Nebenkostenabrechnung: Fristen für Vermieter bzw. Eigentümer


Der Eigentümer und Vermieter einer Wohnung muss eine Nebenkostenabrechnung erstellen, wenn der Mieter Vorauszahlungen geleistet hat oder Zahlungen auf die Nebenkosten leisten soll. Im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung gibt es einige Fristen an die sich der Vermieter bzw. der Eigentümer halten muss.

Früher bestand immer wieder Anlass, die Nebenkostenabrechnung in Bezug auf den Abrechnungszeitraum und die Abrechnungsfrist zu beanstanden. Die Rechtsprechung war ausgesprochen uneinheitlich, die Rechtsunsicherheit also groß. Der Gesetzgeber hat die Problematik im Gesetz (§ 556 BGB) nunmehr geregelt.

Der Vermieter weiß, innerhalb welcher Fristen er welchen Kostenzeitraum abrechnen muss. Der Mieter weiß, dass er nach Ablauf der gesetzlichen Fristen nicht mehr mit weiteren Nachforderungen rechnen muss.

Vermieter-Frist 1: Der Abrechnungszeitraum

Um die früher vielfach entstanden Streitigkeiten zu vermeiden, stellt § 556 III BGB klar, dass der Vermieter die Nebenkosten jährlich abzurechnen hat. Der Abrechnungszeitraum beträgt also genau zwölf Monate. Der Zeitraum kann vertraglich nicht verändert werden. Ein kürzerer Zeitraum ist möglich, wenn der Mieter erst im Laufe einer vereinbarten Abrechnungsperiode einzieht oder durch die vereinbarte Veränderung des Abrechnungszeitraumes ein Rumpfjahr entsteht.

Teilabrechnungen braucht der Vermieter nicht zu erstellen, weder für einzelne Nebenkosten noch bei einem Wechsel der Mietpartei. Teilabrechnungen können allerdings vertraglich mit dem Mieter vereinbart werden. Unklarheiten im Mietvertrag sind durch Auslegung des Wortlauts zu entscheiden.

Ebensowenig darf der Vermieter einseitig den Abrechnungszeitraum in zwei Teilabrechnungszeiträume aufteilen (OLG Düsseldorf, ZMR 1998,168).

Vermieter-Frist 1: Abrechnungsfrist

Ein weiterer Streitpunkt bestand früher darin, innerhalb welcher Fristen der Vermieter die Nebenkostenabrechnung zu erteilen hat. Auch insoweit stellt das Gesetz in § 556 Abs. III Satz 2 BGB unmissverständlich klar, dass die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraumes zuzuleiten ist (Eintritt der Abrechnungsreife). Maßgebend ist der Zugang beim Mieter, nicht die Aufgabe zur Post. Der Vermieter trägt das Risiko einer verzögerten Postbeförderung!

Auf den Zugang kommt es bei der Abrechnungsfrist an!

Es genügt, wenn die Abrechnung am letzten Tag der Frist beim Mieter eingeht. Gerade wenn der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr ist, genügt als Zugang auch Mitternacht an Silvester. Auf die Kenntnisnahme des Mieters kommt es nicht an (AG Hamburg-St.Georgen, WuM 2005, 775). Die Rechtsprechung ist in dieser Frage nicht einheitlich. Teils wird ein Zugang bis ca. 18:00 Uhr gefordert, da nur dann die Kenntnisnahme durch den Mieter zumutbar ist.

Vermieter sind gut beraten, die Abrechnung frühzeitig zu übergeben. Dann bleiben eventuelle formale Korrekturen innerhalb der Abrechnungsfrist noch möglich. Eine Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist ist im Regelfall ausgeschlossen!

Endet der Abrechnungszeitraum nicht auf den Tag genau an einem Monatsende, endet die Zwölfmonatsfrist dennoch am Ende des letzten Monats der Abrechnungsfrist. Beispiel: Abrechnungszeitraum endet zum 15. Juli 2012, Abrechnungsfrist endet dann am 31. Juli 2013.

Ausnahme: der Vermieter hat eine verspätete Abrechnung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. III S. 4 BGB). Dies kann dann der Fall sein, wenn er selbst erst die Abrechnung eines Energieversorgungsträgers oder einen kommunalen Gebührenbescheid nach der Abrechnungsfrist erhält.

Die Abrechnungsfrist kann nicht verlängert werden, da das Gesetz eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ausdrücklich für unwirksam erklärt (§ 556 IV BGB). Die Verkürzung der Frist ist hingegen zulässig. Sie liegt regelmäßig auch im Interesse des Mieters.

Die Abrechnungsfrist ist eine Ausschlussfrist zulasten des Vermieters. Rechnet er nicht innerhalb der Frist ab, kann er keinerlei Nachforderung mehr erheben. Zugleich kann der Mieter Klage auf Erteilung einer Abrechnung einreichen. Nachforderungen braucht er dann allerdings nicht mehr zu befürchten. Der Vermieter bleibt dennoch zu Erstattungen von überzahlten Nebenkosten verpflichtet.

Die Nebenkostenabrechnung muss formell ordnungsgemäß sein. Ist sie es nicht, tritt die Ausschlusswirkung ein und der Vermieter kann keine Nachforderungen erheben. Er hätte es sonst in der Hand, durch Vorlage einer willkürlichen Abrechnung die Folgen der Fristversäumung zu umgehen. Innerhalb der Abrechnungsfrist kann der Vermieter die Abrechnung korrigieren.

Auch inhaltliche Fehler kann der Vermieter innerhalb der Frist korrigieren, so dass sich aus der Korrektur auch eine höhere Nachzahlung ergeben kann (BGH, NJW 2005, 219). Eine auch nach Fristablauf zulässige Korrektur schließt höhere Nachforderungen jedoch aus. Eine Korrektur zu Gunsten des Mieters bleibt jedoch immer möglich.

Vermieter-Frist 3: Zahlungsfrist bei einem Guthaben für den Mieter

Erstattungsguthaben sind nach Zugang einer ordnungsgemäßen Abrechnung fällig (BGH, NZM 2000,663). Für den Verzug des Vermieters wird überwiegend auf § 286 III 1 BGB abgestellt, so dass der Vermieter spätestens 30 Tage nach Zugang der Abrechnung beim Mieter in Verzug kommt, wenn er das Guthaben nicht überweist (Schmid, ZMR 2000,663).

Der Anspruch des Mieters auf ein Erstattungsguthaben verjährt in drei Jahren. Verjährungsbeginn ist das Ende des Jahres, in dem der Mieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung erhalten hat. Will der die Verjährung aufhalten, muss er den Vermieter verklagen.

Sonderfall: Nebenkostenabrechnung durch die WEG-Verwaltung

Ist der Vermieter Wohnungseigentümer, dient in der Praxis die Abrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft in der Person des Hausverwalters als Grundlage für die Abrechnung mit dem Mieter.

Stellt die Hausverwaltung die Abrechnung oder die dafür notwendigen Unterlagen nicht rechtzeitig dem Vermieter zur Verfügung, hat der Vermieter die Verspätung der Abrechnung nicht zu vertreten.

Der Vermieter als Wohnungseigentümer muss über alle rechtlichen Möglichkeiten nutzen, um die Abrechnung fristgerecht erstellen zu können (LG Berlin, GE 1991,93). Dafür ist der Vermieter beweispflichtig. Kann der Vermieter die Fristversäumung zunächst entschuldigen, so muss er nach Wegfall des Abrechnungshindernisses die Abrechnung dem Mieter unverzüglich zuleiten.

Auch hier ist die Rechtsprechung uneinheitlich (ablehnend: LG Itzehoe, ZMR 2003,38),  so dass der Vermieter es selbst zu vertreten haben soll, wenn die Hausverwaltung erst verspätet abrechnet. Nachzahlungsforderungen muss er dann gegen den Hausverwalter als Schadensersatz geltend machen.



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