Nebenkostenabrechnung: Formfehler im Überblick – mit Beispielen

Ist die Nebenkostenabrechnung falsch, lassen sich die möglichen Fehler in zwei Gruppen unterteilen: Die Formfehler bzw. formellen Fehler und die inhaltlichen bzw. materiellen Fehler.  Je nachdem, welcher Fehler vorliegt, wirkt sich das unterschiedlich auf die Wirksamkeit der Nebenkostenabrechnung aus. Hat eine Nebenkostenabrechnung einen Formfehler macht das die Abrechnung automatisch vollständig unwirksam, so als hätte der Vermieter nie eine Nebenkostenabrechnung gestellt. Das bedeutet für den Mieter, dass er regelmäßig keinerlei Verpflichtung hat etwaige Nachzahlungsbeträge aus der Nebenkostenabrechnung zu begleichen (BGH, Entscheidung vom 15.03.2011, Az.: VIII ZR 243/10).

Doch was sind die Formfehler? Woran erkennt man einen formellen Fehler? Der nachfolgende Artikel zeigt Ihnen an Beispielen welche Formfehler bzw. formelle Fehler es gibt. So erkennen Sie die Fehler in der Nebenkostenabrechnung auf einen Blick.

I.  Was sind Formfehler / formelle Fehler der Nebenkostenabrechnung?

Unter den Formfehlern versteht man ganz allgemein alle Fehler, die sich auf die „äußere ordnungsgemäße Form der Nebenkostenabrechnung“ beziehen. Fehlen zum Beispiel bestimmte Pflichtangaben oder ist Nebenkostenabrechnung unübersichtlich und unsauber aufgebaut, spricht man von einer formell fehlerhaften Nebenkostenabrechnung.

Die Gründe, die dazu führen, dass eine Abrechnung einer formell fehlerhaft und damit unwirksam ist, ergeben sich immer aus der Abrechnung selbst (vgl. Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 484). Deshalb ist ein Formfehler für Mieter leicht erkennbar, wenn er die wichtigsten formellen Fehler kennt.

Nicht zu den Formfehlern und formellen Fehlern gehören solche Fehler, die sich auf den Ansatz und die Höhe einzelner Nebenkostenpositionen beziehen. Wird zum Beispiel ein Nebenkostenposition mit einem falschen Mieteranteil berechnet, betrifft das allein die inhaltliche (materielle) Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung. Das hat keinen Einfluss auf die formelle Wirksamkeit der Abrechnung (vgl. Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 485).

Über die materiellen Fehler und die Rechtsfolgen inhaltlicher Fehler können Mieter in diesem Beitrag mehr lesen: Materielle bzw. inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

II. Die häufigsten Formfehler: Beispiele

Hier bekommen Sie einen Überblick über die häufigsten Formfehler und formellen Fehler in der Praxis:

1. Nebenkostenabrechnung zu spät

Schickt der Vermieter die Nebenkostenabrechnung zu spät ab oder bekommt der Mieter erst Jahre später eine Nebenkostenabrechnung ist die Abrechnung verspätet. Das ist ein Formfehler, der zur Folge hat, dass alle Nachzahlungsansprüche seitens des Vermieters ausgeschlossen sind. Eine Formfehler-freie ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung ist grundsätzlich nur eine Abrechnung, die auch fristgerecht gestellt wird.

Der Vermieter hat nach Ablauf des Abrechnungszeitraums genau zwölf Monate Zeit eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu erstellen und zu übermitteln. Versäumt er das, liegt ein formeller Fehler vor.

Ausnahmen der Abrechnungsfrist gibt es zum Beispiel, in den Fällen, in denen der Vermieter nichts für die Verspätung kann. Dann darf er die Erstellung der Nebenkostenabrechnung auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist noch nachholen. Mehr dazu lesen Sie hier: Wann und wie kann die Abrechnungsfrist für Nebenkosten verlängert werden?

2. Mindestangaben fehlen

Ein Fehler, der immer wieder auftritt, ist das Vermieter einen Nebenkostenabrechnung stellen, ohne sich an die Mindestangaben und die „Mindestform“ zu halten, die man in einer Abrechnung finden muss. Die Nebenkostenabrechnung sollte wie jede andere Abrechnung immer den Anforderungen an eine ordnungsgemäßen Rechnungslegung nach § 259 BGB entsprechen.

Das bedeutet, es muss zumindest folgender Inhalt in der Abrechnung zu finden sein:

• Geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten (vgl. unten Punkt 3)
• Angabe und Erläuterung des zu Grunde gelegten Umlage- bzw. Verteilerschlüssels (vgl. unten Punkt 4)
• Berechnung des Mieteranteils an den Gesamtnebenkosten
• Angabe und Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Fehlt eine dieser Angaben ist die Nebenkostenabrechnung automatisch formell unwirksam.

Alle weiteren Details zu den Mindestangaben der Nebenkostenabrechnung finden Sie hier: Mindestangaben in der Nebenkostenabrechnung

3. Abrechnung ist unverständlich und unübersichtlich

Die geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten erfordert eine Nebenkostenabrechnung die insgesamt so erstellt ist, dass ein durchschnittlich gebildeter Mieter die Abrechnung gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann. Er muss weder besonders juristisch noch betriebswirtschaftlich geschult zu sein, um sie nachvollziehen zu können (BGH, Urteil vom 20.07.2005, Az.: VIII ZR 371/04; Urteil vom 6. Mai 2015, Az.: VIII ZR 193/14).

Das bedeutet, jeder Mieter sollte mittels eines Taschenrechners in der Lage sein, die Nebenkostenabrechnung nachzuvollziehen und nachzuprüfen. Geht das nicht ist fraglich, ob die Abrechnung wirklich formell wirksam ist.

Eine saubere äußere und übersichtliche Form der Nebenkostenabrechnung ist nämlich absolute Pflicht. Der BGH verlangt ausdrücklich, dass die Abrechnung klar, übersichtlich, vollständig und verständlich ist (BGH, Urteil vom 23.11.1981 WuM 1982, 207; BGH, Urteil vom 20.07.2005, Az.: VIII ZR 371/04).

So ist eine Abrechnung zum Beispiel ganz klar formell unwirksam,

• wenn sie keine saubere äußere Form hat und nur eine lose Blättersammlung darstellt, anstelle einer einheitlichen Abrechnung: Rechnet ein Vermieter beispielsweise mit mehreren Schreiben die einzelnen Nebenkostenpositionen separat, sozusagen „scheibchenweise“ ab, ist das formell unwirksam. Der Vermieter kann nicht erwarten, dass ein Mieter sich aus einer losen Blättersammlung alle wichtigen Rechnungen für seine Gesamtabrechnung zusammensucht (Landgericht Kiel WuM 1996, 631, 632).
• wenn die einzelnen Nebenkostenpositionen und ihre Abrechnung nicht gegliedert sind. Die Abrechnung muss durch den Mieter gedanklich wie rechnerisch nachvollziehbar sein (BGH, Urteil vom 17.11.2004 WuM 2005, 61).
• wenn sie unverständliche Abkürzungen enthält, die nicht erklärt werden.
• wenn die Nebenkostenabrechnung auf pauschalen Schätzungen basiert: Gibt der Vermieter in der Abrechnung anstelle der tatsächlich eingenommen Vorauszahlungsbeträge und Ausgaben nur geschätzte Beträge an ist die Abrechnung grundsätzlich formell unwirksam. Die Abrechnung ist dann nämlich nicht nachvollziehbar.

Wie eine übersichtliche Nebenkostenabrechnung zum Beispiel aussehen sollte, zeigt dieses Muster: Nebenkostenabrechnung: Muster.

4. Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel fehlt

Fehlt der Umlageschlüssel bzw. Verteilerschlüssel oder ist er unverständlich, ist die Abrechnung formell unwirksam. Kann man zum Beispiel in der Abrechnung nicht erkennen welcher Umlageschlüssel verwendet wurde oder wie er verwendet wurde, ist das ein Formfehler in der Nebenkostenabrechnung.

Allerdings sollten Mieter hier auch in den Mietvertrag sehen, denn nur weil der Vermieter in einer Abrechnung verschiedene Umlageschlüssel verwendet, macht das die Abrechnung nicht sofort formell unwirksam.

Warum das so ist erklärt der Beitrag: Nebenkostenabrechnung: unterschiedliche Umlageschlüssel in einer Abrechnung?

5. Abrechnungszeitraum fehlt oder falsch

Ist der Abrechnungszeitraum nicht angegeben und für den Mieter nicht erkennbar auf welchen Zeitraum sich die Nebenkostenabrechnung bezieht, ist die Abrechnung formell unwirksam. Dasselbe gilt, wenn der Vermieter sich auf einen Abrechnungszeitraum bezieht, der unzulässigerweise länger oder kürzer als ein Jahr ist, vgl. § 556 Abs. 3 S. 1 BGB.

Wann ausnahmsweise kürzere Abrechnungszeiträume zulässig sind, wie zum Beispiel bei einem Mieterwechsel können Sie hier nachlesen: Abrechnungszeitraum bei Mieterwechsel.

III. Rechtsfolgen bei Formfehlern

Leidet die Nebenkostenabrechnung an einem Formfehler, hat der Vermieter seine Abrechnungspflicht nicht erfüllt. Das führt regelmäßig zur Unwirksamkeit der gesamten Abrechnung. Nur im Ausnahmefall bliebt die Abrechnung teilweise wirksam, wenn zum Beispiel der formelle Fehler nur Nebenkostenpositionen betrifft, die man ohne weiteres aus der restlichen Nebenkostenabrechnung herausrechnen kann (vgl. Wall in Betriebskosten- Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1704).

Mehr zu den Rechtsfolgen können Sie hier nachlesen: Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

IV. Mietertipp

Mieter haben verschiedene Rechte, wenn die übersandte Nebenkostenabrechnung formell fehlerhaft ist.

1. Recht auf ordnungsgemäße Abrechnung

Mieter haben das Recht, dass der Vermieter eine neue Abrechnung erstellt oder alternativ die bisherige so korrigiert, dass eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung vorliegt. Zur Durchsetzung dürfen sich Mieter dabei eines Zurückbehaltungsrechts an den laufenden Nebenkostenvorauszahlungen bedienen (Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 552, 552 a).  Ist man als Mieter bereits ausgezogen, wandelt sich das Zurückbehaltungsrecht in ein Rückforderungsrecht.

Das heißt, Sie können verlangen, dass der Vermieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung übermittelt und solange die Zahlung der laufenden monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen einstellen, bis er dem Verlangen nachkommt.

2. Verweigerung der Nebenkostennachzahlung

Solange keine formell ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt, haben Mieter das Recht geforderte Nebenkostennachzahlungen zu verweigern.  Der Vermieter besitzt nämlich keinen Nachzahlungsanspruch, wenn es keine formell ordnungsgemäße Abrechnung gibt (vgl. Wall in Betriebskosten- Kommentar, II. § 556 BGB Vereinbarungen über Betriebskosten Rn. 1725; andere Ansicht Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 552 a: wenn der Vermieter nur einzelne wenige Nebenkostenpositionen formell falsch abrechnet).

Das heißt, Sie müssen Nachzahlung für die Nebenkosten nicht bezahlen, wenn die Abrechnung formell falsch ist.

Hilfreiche Tipps finden Mieter außerdem hier: Nebenkostenabrechnung: Rechte der Mieter im Überblick, Nebenkostenabrechnung falsch zugunsten des Mieters – Was tun? und Zurückbehaltungsrecht des Mieters

V. Vermietertipp

Vermieter können und sollten die Nebenkostenabrechnung korrigieren oder alternativ eine komplett neue formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Solange die Abrechnungsfrist noch nicht abgelaufen ist, vermeiden Vermieter damit auf jeden Fall Nachteile hinsichtlich ihrer Nebenkostennachforderung (vgl. Lützenkirchen in: Lützenkirchen, Mietrecht, 2. Aufl. 2015, § 556 BGB, Rn. 481). Brauchen Vermieter Tipps zum Anfertigen der Nebenkostenabrechnung, zeigt Ihnen dieser Artikel wie Sie am besten vorgehen: Nebenkostenabrechnung erstellen: Anleitung für Vermieter

Ist die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen, kann man als Vermieter zwar regelmäßig keine Nachzahlungsforderung mehr vom Mieter verlangen, man verhindert aber zumindest, dass laufende Vorauszahlungen auf die Nebenkosten einbehalten werden bzw. ein Rückforderungsrecht entsteht (vgl. oben unter IV). Lesen Sie hier, wann eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung nach Ablauf der Abrechnungsfrist ausnahmsweise ohne Anspruchsverlust möglich ist

Das heißt, Vermietern ist zu empfehlen die Erstellung einer formell ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung schnellstmöglich nachzuholen.

VI. Fazit

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass alle Formfehler sich direkt aus der Nebenkostenabrechnung oder der äußeren Form der Abrechnungsunterlagen ergeben. Mieter brauchen keine Belege durchzusehen oder jede Nebenkostenposition nachrechnen, um einen formellen Fehler zu entdecken. Gehen Sie die genannten Beispiele durch, entdecken Mieter oder Vermieter Formfehler bzw. formelle Fehler sehr schnell und können sich überlegen, wie Sie auf die falsche Nebenkostenabrechnung reagieren.