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Nebenkostenabrechnung: Lohnsteuer für Hausmeister und Co. (umlegbar?)

In der Nebenkostenabrechnung werden regelmäßig die Kosten für den Hausmeister, den Gärtner, den Winterdienst oder die Hausreinigung angesetzt und auf den Mieter umgelegt. Doch was steckt hinter den Kosten? Ist dabei auch die Lohnsteuer in der Nebenkostenabrechnung enthalten? Je nachdem, ob die einzelnen Leistungen durch eine externe Firma oder Angestellte des Vermieters erbracht werden, kommt tatsächlich auch eine Umlage der Lohnsteuer in Betracht. Vorausgesetzt ist, dass die Umlage der Kosten für den Hausmeister und Co. als umlagefähige Nebenkosten, im Mietvertrag wirksam vereinbart sind. Für den Mieter ist das nicht unbedingt ein Nachteil, denn: Diese Kosten können im Rahmen der haushaltsnahen Dienstleistung bei der jährlichen Einkommenssteuer mit angesetzt werden.

Erfahren Sie hier, wann die Lohnsteuer Bestandteil der Nebenkostenabrechnung ist und was das Für Sie als Mieter bedeutet.

I. Lohnsteuer als Bestandteil der Kosten für Hausmeister und Co.

Bei Sammelposten in der Nebenkostenabrechnung wie z.B. „Hausmeister“, „Reinigung“, „Gärtner“ oder „Winterdienst“ handelt es sich grundsätzlich um umlagefähige Nebenkosten nach der Betriebskostenverordnung (BetrkVO). Damit verbunden sind auch solche Kosten, die im Zusammenhang mit einer dieser Positionen entstehen: namentlich alle Lohn- und Lohnnebenkosten. Lohnsteuer, pauschalierte Lohnsteuer, Sozialbeiträge, Urlaubsgeld usw. sind demnach erfasst (Landgericht Berlin, Urteil vom 14.04.1997, Az.: 67 S 436/96).

So steht bei den Hausmeisterkosten beispielsweise ausdrücklich in Gesetz (§ 2 Nr. 14 BetrKV), dass zu dieser Nebenkostenart auch die Kosten der Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen zählen, die der Eigentümer / Vermieter dem Hausmeister für seine Arbeit gewährt. Kurz gesagt, dass was der Vermieter dem Hausmeister rechtmäßig zahlt, ist im Rahmen der umlagefähigen Dienstleistungen (vgl. unter II.) auf den Mieter umlegbar. Selbiges gilt dann beispielsweise für das Gehalt vom Gärtner, dem Reinigungspersonal, dem Wachmann oder Concierge.

II. Lohnsteuer in der Nebenkostenabrechnung nur anteilig umlegbar

Der Vermieter kann solche Kosten in der Nebenkostenabrechnung allerdings nicht willkürlich auf den Mieter abwälzen, sondern muss sich an den Umfang halten, den die Betriebskostenverordnung (BetrKV) durch § 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit §§ 1, 2 BetrKV vorgibt. Denn hier gilt: Grundsätzlich sind nur laufend anfallende Kosten, die keine Instandhaltungen oder Instandsetzungsarbeiten darstellen, in der Nebenkostenabrechnung ansatzfähig, § 1 Abs. 2 BetrKV. Das bedeutet konkret, dass der Vermieter z.B. bei dem Hausmeister, der im Rahmen seiner Tätigkeit auch Reparaturen übernimmt, die den Instandhaltungsaufgaben zuzurechnen sind, nur den umlagefähigen Anteil bei den Mietern abrechnen darf.

Beispiel:

Zu den Aufgaben des Hausmeisters Herr Müller gehört, das Kehren im Hof und im Keller, die Beseitigung von Schnee und Eis im Winter, sowie das Rasenmähen im Sommer. Den Hauseingang hält er sauber und erledigt kleine Reparaturen: vom Auswechseln der Glühbirnen in dem gesamten Mietshaus bis zur Beseitigung von kleineren Schäden in der Hauswand innen und außen, erledigt Herr Müller „was so anfällt“.

-> Wichtig ist, das von den Tätigkeiten des Hausmeisters Müller nur die typischen Hausmeisterarbeiten auf die Mieter in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden dürfen. Das sind z.B.: die Reinigungsarbeiten sowie Schnee- und Eisbeseitigungsarbeiten (LG Berlin, Urteil vom 24.9.2009, Az.: 63 S 286/08), das Rasenmähen und ähnliche Arbeiten. Das Wechseln der Glühbirnen und die Schadensbeseitigungen durch den Herrn Müller zählen hier zu Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten und dürfen dem Mieter nicht in der Nebenkostenabrechnung berechnet werden.

Ebenso ist es dem Vermieter nicht erlaubt, Verwaltungstätigkeiten in die Nebenkostenabrechnung einfließen zu lassen. Unzulässig ist insoweit beispielsweise die Abrechnung von folgenden Hausmeistertätigkeiten:

  • Organisation und Bestellung von Lieferungen (AG Tiergarten, Urteil vom 03.07.2008, Az.: 10 C 57/08)
  • Durchführung von Wohnungsübergaben (AG Köln, WuM 1995, 120) und Wohnungsbesichtigungen (AG Berlin-Mitte, NZM 2002, 523)
  • Ablesen von Zählerständen (AG Köln, Entscheidung vom 28.10.1998, Az.: 219 C 280/98; LG Berlin, Urteil vom 04.12.2006, Az.: 67 S 223/06)
  • Austeilen von Anschreiben für die Mieter (AG Hamburg-St. Georg, WuM 2007, 446 f.; AG Berlin-Mitte, NZM 2002, 523)

Weitere nicht umlegbare Nebenkostenpositionen finden Sie auch hier: Nicht umlegbare Nebenkosten – In einer Liste.

Wichtig ist, dass es für den Mieter nachvollziehbar sein muss, welche nicht umlegbaren Kosten, aus den Gesamtkosten herausgerechnet werden. Für die Berechnung des Anteils der umlagefähigen Kosten ist in der Praxis meist eine Schätzung durch den Vermieter erforderlich. Im Zweifel muss der Vermieter dem Mieter mit einem Tätigkeitsprotokoll des Hausmeisters die Grundlage seiner Zahlenwerte aufzeigen können (K. Callsen/Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Anwalts Handbuch Mietrecht, 5. Aufl. 2015, L. Betriebskosten Rn. 141).

Beispiel:

Der Hausmeister Herr Müller ist neben seiner Hausmeistertätigkeit auch für die Einteilung des Reinigungspersonals und des Gärtners zuständig. Für den Vermieter erstellt er Arbeitspläne und hilft bei Ein- und Auszügen der Mieter mit Übergabeprotokollen. Er schreibt ein Tätigkeitsprotokoll: Der Zeitanteil seiner Verwaltungstätigkeiten macht ca. 10% seiner gesamten jährlichen Tätigkeiten aus. Dazu kommen noch ca. 30% Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten.

-> Die Verwaltertätigkeiten sowie die Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten des Herrn Müller muss der Vermieter anteilig aus der gesamten Tätigkeit des Hausmeisters herausrechnen: Das bedeutet, der Anteil von 40% der Hausmeistertätigkeiten ist nicht umlegbar. Der Vermieter ist daher verpflichtet, 40% der Hausmeisterkosten von den Gesamtkosten der Hausmeistertätigkeit abzuziehen. Dabei verringert sich folglich auch, die zu zahlende Lohnsteuer um 40%.

Weitere Einzelheiten zur Umlegbarkeit der Hausmeisterkosten finden Sie außerdem in dem Beitrag: Hausmeisterkosten: Umlegbarkeit der Hausmeistertätigkeiten in den Nebenkosten.

Merke:

Der Vermieter muss bei derartigen „Sammelposten“, wie für Hausmeister und Co., immer in zwei Schritten vorgehen:

  1. Er hat den umlagefähigen Anteil der grundsätzlich ansatzfähigen Kosten herauszurechnen
  2. Er darf nur diesen umlagefähigen Anteil mit dem jeweiligen Verteilerschlüssel auf den Mieter abwälzen (BGH, Entscheidung vom 11.09.2007, Az.: VIII ZR 1/07).

Mietertipp: Was tun, wenn gesamte Lohnsteuer umgelegt wird?

Wird die Lohnsteuer für Hausmeister und Co. in Ihrer Nebenkostenabrechnung vollständig umgelegt, obwohl eine Aufteilung stattzufinden hat, können Sie Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen. Wie Sie dafür vorgehen, erfahren Sie hier: Muster: Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung und Widerspruchsfrist Nebenkostenabrechnung.

III. Lohnsteuerkosten in Nebenkostenabrechnung bei der Steuer absetzen

Als Mieter bleibt man allerdings nicht zwangsläufig auf diesen Nebenkosten sitzen, denn ein großer Teil der Kosten für Handwerksleistungen, Reinigung im Haus und Gärtnerarbeiten sind steuerbegünstigt. In der Steuererklärung können nämlich haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen abgesetzt werden. Umfasst sind dabei eben nicht nur, die private Reinigungsfrau oder Haushaltshilfe in der eigenen Wohnung, sondern auch Arbeiten des Gärtners, des Hausmeisters oder der Reinigungsfirma, die das Treppenhaus im Mietshaus säubert. Die dabei entstehenden Kosten einer beauftragten Firma, die bei dem Mieter in der Nebenkostabrechnung berechnet werden, können dann in Höhe von 20% beim Finanzamt geltend gemacht werden.

IV. ZuZu den Aufgaben des Hausmeisters Herr Müller gesammenfassung

  1. Nur tatsächlich angefallene und umlagefähige Lohnsteuerkosten dürfen auf den Mieter abgewälzt werden.
  2. Bei der Lohnsteuer für Hausmeister und Co. muss der Anteil der Lohnsteuer, der auf nicht umlagefähige Dienste fallen würde, von dem Vermieter herausgerechnet
  3. Beträge die in der Nebenkostenabrechnung für haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen gezahlt werden kann der Mieter bei der Steuer geltend machen.

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