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Nebenkostenabrechnung: Checkliste zum überprüfen

Jede zweite Nebenkostenabrechnung ist falsch. Wir haben eine Checkliste erstellt, die für Mieter und Vermieter einen Mehrwert bieten soll.

Vermieter können anhand der Checkliste prüfen, ob sie (oder die Hausverwaltung) die Nebenkostenabrechnung korrekt erstellt haben oder ob vielleicht noch Punkte in der Nebenkostenabrechnung korrigiert werden müssen.

Auf der anderen Seite können Mieter anhand der Checkliste überprüfen, ob der Vermieter eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellt hat. Unsere Punkte zeigen bewusste fehleranfällige Stellen in Nebenkostenabrechnungen auf (siehe dazu auch: Häufige Fehler in der Abrechnung).

Tipp für Mieter: Hier können Sie Ihren Nebenkostenabrechnung prüfen lassen, von einem Anwalt.

1. Wurde der Mieter im Mietvertrag zur Zahlung von Nebenkosten verpflichtet?

Die Nebenkostenabrechnung darf nur Positionen enthalten, die im Mietvertrag vereinbart wurden. Der Hinweis „ Der Mieter trägt die Nebenkosten“ genügt nicht. Idealerweise sind die umlagefähigen Nebenkosten einzelnen im Mietvertrag bezeichnet.

Weitgehend akzeptiert wird auch der Verweis des Vermieters im Mietvertrag auf die II. Berechnungsverordnung Anlage 3 zu § 27 I oder seit 2004 auf die Betriebskostenliste in § 2 Betriebskostenverordnung. Dort befinden sich 16 erlaubte Betriebskostenarten. Position Nr. 17 „Sonstiges“ gilt mit der Maßgabe, dass die Kostenart konkret bezeichnet werden muss.

Findet sich im Mietvertrag keine Vereinbarung über die Nebenkosten, darf der Mieter jegliche Zahlung verweigern.

2. Hat der Vermieter die Abrechnungsperiode zu Grunde gelegt?

Der Vermieter kann die vereinbarten Nebenkosten nur in Bezug auf einen Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten abrechnen (§ 556 III 1 BGB). Maßgebend ist die mit dem Mieter vereinbarte Abrechnungsperiode, die sich am Beginn des Mietverhältnisses oder am Kalenderjahr orientieren kann.

Es können nur Aufwendungen abgerechnet werden, die innerhalb der Abrechnungsperiode angefallen sind (Leistungsprinzip). Erlaubt ist jedoch die Nachberechnung verspätet eingehender Kostenrechnungen oder eine Vereinbarung, die auf den Zeitpunkt der Zahlung des Vermieters abstellt (Abflussprinzip).

3. Hat der Vermieter die Abrechnungsfrist eingehalten?

Der Vermieter ist verpflichtet, die abgelaufene Abrechnungsperiode innerhalb von zwölf Monaten abzurechnen (§ 556 III 2 BGB). Beispiel:  Ist als Abrechnungsperiode das Kalenderjahr vereinbart, muss die Nebenkostenabrechnung für 2011 dem Mieter spätestens bis 31.12.2012 zugehen. Postlaufzeiten sind einzukalkulieren.

Versäumt der Vermieter diese Ausschlussfrist, kann der Mieter jegliche Nachzahlung verweigern. Ausnahme: der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten, weil er selbst erst verspätet einen Gebührenbescheid erhalten hat. Die Nachforderung muss er dann  innerhalb von drei Monaten beim Mieter geltend machen (BGH, VIII ZR 220/05). Rückerstattungsforderungen des Mieters sind von der Ausschlussfrist nicht betroffen.

4. Ist die Nebenkostenabrechnung nachvollziehbar gestaltet?

Der Vermieter ist verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung klar gegliedert und übersichtlich darzustellen, so dass sie der Mieter als Laie auf Plausibilität prüfen und nachvollziehen kann. Eine Checkliste ist hierbei hilfreich. Der Vermieter muss angeben, welche Kostenarten in welcher Höhe angefallen sind und wie er diese unter den Mietern aufteilt.

Nach der Prüfung muss der Mieter binnen 12 Monaten Beanstandungen mitteilen. Eventuelle Nachzahlungen sollten unter Vorbehalt geleistet werden.

5. Ist der richtige Verteilerschlüssel angegeben?

Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag stehen. Normalerweise wird nach Verbrauch abgerechnet. Es ist aber auch die Abrechnung nach der Wohnfläche, Kubikmeter umbauter Raum, der Personenzahl im Haushalt des Mieters oder der Anzahl der Mietwohnungen erlaubt oder eine Kombination. Fehlt im Mietvertrag eine Angabe zum Verteilerschlüssel, muss der Vermieter nach Quadratmetern Wohnfläche abrechnen.

6. Ist die Warmwasser- und Heizkostenabrechnung nachvollziehbar?

Maßgebend ist die Jahresrechnung der Energieversorger. Die Messwerte der Ablesung müssen stimmen. Bei Ölheizungen sind die Restbestände am Anfang und Ende der Abrechnungsperiode herauszurechnen, damit nur der Verbrauch erfasst wird.

Ferner dürfen alle mit dem Betrieb der Heizung anfallenden Kosten aufgelistet werden (Wartungskosten, Öltankreinigung, Schornsteinfeger). Im Vergleich zum Vorjahr deutlich erhöhte Aufwendungen lassen auf die unerlaubte Einbeziehung von Reparaturen oder Ersatzteilen schließen.

Die Abrechnung muss erkennen lassen, wie viele Anteile der Kosten über einen verbrauchsabhängigen und wie viele über einen verbrauchsunabhängigen Schlüssel erfasst werden. Nach der Heizkostenverordnung müssen mindestens die Hälfte, höchstens aber 70 % der Heizkosten, verbrauchsabhängig abgerechnet werden.

Die Betriebsstromkosten dürfen nicht höher als 7 % und die Wartungskosten nicht höher als 5 % der Brennstoffkosten sein.

Die Warmwasserkosten berechnen sich aus der Kaltwassermenge und dem Kostenanteil für die Erwärmung. Der individuelle  Anteil ist über einen Wohnungszähler zu erfassen.

Befindet sich im Haus eine Sauna oder ein Schwimmbad, durch das nutzungsbedingt eine hoher Wärme- oder Warmwasserverbrauch anfällt, muss der Verbrauch gesondert erfasst werden.

7. Sind alle genannten Kosten tatsächlich umlagefähige Betriebskosten?

Der Vermieter darf nur die in der Betriebskostenverordnung bezeichneten Betriebskosten umlegen. Betriebskosten sind regelmäßig wiederkehrende Kosten, die im Zusammenhang mit der Unterhaltung der Immobilie anfallen.

Beispiele: Heizkosten, Heizöl, Strom, Gas, Wasser, Fahrstuhl, Beleuchtung für Gemeinschaftsräume, Hausreinigung, Gartenpflege, Kabelfernsehen, Müllabfuhr, Hauswart, Sach- und Haftpflichtversicherung, Grundsteuer, Schornsteinfeger.

Keine Betriebskosten sind Reparaturkosten und Kosten der Instandhaltung, da der Vermieter damit die Nutzung des Mietobjekts im vertragsgemäßen Zustand gewährleistet. Nicht umlagefähig sind auch Kosten für den Hausverwalter, Bankgebühren für ein Mietkonto, Mietausfallversicherungen, Verwaltungskosten, Instandhaltungsrücklagen, Zinsen für Heizölkredit, Reparaturkostenversicherung, Umweltschadenversicherung oder die Neuanlage eines Gartens. Dazu auch mehr in dem Artikel: Nicht unlegbare Nebenkosten.

Wird das Gehalt für einen Hausmeister abgerechnet, dürfen Kosten für Schneeräumen, Gartenpflege und Treppenhausreinigung nicht noch einmal gesondert abgerechnet werden, wenn der Hausmeister diese Arbeiten ausführt.

8. Hat der Vermieter einen Mieterwechsel berücksichtigt?

Wechselt im Laufe des Abrechnungsjahres der Mieter, muss der verbrauchsabhängige Kostenanteil durch eine Zwischenablesung ermittelt werden. Die übrigen Nebenkosten sind anhand der Aus- und Einzugsdaten festzustellen. Mehr zur Nebenkostenabrechnung beim Mieterwechsel.

9. Hat der Vermieter Leerstände berücksichtigt?

Zeiten des Leerstands zwischen zwei Vermietungen gehen zu Lasten des Vermieters und dürfen nicht auf die Mieter aufgeteilt werden.

10. Hat der Vermieter das Gebot der Wirtschaftlichkeit berücksichtigt?

Der Vermieter muss auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis Rücksicht nehmen. Gibt es Hinweise auf Überkapazitäten (zu viele Mülleimer), ist dies zu beanstanden. Hilfreich ist die Einbeziehung eines Betriebskostenspiegels eines örtliches Mieterbundes, aus dem sich Durchschnittswerte ergeben (LG Aachen, 6 S 87/08).

11. Gibt es im Vorjahresvergleich ungewöhnliche Kostensteigerungen?

Preissprünge in der Abrechnung sollten die Ursache erkennen lassen. Verdoppeln sich die Hausmeisterkosten, muss dies Gründe haben.

12. Liegen der Nebenkostenabrechnung Abrechnungsunterlagen bei?

Der Vermieter ist nicht verpflichtet, der Nebenkostenabrechnung Unterlagen beizufügen, auf deren Grundlage er die Abrechnung vorgenommen hat. Allerdings hat der Mieter ein Einsichtsrecht und darf im Büro des Vermieters die Originalrechnungen einsehen und sich Kopien anfertigen oder anfertigen lassen oder sich Kopien nach Hause schicken lassen. Kopien darf der Vermieter angemessen in Rechnung stellen.

13. Berücksichtigt die Abrechnung die Vorauszahlungen des Mieters?

Leistet der Mieter nach dem Mietvertrag Vorauszahlungen, müssen diese in der Abrechnung vollständig erfasst werden. Vorauszahlungen für das nächste Abrechnungsjahr müssen sich im Rahmen der Kostenbelastung des Vorjahres halten.

14 Antworten auf "Nebenkostenabrechnung: Checkliste zum überprüfen"

  • M. E.
    12. Dezember 2016 - 15:22 Antworten

    Hallo,

    ist es korrekt, wenn der Vermieter/Hausverwaltung in der Abrechnung des vergangenen Jahres für die Versicherung den gültigen Beitrag des Folgejahres abrechnet?
    Bsp. NK-abrechnung 2015 enthält unter Punkt Versicherung (Gebäude) den fälligen Betrag, der ab 01.01.2017 gültig ist.

  • Wolfgang Brock
    20. Februar 2017 - 11:52 Antworten

    Habe eine Frage. Besitze ein Mietshaus, wohne selber nicht in dieses. Habe eine Haftpflichtversicherung abgeschlossen. Der Mieter stößt sich daran, well dort steht Privathaftpflicht. Ich zahle 147.00€. Die Versicherung hat mir gesagt, für den Fall zum Schutz der Bewohner und Besucher. Z.B. Bei Stürzen bei Schnee und Eisglätte.?Kann ich diese Kosten auf die Mieter umlegen. Es sind 7 Parteien, Danke im Voraus. Brock

    • Dennis Hundt
      20. Februar 2017 - 19:10 Antworten

      Hallo Wolfgang,

      geben Sie dem Mieter Einblick in die Versicherungspolice – dort wird sich zeigen, was genau versichert ist.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Manuela Wogrin
    2. Mai 2017 - 14:40 Antworten

    Hallo,
    habe eine Frage. Darf der Vermieter die Öltankreinigung in der Nebenkostenabrechnung in Rechnung stellt?

    Liebe Grüße

    Manuela Wogrin

  • Kerstin Frei
    28. Oktober 2017 - 18:13 Antworten

    Hallo Dennis,
    Kann ich gegen meine NKA widersprechen, wenn die Heiz-und Warmwasserkosten im Vergleich zum Vorjahr um 50 % angestiegen sind, obwohl ich immer alleine lebe? Also, angeblich habe ich 50% mehr Verbrauch.
    Viele Grüsse
    Kerstin

    • Dennis Hundt
      29. Oktober 2017 - 11:30 Antworten

      Hallo Kerstin,

      ich würde zuerst einmal hinterfragen, warum es zu dieser Steigerung kommen könnte. Kontrollieren Sie die Heizkostenabrechnung und vergleichen Sie die Postionen mit dem Vorjahr.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Miriam
    30. Oktober 2017 - 11:00 Antworten

    Hallo,
    seit einigen Jahren ist auffällig das die Kosten für die einzelnen kostenarten unterschiedlich hoch sind bei den Mietern im Haus. Wir haben alle die selbe qm Anzahl und es sind Single Wohnungen. Ist das rechtens das es Unterschiede von bis zu 200€ für einzelne Faktoren gibt? Wir müssen alle jedes Jahr nach zahlen und somit wird jedes Jahr die Miete teurer.
    Danke und Gruß
    Miriam

    • Dennis Hundt
      30. Oktober 2017 - 11:23 Antworten

      Hallo Miriam,

      vergleichen Sie die Nebenkostenabrechnung genau und finden Sie heraus, wie es zu den Unterschieden kommt. Alles andere wäre ein Blick in den Glaskugel.

      Viele Grüße

      Dennis Hundt

  • Eva Möser
    13. Dezember 2017 - 17:35 Antworten

    Hallo Herr Hundt,

    laut aktueller NK Abrechnung sollen wir 738€ nachzahlen (nachdem wir vorher meist bei ca 100- 150€ lagen).
    Ebenso erhöhen sich die Vorauszahlungen der Nebenkosten um 100€/ Monat.
    Grund hierfür ist, dass nach einem Eigentümerwechsel des Mietshauses ein neuer Hauswart verpflichtet wurde der 527% (!!!) teurer ist als der alte Hauswart.
    Wir sollen nun monatlich pro qm 0,46€ für den Hauswart zahlen, statt wie früher 0,07€, was sicherlich untypisch wenig war.
    Gartenpflege, HAusreinigung, Winterräumdienst warden gesondert abgerechnet und nicht durch den Hauswart übernommen.
    Mir kommen diese Kosten nicht wirtschaftlich vor.
    Ist eine solche Erhöhung rechtmäßig?
    Herzlichen Dank für Ihre Einschätzung,
    viele GRüße
    Eva Möser

  • Sabrina
    8. März 2018 - 22:17 Antworten

    Hallo, darf der Vermieter Niederschlagswasser nach qm berechnen und sind 511 Euro Gebäudeversicherung für eine 56 qm Wohung realistisch?

  • Thomas Müller
    12. Juni 2018 - 23:06 Antworten

    Hallo, der Vermieter berechnet mir für Hauslicht 12€ monatlich, was mir sehr hoch vorkommt. Er betreibt einen Pizzaservice im Erdgeschoss und seine Boten müssen häufig ein und aus. Er argumentiert ich habe gewusst in ein Geschäftshaus zu ziehen. Weiß jemand ob ich das so akzeptieren muss.

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