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Wie lange hat der Vermieter Zeit eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung zur korrigieren?

Falsche Rechnungsangaben, ungenaue Umlageschlüssel, Rechenfehler und unvollständige Nebenkostenpositionen: Fehler in der Nebenkostenabrechnung kommen immer wieder vor und scheinen manchmal unvermeidlich zu sein. Will der Vermieter die Nebenkostenabrechnung deshalb korrigieren, stellt sich die Frage, wie lange er eigentlich Zeit hat. Gibt es eine zeitliche Grenze für die Korrektur der fehlerhaften Nebenkostenabrechnung? Und wenn ja, woraus ergibt sich das. Hat der Vermieter bei allen Fehlerarten gleich lang Zeit, um den Fehler zu beheben?

Der nachfolgende Artikel erklärt für Mieter und Vermieter, wie lange der Vermieter Zeit hat, die Nebenkostenabrechnung zu korrigieren.

I. Korrektur der Nebenkostenabrechnung und Abrechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist ist für Vermieter die wichtigste zeitliche Grenze, wenn es um die Nebenkostenabrechnung geht. Sie regelt insbesondere zwei Dinge: Zum einen setzt sie für den Vermieter die zeitliche Grenze, bis wann eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu erstellen und an den Mieter zu übersenden ist. Zum anderen beschränkt sie die Korrekturmöglichkeit des Vermieters, da eine vollumfängliche Korrektur der Abrechnung nur bis zum Ende der Abrechnungsfrist möglich ist. Danach geht nur noch eine eingeschränkt Korrektur.

1. Abrechnungsfrist für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Die Abrechnungsfrist verpflichtet den Vermieter in erster Linie dazu, dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zukommen zu lassen. Sie beträgt grundsätzlich zwölf Monate, beginnend mit dem Ablauf des sog. Abrechnungszeitraums (vgl. § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).

Vermieter haben also mit Ablauf des letzten Tages des Abrechnungszeitraums genau ein Jahr Zeit dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu übermitteln. Ob der Vermieter diese Frist gewahrt hat, wird danach bemessen, wann dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zuging und nicht danach, wann der Vermieter die Abrechnung versendet hat (BGH, Entscheidung vom 21.01.2009, Az.: VIII ZR 107/08).

Beispiel:

Der Abrechnungszeitraum ist zum Beispiel der 01.01.2017 bis zum 31.12.2018. Dementsprechend beginnt die Abrechnungsfrist am 01.01.2019 zu laufen und der Vermieter hat bis zum Ablauf des 31.12.2019 Zeit eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu erstellen und an den Mieter zu übersenden. Ab dem 01.01.2020 gilt die Nebenkostenabrechnung als verspätet.

2. Beschränkung der Korrekturmöglichkeit durch Abrechnungsfrist

Die Abrechnungsfrist beschränkt die Korrekturmöglichkeit des Vermieters, da sie eine sog. Ausschlussfrist ist. Das bedeutet, der Vermieter darf inhaltliche bzw. materiellen Fehler grundsätzlich nur innerhalb der zeitlichen Grenze der Abrechnungsfrist korrigieren. Das gilt für alle Korrekturen der Nebenkostenabrechnung – egal ob sie zu Gunsten oder zu Lasten des Mieters gehen.

Der Vermieter darf die Nebenkostenabrechnung vollumfänglich korrigieren, solange die Abrechnungsfrist noch nicht abgelaufen ist (BGH, Urteil vom 12. Januar 2011, Az.: VIII ZR 296/09).

Beispiel:

Der Abrechnungszeitraum ist zum Beispiel der 01.01.2017 bis zum 31.12.2018. Dementsprechend beginnt die Abrechnungsfrist am 01.01.2019 zu laufen und endet am 31.12.2019. Der Vermieter übersendet dem Mieter am 15.06.2019 die formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung mit einer ausgewiesenen Nachzahlung in Höhe von 200, 00 €. Im Juli bemerkt der Vermieter, dass er in der Nebenkostenabrechnung eine Rechnung, die er von dem Hausreinigungsdienstleister erhalten hat, nicht mit abgerechnet hat und der Nachzahlungsbetrag daher zu gering ist. Er will die Nebenkostenabrechnung korrigieren.

  • Eine Korrektur ist hier zeitlich nicht ausgeschlossen. Der Vermieter hat bis zum 31.12.2019 Zeit eine korrigierte Abrechnung zu übermitteln.

Sobald die Abrechnungsfrist abgelaufen ist, kann der Vermieter nur noch eingeschränkt korrigieren. Für den Mieter nachteilige Korrekturen sind ab dem Zeitpunkt des Ablaufs der Abrechnungsfrist ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).

Dem Vermieter ist es also ab diesem Zeitpunkt nicht erlaubt eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung vorzunehmen, die den Mieter nachteilig belastet. Das bedeutet, der Vermieter kann die Nebenkostenabrechnung noch korrigieren, ist aber mit allen Ansprüchen ausgeschlossen, die zu Lasten des Mieters gehen, wie z.B. eine Reduzierung des ausgezahlten Guthabens, einer Erhöhung der Nachzahlungspflicht oder ähnliches.

Beispiel:

Der Abrechnungszeitraum ist zum Beispiel der 01.01.2017 bis zum 31.12.2018. Dementsprechend beginnt die Abrechnungsfrist am 01.01.2019 zu laufen und endet am 31.12.2019. Der Vermieter übersendet dem Mieter am 15.10.2019 die formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung mit einem ausgewiesenen Nebenkostenguthaben in Höhe von 150, 00 €. Anfang Januar 2020 bemerkt der Vermieter, dass er in der Nebenkostenabrechnung einen Fehler gemacht hat und einige Rechnungen nicht mit abgerechnet hat. Anstelle der Erstattung eines Guthabens würde bei richtiger Abrechnung ein Nachzahlung fällig werden. Er will daher die Nebenkostenabrechnung korrigieren.

  • Die Korrektur ist nur eingeschränkt möglich. Da die Abrechnungsfrist am 31.12.2019 abgelaufen ist, kann er den Mieter durch die Korrektur nicht nachteilig belasten. Das heißt, er darf zwar korrigieren, kann aber weder das Guthaben zurück noch Nachzahlungen vom Mieter verlangen.

Korrekturen, die zu Gunsten des Mieters gehen, sind allerdings auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist möglich. Geht es also um eine Reduzierung der Nebenkostennachzahlung oder eine Guthaben-Erhöhung bzw. Auszahlung anstelle Nachzahlung ist die Korrektur nach Ablauf der Abrechnungsfrist nicht rechtlich beschränkt. Alle Ansprüche die sich aus einer solchen Korrektur ergeben sind rechtlich einklag- und durchsetzbar.

Beispiel:

Der Abrechnungszeitraum war zum Beispiel der 01.01.2016 bis zum 31.12.2017. Dementsprechend begann die Abrechnungsfrist am 01.01.2018 zu laufen und endet am 31.12.2018. Erhielt der Mieter nun am 15.12.2018 die formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung mit einer ausgewiesenen Nachzahlung in Höhe von 200, 00 €, dann hat er die Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist bekommen. Nun stellt der Vermieter allerdings Anfang Juni 2019 fest, dass er in der Nebenkostenabrechnung eine Rechnung, die er von dem Hausreinigungsdienstleister erhalten hat, doppelt abgerechnet hat und der Nachzahlungsbetrag daher gering wäre. Er will die Nebenkostenabrechnung korrigieren.

  • Die Korrektur ist vollumfänglich möglich. Die Abrechnungsfrist ist zwar seit dem 31.12.2018 abgelaufen, die Korrektur aber nicht eingeschränkt, da der Mieter nicht nachteilig belastet wird. Der Mieter kann die Rückzahlung des zu viel gezahlten Nachzahlungsbetrages verlangen.

3. Ausnahme zur eingeschränkten Korrektur: unverschuldete Fristversäumnis

Die unverschuldete Überschreitung der Abrechnungsfrist durch den Vermieter beeinflusst die mögliche Nebenkostennachforderung nicht (vgl. § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Das bedeutet: Kann der Vermieter nichts dafür, dass die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen ist, wenn er die Nebenkostenabrechnung korrigieren will, lässt das Gesetz ausnahmsweise auch Korrekturen zum Nachteil des Mieters zu.

Voraussetzung für die Ausnahme ist also, dass den Vermieter keine Schuld an der Verspätung der Korrektur trifft.

Das kann z.B. dann der Fall sein, wenn es sich um einen Fehler handelt, für den der Vermieter nichts kann bzw. den er nicht zu vertreten hat (BGH, Entscheidung vom 17.11.2004, Az.: VIII ZR 115/04). So z.B. auch wenn es ein Fehler ist, der erst zu spät entsteht weil es z.B. keine frühere Abrechnungsmöglichkeit bei einer bestimmten Position gab:Wird also z.B. der  Grundsteuerbescheids zu spät übermittelt, obwohl der Vermieter alle notwendigen Unterlagen rechtzeitig eingereicht hat, hat er die verspätete Abrechnungsmöglichkeit und damit die eventuell verspätete Korrektur nicht zu verantworten. Das gleiche gilt unter Umständen bei einer verspäteten Nebenkostenabrechnung durch die Hausverwaltung.

Außerdem haben Vermieter die Verspätung nicht zu verantworten, wenn der Mieter selbst (Mit-)Schuld trägt, etwa weil er nach Mietvertragsende keine Nachsendeadresse hinterlassen hat und daher die Übermittlung der Nebenkostenabrechnung verzögert wurde.

Als unverschuldet gelten überdies auch Fehler, die offensichtlich sind. Bei diesen offensichtlichen Abrechnungsfehlern, wie z.B. Rechenfehlern oder Schreibfehlern (z.B. Angabe einer fehlerhaften Vorauszahlungssumme) greift der Ausschluss durch den Ablauf der Abrechnungsfrist nicht (BGH Urteil vom 30. März 2011, Az.: VIII ZR 133/10).

Weitere Einzelheiten zu diesem Themen sind in diesem Beitrag zusammengefasst: Nebenkostenabrechnung: Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.

II. Besonderheit: Zeit für „Korrektur“ formeller Fehler

Geht es um die Korrektur von formellen Abrechnungsfehlern, gibt es rechtlich gesehen keine zeitliche Korrekturgrenze.

Das folgt daher, dass es im Unterschied zu einer materiell fehlerhaften Nebenkostenabrechnung bei der formell fehlerhaften Nebenkostenabrechnung aus rechtlicher Sicht bereits an einer rechtswirksamen Abrechnung fehlt. Das bedeutet, das im Einzelfall der Sachverhalt so zu behandeln ist als hätte der Mieter gar keine Nebenkostenabrechnung bekommen.

Formelle Abrechnungsfehler liegen dann vor, wenn die Nebenkostenabrechnung nicht alle Mindestangaben enthält. Dazu zählen die Angaben zu den Gesamtkosten der Nebenkosten und Einzelpositionen, die Nennung des jeweiligen Umlageschlüssels ggf. mit Erläuterung, der Anteil des Mieters sowie die Angabe und der Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Solange keine formell ordnungsgemäße Abrechnung existiert, ist aber auch keine Korrektur möglich. Deshalb gibt es hier keine zeitliche Grenze der Korrektur. Vielmehr ist der Vermieter verpflichtet (erstmals) eine neue formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnungen zu erstellen.

Zeit hat er dafür bis die Abrechnungsfrist abläuft (siehe oben).

III. Verjährung als zeitliche Maximalgrenze

Als zeitliche Maximalgrenze für alle Ansprüche des Vermieters die sich aus der Nebenkostenabrechnung und deren Korrektur ergeben, gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren nach den §§ 195, 199 Abs. 1 BGB.

Für den Beginn der Verjährungsfrist, ist auf die Anspruchsentstehung abzustellen. Ist also ein Anspruch des Vermieters aus der Nebenkostenabrechnung bzw. deren Korrektur nicht durch den Ablauf der Abrechnungsfrist ausgeschlossen, kann er grds. noch bis zum Ablauf von drei Jahren nach der Anspruchsentstehung geltend gemacht werden.

IV. Fazit

Für die Korrektur der Nebenkostenabrechnung hat der Vermieter bis zum Ablauf der Abrechnungsfrist Zeit. Nur bis dahin ist sie vollumfänglich möglich. Danach kann der Vermieter die Nebenkostenabrechnung nur noch eingeschränkt korrigieren.

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