Abschlagszahlung leistet.

2 Antworten auf "Nebenkostenabrechnung: Verjährung von Guthaben / Nachzahlungen verhindern (hemmen)"

  • K. Seidel
    23. August 2018 - 09:18 Antworten

    Sehr geehrter Herr Hundt,

    auch ich hätte in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung eine Frage und wäre Ihnen für nähere Informationen sehr verbunden.
    Bei meiner Frage handelt es sich um die Verjährungsfrist für das Abrechnungsjahr 2014.
    Im Besonderen um nicht berücksichtigte gezahlte kalte Betriebskostenvorauszahlungen.

    Die vom Vermieter verlangten Vorauszahlungen waren meines Erachtens zu gering sodass ich diese angepasst und gezahlt habe. Veranlagt waren 49,26€, gezahlt habe ich 55,00€.

    Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung für das Abrechnungsjahr 2014 (ausgestellt am 18.08.2015) musste ich jedoch feststellen, dass meine geleisteten VZ nicht berücksichtigt wurden, In Abzug gebracht wurden die 49,26€. Zwecks Nachfrage meldete ich mich telefonisch. Die zuständige Sachbearbeiterin teilte mir mit, dass auf Grund der zur Verfügung stehenden Buchhaltungssoftware die Sollstellung berücksichtigt werden kann. Ich müsste mir dennoch keine Sorgen machen, was meine Zahlungen betreffen würde. Diese würden im Mietenkonto ausgewiesen.

    Mit Schreiben vom 01.07.2016 wurden wir über den Verwalterwechsel ab dem 01.07.2016 informiert.

    Vom neuen Verwalter wurde mir am 18.10.2016 mitgeteilt, dass mein Mietenkonto ein Saldo in Höhe von 20,35 Euro ausweist. Diesem Widersprach ich aus o.g. Gründen.

    Meine Frage zum Sachverhalt: Wie lange kann ich meine Ansprüche geltend machen und wann sind diese verjährt.

    Eine Anmerkung zum Schluss: Die tatsächlich gezahlten VZ wurden in keiner Nebenkostenabrechnung- mit o.g. Begründung- berücksichtigt.

    Vorab vielen Dank.

    Mit freundlichen Grüßen

    K. Seidel

    • Dennis Hundt
      23. August 2018 - 10:40 Antworten

      Hallo K. Seidel,

      ich kann hier leider nicht ausführlich antworten, nur soviel: recherchieren Sie nach „Verjährung Mietüberzahlung“.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

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