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Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung so darstellen, dass sie auch ein Laie nachvollziehen und prüfen kann.

Erhält der Mieter die Nebenkostenabrechnung, kann er sie zunächst auf formelle Fehler überprüfen. Nur eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung begründet eine eventuelle Nachzahlungsforderung des Vermieters.

Formell bedeutet, dass die Abrechnung, ungeachtet inhaltlicher Fehler, dem äußeren Anschein nach korrekt ist. Fehlt es an einer formellen Voraussetzung, ist die Nachzahlungsforderung nicht fällig  und der Vermieter kann sie nicht einklagen.

Der Mieter kann die formell fehlerhafte Nebenkostenabrechnung zurückweisen. Der Vermieter kann sie allerdings korrigieren, solange er die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten einhält.

Formelle Fehler im Detail

  • Der Vermieter hat den Abrechnungszeitraum falsch bestimmt. Nach dem Gesetz muss er jährlich abrechnen und kann diesen Zeitraum wieder verkürzen noch verlängern (§ 556 III 1 BGB).
  • Der Vermieter hat die Abrechnungsfrist nicht eingehalten. Nach dem Gesetz muss er spätestens zwölf Monate nach dem Ende des vereinbarten Abrechnungszeitraumes die Nebenkostenabrechnung erstellen und dem Mieter übergeben (§ 556 III 2 BGB). Versäumt er diese Frist, ist die Abrechnung formell fehlerhaft.
  • Der Vermieter hat die Nebenkostenabrechnung nicht nachvollziehbar wiedergegeben. Dazu bedarf es einer geordneten Zusammenstellung mit einer zweckmäßigen unübersichtlichen Aufgliederung der einzelnen Nebenkostenposition. Diese müssen so wiedergegeben werden, dass sie der Mieter rechnerisch nachvollziehen kann. Die Abrechnung insgesamt und die einzelnen Positionen müssen insgesamt klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein (BGH ZMR 1982, 198).
  • Der Mieter muss der Abrechnung entnehmen können, dass sie vom Vermieter oder einer vom Vermieter beauftragten Person (Hausverwalter, Rechtsanwalt, Steuerberater) stammt. Hat ein Vertreter die Abrechnung erstellt, muss er eine Originalvollmacht beilegen. Fehlt die Vollmacht, darf der Mieter die Abrechnung zurückweisen (§ 174 I BGB).
  • Zwar gibt es keine Vorschrift, die den Vermieter zur schriftlichen Abrechnung verpflichtet, allerdings ist eine nur mündliche Abrechnung für den Mieter in zumutbarer Weise nicht nachprüfbar. Die Unterschrift des Vermieters ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung (Schmid Mietrecht S. 413).
  • Es fehlt die Mitteilung und Erläuterung des im Mietvertrag vereinbarten Umlegungsmaßstabes. Die Mitteilung des allenfalls entbehrlich, wenn sie dem Mieter bereits aus vorangegangenen Abrechnungen bekannt ist (BGH NJW 1982, 573). Die Angabe ist fehlerhaft, wenn sich die Beträge anhand des Umlageschlüssels nicht nachvollziehen lassen.
  • Der Mieter muss aus den Gesamtkosten seinen Anteil erkennen können.
  • Der Vermieter muss die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen angeben. Nur so kann der Mieter erkennen, ob der Vermieter alle seine Zahlungen erfasst hat.
  • Die Abrechnung enthält eine Position „Dienstleistungen“. Ohne weitere Erklärung genügt diese nicht (LG Berlin NZM 2001, 707).
  • Hat der Vermieter verschiedene Nebenkosten zusammengefasst oder in einer Position andere Kosten eingestellt, ist die Abrechnung formell fehlerhaft (Schmid Mietrecht S. 418).
  • Enthält die Abrechnung Schätzungen oder Schätzungen, die zwar erlaubt, aber nicht als solche erkennbar sind, ist die Abrechnung fehlerhaft (AG Leipzig ZMR 2004, 594).
  • Die Abrechnung darf keine sachlich nicht gebotene Vorbehalte (z.B. „Irrtum vorbehalten“) enthalten (Schmid ZMR 1999, 407).

 

Erweist sich die Nebenkostenabrechnung als formell fehlerhaft, kann der Mieter eine ordnungsgemäße Abrechnung verlangen. Kommt der Vermieter dieser Aufforderung nicht innerhalb der Abrechnungsfrist (Ausschlussfrist) nach, wird seine eventuelle Nachzahlung nicht fällig.

Fehler, die auf der Grundlage der erstellten Nebenkostenabrechnung leicht korrigiert werden können, berühren nicht die formale Ordnungsgemäßheit. Dazu gehören offensichtliche Schreib- oder Rechenfehler.

Fehler bei der Anwendung des Umlegungsmaßstabs, Anwendung eines falschen Abrechnungsmaßstabes oder die Angabe einer falschen Wohnfläche sind inhaltliche bzw. materielle Fehler, die in einem Verfahren über Nach- oder Rückzahlungen auszutragen sind. Sie berühren nicht die formelle, äußere Form der Abrechnung.

In der Praxis:

Die Abgrenzung zwischen formellen und inhaltlichen Fehlern ist im Einzelfall oft schwierig. Die Rechtsprechung ist uneinheitlich. Überwiegend wird darauf abgestellt, ob das richtige Abrechnungsergebnis anhand der Abrechnung ermittelt werden kann, ohne dass die Struktur der Abrechnung geändert werden muss. Dann ist die Abrechnung formell in Ordnung, wenn auch inhaltlich falsch.

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28 Antworten auf "Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung"

  • Michael H.
    3. Januar 2014 - 17:22 Antworten

    Guten Tag,

    wir haben in unserer Betriebskostenabrechnung den folgenden Passus:

    „Das Abrechnungsergebnis steht unter dem Vorbehalt des Irrtums und der Ergänzung sowie der Nachforderung weiterer Beiträge, wenn noch Forderungen an uns gestellt werden, die wir nicht zu vertreten haben“

    Nach meinem Verständnis entspricht dies dem oben angeführten Beispiel „Die Abrechnung darf keine sachlich nicht gebotene Vorbehalte (z.B. „Irrtum vorbehalten“) enthalten“.

    Ist dies richtig und ist die Abrechnung damit als formell fehlerhaft zu betrachten?

    Viele Grüsse
    Michael H.

      • Michael H.
        6. Januar 2014 - 08:18 Antworten

        Hallo Herr Hundt,

        vielen Dank für Ihren Link, allerdings zielte meine Nachfrage auf den ersten Teilsatz des von mir Zitierten Passus ab („Das Abrechnungsergebnis steht unter dem Vorbehalt des Irrtums…“).

        Dabei handelt es sich doch um einen generellen Vorbehalt des Irrtums und somit einen sachlich nicht gebotenen Vorbehalt und nicht um eventuell verspätet Forderungen an unseren Vermieter oder schätze ich das falsch ein?

        Viele Grüsse
        Michael H.

        • Dennis Hundt
          6. Januar 2014 - 12:58 Antworten

          Hallo Michael,

          ich kann Sie leider nur auf die genannte Quelle verweisen. Wenn es Ihnen wichtig ist (hohe Nachzahlung?) sollten Sie sich rechtlich beraten lassen oder Ihre Nebenkostenabrechnung prüfen lassen.

          Viele Grüße

          Dennis Hundt

  • Dieter S.
    18. September 2014 - 14:48 Antworten

    Wenn eine Nebenkostenabrechnung dem Mieter zugeht und die Abrechnung der Hausverwaltung mit beigelegt wird, kann das dazu genutzt werden, der Abrechnung zu widersprechen?

    • Dennis Hundt
      19. September 2014 - 09:30 Antworten

      Hallo Dieter,

      ich denke Sie meinen mit „Abrechnung der Hausverwaltung“ die Hausgeldabrechnung. Ich denke man muss sich hier den gesamten Zusammenhang ansehen. Wenn klar ersichtlich ist, was die Mieterabrechnung ist und die Hausgeldabrechnung als „Quelle“ mitgeliefert wird, sehe ich persönlich kein Problem.

      Im Bedarfsfall sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Joa D.
    18. Dezember 2014 - 13:50 Antworten

    Guten Tag,

    ich habe gerade festgestellt, dass unser Vermieter uns seit inkl. 2012 monatlich 15 Euro (also jährlich 180 Euro) für Hausverwaltung/Verwalterkosten berechnet.

    Welche Chance haben wir denn noch, dieses Geld zurückzubekommen. Gibt es Fristen diesbezüglich, i.S. da wir es bis jetzt anstandslos gezahlt haben, bekommen wir das Geld nicht mehr wieder? Die Jahresabrechnung für das Jahr 2013 fand erst am 31.03.2014 statt. Es ist also noch nicht ganz so lange her.

    liebe Grüße

    • Dennis Hundt
      18. Dezember 2014 - 14:12 Antworten

      Hallo Joa,

      ich denke Sie können auf jeden Fall beim Jahr 2013 und 2014 ansetzen. Widersprechen Sie der Nebenkostenabrechung 2013 (und gleiches dann für 2014). Lassen Sie sich im Zweifel bitte rechtlich beraten.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

      • Joa D.
        18. Dezember 2014 - 15:07 Antworten

        Liebsten Dank für die schnelle Antwort!!!

  • Alex M.
    29. Dezember 2014 - 17:59 Antworten

    In unserer Nebenkostenabrechnung ist der Verteilungsschlüssel Pers. Tage angegeben, aber mit Pers. Monate gerechnet worden. Ist dies nur ein inhaltlicher Fehler?

    • Dennis Hundt
      30. Dezember 2014 - 10:38 Antworten

      Hallo Alex,

      im Normalfall ändert sich nichts zwischen den Verteilerschlüsseln. Besonders nicht, wenn unterhalb der Monate niemand ein oder auszieht.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Thomas
    5. Januar 2015 - 20:36 Antworten

    Unser Vermieter hat in der Betriebskostenabrechnung den Umlageschlüssel für die Heizkosten mit dem Wohnflächenanteil angesetzt. Ist dies ein formeller oder inhaltlicher Fehler in der Betriebskostenabrechnung (Stichworte Heizkostenverordnung – verbrauchsabhängige Abrechnung)?

    Vielen Dank für Ihre Hilfe bereits im Voraus!

    Mit freundlichen Grüßen
    Thomas

    • Dennis Hundt
      6. Januar 2015 - 12:07 Antworten

      Hallo Thomas,

      die Grenzen können hier fließend sein, ich kann hier leider nicht „Ja“ oder „Nein“ schreiben. Mein Tipp daher: Lassen Sie die Nebenkostenabrechnung prüfen.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Constanze
    17. Februar 2015 - 14:22 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    in meiner NK-Abrechnung steht nur „für das Jahr 2014“ nicht von bis. Der Verteilerschlüssel fehlt, dazu steht auch nichts im MV. Es sind auch keine jeweiligen Gesamtkosten und Berechnungen aufgeführt, lediglich bei Wasser u. Abwasser m3 x Einzelpreis = Gesamt. Im Grunde sind nur die einzelnen Posten aufgelistet (korrekt umlagefähig) und der jeweilige anteilige Betrag, den ich zu zahlen habe. Auch haben wir eine Partei mit Gewerbe im Haus und ich weiß nicht, ob der VM das rechnerisch berücksichtigt hat. Im Grunde lässt sich die ganze NK-Abrechnung für mich rechnerisch nicht nachvollziehen, ohne dass ich nach dem Verteilerschlüssel fragen und mir alle Rechnungen dazu anschauen müsste.

    Ich gehe doch richtig in der Annahme, dass hier eindeutig formelle Fehler vorliegen und ich dem VM das schriftlich mitteilen kann?

  • Udo Krause
    15. Juni 2016 - 17:35 Antworten

    Von mir bitte folgende Frage:
    Die Betriebskostenabrechnung weist eine Mietvertragsnummer aus, die fehlerhaft ist.
    Formaler Fehler, ja oder nein?
    Ich habe mich kurz gefasst und danke für Ihre kurze Antwort.

    • Dennis Hundt
      16. Juni 2016 - 12:04 Antworten

      Hallo Udo,

      was soll hier erreicht werden? Wollen Sie als Mieter keine Nachzahlung leisten, weil der Vermieter vielleicht einen Zahlendreher in der Mietvertragsnummer eingebaut hat?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Schulz
    1. August 2016 - 13:46 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    ich habe folgendes Problem. Die Abrechnungsfrist der Nebenkostenabrechnung ist leider verstrichen. Der Vermieter verlangte jetzt die Zahlung bzw. die Einwende zu nennen.Der Widerspruch wurde rechtzeitig eingelegt. Die Nebenkostenabrechnung wurde durch eine Firma im Auftrag erstellt, es lag keine Vollmacht anbei. Kann ich dagegen noch vorgehen, bzw. Änderungen vornehmen oder habe ich nunmehr gar keine Möglichkeit mehr.

    Vielen Dank und Grüße,

    Frau Schulz

    • Dennis Hundt
      1. August 2016 - 15:52 Antworten

      Hallo Frau Schulz,

      ich kann Ihrer Schilderung leider nicht ganz folgen. Wo genau liegt das Problem?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Paula Baier
    9. Dezember 2016 - 12:15 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    in unserer Abrechnung ist der Abrechnungszeitraum falsch angegeben. Wir haben die Wohnung erst am 26.01. bezogen. Der Abrechnungszeitraum und die dafür berechneten Kosten wird in der Betriebskostenabrechnung jedoch vom 01.01 bis 31.12. angegeben.

    Handelt es sich hierbei um einen formellen Fehler? Nach § 556 III 1 BGB?

    Oder gilt dies lediglich ein inhaltlicher Fehler?

    Über eine Antwort würde ich michsehr freuen.

    Besten Dank und viele Grüße

    Paula Baier

    • Dennis Hundt
      9. Dezember 2016 - 12:46 Antworten

      Hallo Paula

      wurde die Form verletzt oder stimmt der Inhalt nicht? Das ist die Frage.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

      • A. Andritzke
        10. Februar 2017 - 22:50 Antworten

        „Wir haben die Wohnung erst am 26.01. bezogen. Der Abrechnungszeitraum und die dafür berechneten Kosten wird in der Betriebskostenabrechnung jedoch vom 01.01 bis 31.12. angegeben.“

        Hä? Der Inhalt KANN in diesem Fall doch gar nicht stimmen!

  • Thomas Migdalski
    11. Januar 2017 - 18:43 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    in meiner Nebenkostenabrechnung vom 20.12.2016 wurde ein Ablesewert einer Heizung um Faktor 10 falsch angeben gegenüber des Ableseprotokolls vom 06.01.2016, zb statt 200 Einheiten laut Protokoll wurden 2000 Einheiten in der Abrechnung angegeben. Erst jetzt 12.01.2017 wiederspreche ich der Abrechnung. Ist dies ein formeller oder ein inhaltlicher Fehler des Vermieters? Kann er seine Forderung einfordern oder kann ich abwarten, bis diese falsche Angabe mit einer neuen Abrechung behoben ist?

    Vielen Dank und beste Grüße

    Thomas Migdalski

    • Dennis Hundt
      11. Januar 2017 - 22:54 Antworten

      Hallo Thomas,

      ist der Inhalt der Nebenkostenabrechnung falsch oder ist die korrekte Form der Nebenkostenabrechnung nicht gewahrt?

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

      • Thomas Migdalski
        12. Januar 2017 - 09:58 Antworten

        Hallo Herr Hundt,

        ich interpretiere das als falschen Inhalt, wenn innerhalb der Berechnungen meines Verbrauchs ein Fehler vorliegt.

        Viele Grüße

        Thomas

        • Dennis Hundt
          12. Januar 2017 - 10:16 Antworten

          Hallo Thomas,

          das sehe ich genauso.

          Viele Grüße

          Dennis Hundt

      • Thomas Migdalski
        12. Januar 2017 - 10:36 Antworten

        Hallo Herr Hundt,

        Aus diesem Fehler ergibt sich aber eine Nachzahlung für mich, bin ich verpflichtet diese zu leisten? Bevor mein Wiederspruch bearbeitet wurde?

        Viele Grüße

        Thomas Migdalski

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